＜取材にご協力頂いた方＞
株式会社UPSIDER
経理部　公認会計士
矢崎　美景　様

＜法人プロフィール＞
名称：株式会社UPSIDER
設立：2018年
URL：https://corp.up-sider.com/
事業内容：法人カード「UPSIDER」、請求書カード払いサービス「支払い.com」、AIチャット型業務ツール「UPSIDER Coworker」、グロースデットファンド「UPSIDER BLUE DREAM Fund」、経営者向け法人カード「PRESIDENT CARD」の運営

金融×AIで実現する革新的な金融プラットフォーム

本日は郵便物管理業務代行サービス「クラウドメール室」を導入いただいた株式会社UPSIDERから、矢崎様にインタビューの機会をいただきました。まずは貴社の事業内容について教えていただけますか？

株式会社UPSIDERは、「挑戦者を支える世界的な金融プラットフォームを創る」をミッションに掲げ、「UPSIDER」という法人カードの提供や、「支払い.com」という請求書の支払いをカード払いに切り替えることができるサービスなどを提供しています。AI技術を強みとしており、AIを用いた与信モデルを独自開発していたり、2023年にはAIがカード関連の業務を効率化する「UPSIDER Coworker」もリリースしました。また、レイターステージのスタートアップ向けのデットファンド「UPSIDER BLUE DREAM Fund」も運営しています。

私は経理が主な業務領域ではありますが、月次決算の対応や法務や総務、労務などの業務も担当しており、バックオフィス全般の業務を対応しています。

それでは、現在ご利用いただいているクラウドメール室を導入検討いただいた背景についてお聞かせください。

弊社は設立当初からリモートと出社のハイブリッドワークスタイルを導入しており、郵便物管理に関しては当時は他社のサービスを利用していました。当時利用していたサービスも、クラウドメール室と同様にオフィス宛に届いた郵便物を回収していただき、通知の発行や転送などを行っていただけるサービスでした。

従来のサービスも便利に利用させていただいていましたが、2つの懸念点があり、クラウドメール室へ切り替えることを検討しました。

1点目の理由は、郵便物回収のリードタイムによってコミュニケーションコストが増加していたことです。

従来のサービスでは、回収いただいた郵便物を手元に転送しようとした際、1週間から2週間ほどのリードタイムが発生していました。特に弊社の場合、お客様の監査対応の一環で残高確認状を送付いただくことが多いのですが、それが回収フローに乗ってしまった場合、お客様に回答をお戻しできるまでに2週間ほど日数がかかってしまいます。お客様からすると、郵送してから2週間リアクションが返ってこない状況のため、担当の営業メンバーに連絡されたり、営業メンバーからバックオフィスチームに状況確認の連絡があったりと、本来であれば不要なコミュニケーションコストが多方面で発生している状態でした。

２点目の理由は、PDF化対応が有料だったことによる作業コストの増加です。

弊社は出社でもリモート環境でも仕事ができる体制にしているので、紙で届いた郵送の内容を各メンバーの手元で確認できるようにするためには、PDF化する作業が必須でした。従来のサービスでは郵便物のPDF化対応が有料メニューだったため、何が届いているのか分からないが、とりあえずPDF化しようという選択肢を取ることができませんでした。その結果、それぞれのメンバーが出社した際に確認するという方針になり、メンバーが出社した際の作業コストが増えてしまうことになっていました。

以上の2点の課題から郵便物管理サービスの切り替えを検討しはじめ、他社サービスとも比較検討した結果、クラウドメール室の導入を決定しました。

ありがとうございます。サービスを比較検討する上で、どんなポイントを重視されましたか？

従来のサービスで抱えていた課題が解決できるかどうか、という点に加えて、情報セキュリティが担保できるかという点を重要視しました。

まず、当初の郵便物管理のリードタイムとPDF化作業のコストの課題に関して、クラウドメール室ではどちらも問題なく解決できることが分かりました。

郵便物管理のリードタイムについては、郵便物が回収されてから最短で約4日、長くても1週間あれば原本を受け取ることができるため、従来かかっていた期間を大幅に短縮することができています。

PDF化対応もプラン料金に含まれているため、コストが増加することもありませんでした。私たちがリモートワークをする上で、郵便物の内容を確認するためにはPDF化が必須なので、コストを気にすることなくPDF化作業を依頼できることは大きなメリットに感じています。

もう1点のセキュリティ面では、システムにアップロードされる郵便物の閲覧権限について特に注意を払っています。従来のサービスでは、部門ごとに郵便物の閲覧権限を制御するために追加で月額料金を支払う必要がありましたが、クラウドメール室ではその機能もプラン料金に含まれています。弊社は機密情報の高い様々な書類を扱う機会が多いため、追加コストをかけずにセキュリティを担保した上で、オペレーションを柔軟に回せそうだなと思いました。これまではコストの観点から検討できなかった様々なオペレーションが検討できるようになったため、郵便物管理の最適化がかなり前進したように感じています。

一歩先のサポートで業務をスムーズに

その他に、実際に利用されて感じられたメリットはありますか？

システムの機能面以外では、サポート体制が充実しているので安心して利用できています。

専属の担当者とチャットツールを使った連携が取れるため、日々の運用に関する連絡や問い合わせから、運用の全体像に関わるフローの相談まで、濃淡をつけてコミュニケーションできる点に満足しています。

例えば日々の運用に関する点では、特定の郵便物に対して「これは回収しないでください」という対応をリアルタイムでお願いしたり、必要に応じて回収時の郵便物の仕分け作業などもお願いできたりします。

弊社は六本木にある本社オフィスに届く郵便物を回収していただいているのですが、同フロアに子会社のオフィスがあり、ポストの位置も近いため、郵便物が間違って投函されることが度々あります。そのような場合も、回収時に郵便物を仕分けていただいた上で、子会社の郵便物は正しいポストに戻していただくこともあります。その際に調印が必要な契約書類は回収対象外としていただくこともできるため、弊社がやってほしいことを実現できるように、柔軟性高くご対応いただいていると感じています。

もっと大枠の運用フローに関しては、弊社に届く郵便物の物量に合わせて回収頻度を調整してもらえるように相談したり、転送先の入力作業に工数がかかっていた部分を解決できるような提案をいただいたりしています。先ほどの残高確認状を例に挙げると、お客様の決算期が集中している3・9・12月の翌月になると、弊社に届く残高確認状の物量がかなり増加します。そのため、通常は週3回のサイクルで郵便物の回収をお願いしているところ、郵便物の多い月だけは回収頻度を増やして対応いただけないか相談することが可能です。また、健康保険証のように、まとめて会社に届いた書類を各メンバー宛に転送する際には、システムにそれぞれの住所情報を入力する工数がかかっていましたが、1つのシートに入力するだけで転送依頼ができるように仕組みを整えていただいたこともあります。ちょっと困ったなという場面で、サポート担当の方が汲み取ってくださることもありがたいですし、こちらからも一旦相談できる気軽さがあるのが嬉しいです。

働き方で変化があった点や、削減できたコストはありますか？

元々リモートと出社のハイブリッドワークスタイルであったため、働き方で大きな変化はありませんが、クラウドメール室を導入したことで出社しなくても問題ないという感覚がより強くなりました。従来のサービスを利用していた時は、特定の郵便物を回収対象外に指定することも、回収担当者にリアルタイムで連絡を取ることもできませんでした。そのため、重要度の高い書類である残高確認状が届いているかどうか、出社したタイミングで誰かが必ずポストを確認して、業者に回収されるよりも前に手元に置いておかなくてはいけなかったんです。クラウドメール室を導入してからは、そういった本当はやらなくても良いかもしれない郵便物の到着確認から開放されましたし、万が一のケースが発生したとしても担当者にすぐ連絡が取れるため、回収してもらってからでもリカバリーできる安心感があります。

コスト削減の面では、外部チャットツールとの連携機能や、プラン料金内でPDF化依頼ができることでメリットを感じています。

弊社は社内連絡ツールとしてSlackを利用しており、クラウドメール室からの荷物に関する通知をSlackで受け取っています。自分宛の郵便物の登録通知や、その内容のPDFスキャンデータの受領、原本の受け取り方法の指示などをSlackから各自が行うことができるため、バックオフィスチームを介して郵便物対応をする必要が無くなり、コミュニケーションコストが削減できました。

また、A社から送付された郵便物は必ずPDF化する、B社から送付された郵便物は必ずPDF化して転送する、というオペレーション上のルールも相談できることで、強弱を付けて小回りが効くような運用フローを構築することができました。

同じ情報を共有し、どこでもスムーズに働ける仕組みを目指して

定常的に発生する対応をルールとして設定することで、自動化を実現されている点が素晴らしいと感じました。最後に今後目指す業務の方向性について教えてください。

弊社は設立してから出社もリモートワークもできるハイブリッド体制で、あまり出社することにこだわる文化もありません。その上で、郵便物業務に限らず、メンバーがどこにいても、どんな状況でも同じ条件で働ける環境を目指すべきであると考えています。これまでは、紙で届いた郵便物は出社するまで内容が確認できず処理が進まなかった部分がありますが、クラウドメール室を導入したことで、みんなが同じ情報を見て内容確認できるようになり、目指すところに近づくための大きな一歩になったと思っています。

本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました！株式会社UPSIDER様の今後の活躍を祈念しております！