クラウドメール室｜メール室の業務を劇的に改善する新しいミニBPOサービス

アプリ×運用代行のBPaaSでスマートに！

オフィス郵便物の「ウケワタシ」をプロとAIが代行。正確な仕分けとPDF化でガバナンス強化とハイブリッドワーク化を実現し、総務がコア業務に専念できる環境づくりをサポートします。

※1 2024年1〜2024年10月自社調べ当社から直接サービスをご購入いただいた法人におけるサービス解約率を元に算出
※2 2024年10月時点

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アプリ×運用代行のBPaaSでスマートに！

オフィス郵便物の「ウケワタシ」をプロとAIが代行。正確な仕分けとPDF化でガバナンス強化とハイブリッドワーク化を実現し、総務がコア業務に専念できる環境づくりをサポートします。

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アプリ×運用代行のBPaaSでスマートに！

オフィス郵便物・配送物の「ウケワタシ」を、トドケールのメール室スタッフが代行。 
物理的な対応をプロに委ねることで、総務をルーティンワークから解放し、  より戦略的なコア業務に専念できる環境づくりをサポートします。

※1 2024年1〜2024年10月自社調べ当社から直接サービスをご購入いただいた法人におけるサービス解約率を元に算出
※2 2024年10月時点

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アプリ×運用代行のBPaaSでスマートに！

オフィス郵便物の「ウケワタシ」をプロとAIが代行。正確な仕分けとPDF化でガバナンス強化とハイブリッドワーク化を実現し、総務がコア業務に専念できる環境づくりをサポートします。

※1 2024年1〜2024年10月自社調べ当社から直接サービスをご購入いただいた法人におけるサービス解約率を元に算出
※2 2024年10月時点

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業種・規模を問わず多くの企業様にご利用いただいています

クラウドメール室は業種・規模を問わず多くの企業様にご利用いただいています

クラウドメール室は業種・規模を問わず多くの企業様にご利用いただいています

Users’ Voice

各業界のプロフェッショナルが、
効果を実感しています

金融関連業

正確な記録と即時スキャンで、ガバナンス強化と営業スピードを加速

ユーザーの声

金融業界はまだ紙の取り扱いが多い業態で、郵便物の記録や届いた書類をDFスキャンして営業に連携する業務が負担になっていました。
クラウドメール室を導入して、届いた書類がリストとして綺麗に整備され、同封されている書類をスキャンして保存してもらう作業をすべて代行してもらっています。リースや融資の手続きを進めるために申込書などの書類を待っていた営業からは、届いた書類がタイムリーに共有されて助かると感謝されるようになりました。
債権に関する郵便物は日付の管理が重要で、その記録が負担になっていましたが、全てアプリに登録されていて過去の記録も簡単に探すことができるようになって助かっています。

lightbulb_outline

POINT

・
郵便物受領の適切な記録が取れる
・
書類をスキャンして共有するスピードが向上
・
書類が綺麗に整理されて検索が簡単
・
ＢＣＰにも効果アリ。ガバナンスが向上

不動産業

問い合わせ対応と管理コストをゼロに。物件の売り出しを高速化

ユーザーの声

仕入れた物件を早く売り出すため、仲介業者から届く大量の取引書類の管理を迅速かつ正確に行うことが課題でした。
導入後は、指定ルールに沿ったファイル名での保存や指定した書類単位でのスキャン・共有まで代行してもらい、共有スピードが格段に向上しました。
売り出し担当からの「書類はいつ共有してもらえるのか？」という問い合わせや催促がなくなるだけではなくスキャン業務を担当するアルバイトの採用や管理業務からも解放され、自分たちのコア業務に集中できるようになりました。

lightbulb_outline

POINT

・
郵便物を含む書類をスキャンする業務のアウトソース
・
保存するファイルの命名ルールや保存する単位の指定が可能
・
スキャン業務のアルバイトの採用や教育、管理が不要
・
スキャン業務への問い合わせや催促がなくなった

business_center

急成長スタートアップ

ノンコア業務を効率化し、少数精鋭で事業成長に集中

ユーザーの声

事業が成長し続けているため、常に少ない社員で業務をこなしている感覚があります。採用も難しいことから、アウトソースできる業務は積極的に任せ、社員は自分たちにしかできない業務へ集中するよう心がけてきました。人数の増加に伴って移転も検討しましたが、現在は近場に複数のオフィスを借りて拡張している状況です。 クラウドメール室では荷物管理システム「トドケール」で郵便物を適切に仕分け、権限設定のうえ必要な社員だけに情報を共有してくれます。現物が必要な際も、ボタン一つで指定の拠点にすぐに届くのも助かります。 ハイブリッドワークの中で、すべての社員がどこにいても必要な郵便物に、必要な範囲でいつでもアクセスできるようになりました。

lightbulb_outline

POINT

・
複数拠点体制のハイブリッドワークに最適
・
成長企業でも必要な分だけ利用可能
・
適切な仕分けによるガバナンスが効いた郵便物の配布
・
現物が必要な場合は適時に配達可能

Users’ Voice

各業界のプロフェッショナルが、効果を実感しています

金融関連業

正確な記録と即時スキャンで、ガバナンス強化と営業スピードを加速

ユーザーの声

金融業界はまだ紙の取り扱いが多い業態で、郵便物の記録や届いた書類をDFスキャンして営業に連携する業務が負担になっていました。
クラウドメール室を導入して、届いた書類がリストとして綺麗に整備され、同封されている書類をスキャンして保存してもらう作業をすべて代行してもらっています。リースや融資の手続きを進めるために申込書などの書類を待っていた営業からは、届いた書類がタイムリーに共有されて助かると感謝されるようになりました。
債権に関する郵便物は日付の管理が重要で、その記録が負担になっていましたが、全てアプリに登録されていて過去の記録も簡単に探すことができるようになって助かっています。

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POINT

・
郵便物受領の適切な記録が取れる
・
書類をスキャンして共有するスピードが向上
・
書類が綺麗に整理されて検索が簡単
・
ＢＣＰにも効果があり、ガバナンスが向上

不動産業

問い合わせ対応と管理コストをゼロに。物件の売り出しを高速化

ユーザーの声

仕入れた物件を早く売り出すため、仲介業者から届く大量の取引書類の管理を迅速かつ正確に行うことが課題でした。
導入後は、指定ルールに沿ったファイル名での保存や指定した書類単位でのスキャン・共有まで代行してもらい、共有スピードが格段に向上しました。
売り出し担当からの「書類はいつ共有してもらえるのか？」という問い合わせや催促がなくなるだけではなくスキャン業務を担当するアルバイトの採用や管理業務からも解放され、自分たちのコア業務に集中できるようになりました。

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POINT

・
郵便物を含む書類をスキャンする業務のアウトソース
・
保存するファイルの命名ルールや保存する単位の指定が可能
・
スキャン業務のアルバイトの採用や教育、管理が不要
・
スキャン業務への問い合わせや催促がなくなった

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急成長スタートアップ

ノンコア業務を効率化し、少数精鋭で事業成長に集中

ユーザーの声

事業が成長し続けているため、常に少ない社員で業務をこなしている感覚があります。採用も難しいことから、アウトソースできる業務は積極的に任せ、社員は自分たちにしかできない業務へ集中するよう心がけてきました。人数の増加に伴って移転も検討しましたが、現在は近場に複数のオフィスを借りて拡張している状況です。 クラウドメール室では荷物管理システム「トドケール」で郵便物を適切に仕分け、権限設定のうえ必要な社員だけに情報を共有してくれます。現物が必要な際も、ボタン一つで指定の拠点にすぐに届くのも助かります。 ハイブリッドワークの中で、すべての社員がどこにいても必要な郵便物に、必要な範囲でいつでもアクセスできるようになりました。

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POINT

・
複数拠点体制のハイブリッドワークに最適
・
成長企業でも必要な分だけ利用可能
・
適切な仕分けによるガバナンスが効いた郵便物の配布
・
現物が必要な場合は適時に配達可能

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各業界のプロフェッショナルが、効果を実感しています

金融関連業

正確な記録と即時スキャンで、ガバナンス強化と営業スピードを加速

ユーザーの声

金融業界はまだ紙の取り扱いが多い業態で、郵便物の記録や届いた書類をDFスキャンして営業に連携する業務が負担になっていました。
クラウドメール室を導入して、届いた書類がリストとして綺麗に整備され、同封されている書類をスキャンして保存してもらう作業をすべて代行してもらっています。リースや融資の手続きを進めるために申込書などの書類を待っていた営業からは、届いた書類がタイムリーに共有されて助かると感謝されるようになりました。
債権に関する郵便物は日付の管理が重要で、その記録が負担になっていましたが、全てアプリに登録されていて過去の記録も簡単に探すことができるようになって助かっています。

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・
郵便物の適切な記録が取れる
・
書類をスキャンして共有するスピードの向上
・
書類が綺麗に整理される
・
ＢＣＰにも効果があり、ガバナンスが向上

不動産業

問い合わせ対応と管理コストをゼロに。物件の売り出しを高速化

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仕入れた物件を早く売り出すため、仲介業者から届く大量の取引書類の管理を迅速かつ正確に行うことが課題でした。
導入後は、指定ルールに沿ったファイル名での保存や指定した書類単位でのスキャン・共有まで代行してもらい、共有スピードが格段に向上しました。
売り出し担当からの「書類はいつ共有してもらえるのか？」という問い合わせや催促がなくなるだけではなくスキャン業務を担当するアルバイトの採用や管理業務からも解放され、自分たちのコア業務に集中できるようになりました。

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POINT

・
郵便物の書類をスキャンする業務のアウトソース
・
ファイル名のルールや保存する単位の指定が可能
・
スキャン要員のアルバイトの採用や教育、管理が不要
・
他部署からの督促がなくなった

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ノンコア業務を効率化し、少数精鋭で事業成長に集中

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事業が成長し続けているため、常に少ない社員で業務をこなしている感覚があります。採用も難しいことから、アウトソースできる業務は積極的に任せ、社員は自分たちにしかできない業務へ集中するよう心がけてきました。人数の増加に伴って移転も検討しましたが、現在は近場に複数のオフィスを借りて拡張している状況です。 クラウドメール室では荷物管理システム「トドケール」で郵便物を適切に仕分け、権限設定のうえ必要な社員だけに情報を共有してくれます。現物が必要な際も、ボタン一つで指定の拠点にすぐに届くのも助かります。 ハイブリッドワークの中で、すべての社員がどこにいても必要な郵便物に、必要な範囲でいつでもアクセスできるようになりました。

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総務・管理者様必見！クラウドメール室紹介資料

メール室の課題やトドケールの受け取りシミュレーション、導入事例なども紹介しており、企業の働き方改革を支援する新しいオフィス環境づくりのヒントを得ることができます。

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総務・管理者様必見！クラウドメール室紹介資料

メール室の課題やトドケールの受け取りシミュレーション、導入事例なども紹介しており、企業の働き方改革を支援する新しいオフィス環境づくりのヒントを得ることができます。

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＼90秒でわかる！／

クラウドメール室
紹介動画

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Case study

クラウドメール室導入事例

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Service Process

クラウドメール室の仕組み

あなたの会社の郵便物を代わりに受け取ります

クラウドメール室を郵便物・配送物の送付先としてご指定ください。請求書などの重要書類も、取引先から直接お受け取りします。

オプションとして、クラウドメール室のスタッフがお客様のオフィスに伺い、届いた郵便物・配送物を回収することも可能です。

※回収は都内9区が対象となっています。エリア詳細は、お問い合わせの上ご確認ください。

システムで情報を共有

デジタル化した郵便物はどこからでも閲覧可能。
原本が必要な場合も、指定の住所に転送します。

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クラウドメール室の仕組み

あなたの会社の郵便物を代わりに受け取ります

クラウドメール室を郵便物・配送物の送付先としてご指定ください。請求書などの重要書類も、取引先から直接お受け取りします。  オプションとして、クラウドメール室のスタッフがお客様のオフィスに伺い、届いた郵便物・配送物を回収することも可能です。

※回収は都内9区が対象となっています。エリア詳細は、お問い合わせの上ご確認ください。

システムで情報を共有

デジタル化した郵便物はどこからでも閲覧可能。 原本が必要な場合も、指定の住所に転送します。

Why Choose Cloud mail room?

クラウドメール室が選ばれる理由

満足度の
高いサービス

東京都の住所で郵便物の受け取りを代行いたします。オフィスまでの回収をご希望のお客様には、オプションサービスをご用意しております。回収は委託業者、もしくはトドケールの自社スタッフが行います。セキュリティ面が心配な場合でも安心してお任せいただけます。また、回収エリア対象外の企業様につきましても、お近くのバーチャルオフィスをご利用いただくことで類似のサービスを受けることが可能な場合があります。

バーチャルオフィスについてはこちら

様々な仕分けの
ニーズにも対応

請求書は宛先に関係なく経理に仕分けて欲しい、役員宛ての郵便物は秘書が一括で管理できるように仕分けて欲しい、ダイレクトメールは即廃棄して欲しいなど、企業の中には様々な郵便物仕分けのニーズが存在しています。
クラウドメール室はそんな仕分けのニーズに細かく対応いたします。

充実のオプションで
総務をサポート

・郵便物以外にもスキャンして欲しい書類がある
・書類に押印して返送してほしい
・備品を管理してほしい
そんなニーズにもお応えいたします。クラウドメール室では総務の業務を部分的に引き受け、その作業工数を大きく減少させることができます。気軽にご相談ください。

すぐにわかる！クラウドメール室紹介資料

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満足度の高いサービス
東京都の住所で郵便物の受け取りを代行いたします。オフィスまでの回収をご希望のお客様には、オプションサービスをご用意しております。回収は委託業者、もしくはトドケールの自社スタッフが行います。セキュリティ面が心配な場合でも安心してお任せいただけます。また、回収エリア対象外の企業様につきましても、お近くのバーチャルオフィスをご利用いただくことで類似のサービスを受けることが可能な場合があります。
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請求書は宛先に関係なく経理に仕分けて欲しい、ダイレクトメールは即廃棄して欲しいなど、クラウドメール室はそんな仕分けのニーズに細かく対応いたします。
充実のオプションで総務をサポート
・郵便物以外にもスキャンして欲しい書類がある
・書類に押印して返送してほしい
・備品を管理してほしい
そんなニーズにもお応えいたします。
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ニーズにも対応
請求書は宛先に関係なく経理に仕分けて欲しい、ダイレクトメールは即廃棄して欲しいなど、クラウドメール室はそんな仕分けのニーズに細かく対応いたします。
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＼こんな業務もまるっとおまかせ！／

幅広い業務に柔軟に対応いたします

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価格や詳細な仕様など、お気軽にご相談ください。

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FAQ

よくあるご質問

全国のお客様にご利用いただけます。東京の住所以外での受け取り代行をご希望の場合は、郵便物・配達物管理アプリ「トドケール」を利用する全国の提携シェアオフィス・バーチャルオフィスをご案内することも可能です。
オプションサービスの「回収」につきましては、東京都、千葉県、埼玉県、神奈川県の１都３県（一部エリア除く）が対象エリアとなります。自社スタッフによる回収は都内9区（千代田区、中央区、港区、渋谷区、新宿区、文京区、中野区、品川区、豊島区）が対象エリアとなっております（※一部提供できないエリアがございます）。
詳細につきましては、お問い合わせの上ご確認ください。

トドケールが運営する「クラウドメール室」が受け取り代行を行う拠点は東京都の住所のみとなっております。お客様の拠点エリアにて、受け取り代行サービスのご利用を希望される場合は、荷物管理システム「トドケール」を導入しているバーチャルオフィスをご利用いただくことで、「クラウドメール室」と類似のサービスを受けることが可能です。
ぜひ導入済みのバーチャルオフィスのご活用をご検討ください。

ハイブリッドワークでも十分な効果を発揮します。
郵便物の受け取りから仕分け・通知までクラウド上で完結するため、総務・管理者様もオフィスに縛られず自由な働き方が可能になり、出社される方とリモートで働く方の双方に最適な情報共有を実現します。
なお、フリーアドレス制を導入されている企業様では、リモートワーク非実施でも高いコスト削減効果が期待できます。

弊社ではお客様の個人情報を含む重要な情報をお預かりすることを前提に情報セキュリティ体制の構築・継続的な改善は最重要項目と定めております。公認会計士である代表の野島を中心とした企業ガバナンスのプロフェッショナルが集まる体制のもと、プライバシーマークおよびISO27001(ISMS)の認証を取得し、すべての作業は4 eyes rule（2人以上の作業）を徹底し、常に1人以上からのチェックがされる体制を構築しており、継続的な改善をお約束しております。

Service line up

サービスラインナップ

郵便・荷物管理アプリ