＜取材にご協力頂いた方＞
アウンコンサルティング株式会社　常務執行役員　高橋　重行　様

＜法人プロフィール＞
名称：アウンコンサルティング株式会社
設立：1998年
URL：https://www.auncon.co.jp/
事業内容：グローバルマーケティング事業
- 海外向けSEO
- 海外向けWeb広告
- 海外向けSNS広告

アルバイトの退職を機に導入を検討

本日は郵便物・配達物管理のミニBPOサービス「クラウドメール室」を導入いただいたアウンコンサルティング株式会社の常務執行役員　高橋様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！まずはアウンコンサルティング株式会社の事業と高橋様の責務についてお伺いできますか？

アウンコンサルティングは海外マーケティングを得意とする企業です。海外向けのSEOや海外向けの検索連動型広告、SNS広告の運用とアドバイスなど、グローバルとマーケティングを掛け合わせたコンサルティングを得意としています。

私は経営支援部門、いわゆるバックオフィス全体を統括する立場にあり、その職域は経営企画、IR、人事、広報、経理財務、総務労務、法務、情報システムなど多岐にわたります。現在の会社の規模は連結子会社も含め、従業員70名くらいで、東京本社とタイ・シンガポール・フィリピン・ベトナムなど、多くの国々に拠点を持ち、ビジネスを展開しています。海外法人を複数持つ上場企業であるため、経理や法務、IRなどの機能を全国各地のメンバー10名程度で担っております。

「クラウドメール室」を導入いただいた経緯について聞かせていただけますでしょうか？

クラウドメール室の導入を検討したきっかけはアルバイトの退職でした。お話しした通り、アウンコンサルティングのバックオフィス機能は全国各地のメンバーがリモートで対応していたので、東京のオフィスに届く郵便物の管理を含む、いくつかの庶務業務をお願いしていたアルバイトの方が東京にいました。しかし、諸事情でアルバイトの方が退職することになりました。

アルバイトの方が退職した後は、東京に在籍している総務のメンバーは私しかいなかったため、私が定期的にオフィスに来て、郵便物を確認したりしていたのですが、この郵便物を処理する作業が私にとって大きなストレスでした。例えば、会社名や部署名のみが宛先に記載されていて、誰のものなのかが明確に記載されていない郵便物を仕分けて、社内に必要かどうかを確認しながら通知したり、依頼に応じて郵便物をスキャンしたりする作業は意外と手間がかかり、自分がやる必要がない業務に時間を取られる状況を解消したいと考えて、サービスを探しました。その過程でトドケールを見つけて、問い合わせをさせていただきました。

人への依存を減らす方が合理的

ありがとうございます。トドケールと似たサービスを提供する企業様は他にもあると思いますが、トドケールを選んでいただけた理由についてもお伺いできますか？

最終的にはトドケールを含む2社のお話を聞いたのですが、決め手になったポイントは２つあります。

１つ目は「PDFスキャンに対する課金」です。クラウドメール室の場合は郵便物を開封して、PDFスキャンをしてもらうことが基本料金に含まれています。中身を見ないと判断ができない郵便物が多い中でPDFスキャンを依頼するたびに課金が発生するのでは、依頼がしにくいと考えて、基本的にPDFスキャンに対して課金が発生しないクラウドメール室のほうが良いと考えました。

２つ目は「サービスの柔軟性」だと思います。個人的に何ができて何ができないかが細かく決まったサービスよりも「一緒にサービスを育てていきたい」と考えていて、要望を受け止めてくれる姿勢があるサービスのほうを選びたいと考えていました。お話の中でトドケールの「クラウドメール室」はある程度、柔軟にサービスを提供してくれることを知りました。

ただ、意思決定において、むしろ迷ったのは「またアルバイトを採用するか」、それとも「クラウドメール室を採用するか」でした。この点では厳しく比較して考えたのですが、例えば時給1,200円くらいで人を採用すれば、クラウドメール室のサービスよりも安いとも考えましたが、もう少し深く考えてみると、アルバイトを採用するにも採用媒体を利用したり、採用担当者も求人を出したり、面接をしたりと採用コストがかかります。そのほかにもPCを用意したり、それを受け渡したり、社員証を発行したりという管理コストがかかりますし、難しい内容ではないとはいえ、実際の業務を覚えてもらう必要があるのである程度は教育コストがかかります。そして、もしアルバイトの方がやめてしまったり、会社の規模が大きくなってもう一名採用しないといけなくなったりしたら、これらのコストがまたかかることになります。これらのコストと「クラウドメール室」の利用料を総合的に比較した結果、「人への依存を減らす」方が合理的だと考え、トドケールさんにお願いすることにしました。

「セルフサービス化」による業務基盤の整備

比較的、短期で意思決定をしていただいていたと思いますが、深い検討があったのですね。大変参考になります！その結果、導入してからの効果をお聞かせいただけますか？

まず私が郵便物を処理するという手間がなくなりました。導入してからは郵便物の処理に関する私の作業が私の体感ベースでは90%くらいは減ったのではないかと思っています。前述しました郵便物の仕分けや受け渡しといった作業を私が行うことはほぼ無くなり、重要な仕事に集中することができています。

また、業務の「セルフサービス化」が実現できたことが大きいと考えています。これは私がシステムやサービスを導入する時に大事にしているポイントなのですが、「セルフサービス化」というのは「何かを必要とする人が自分で申請などの行動を起こして、必要なアウトプットまで自分だけでたどり着ける」ことを意味しています。

例えば、クラウドメール室のサービスで言えば、郵便物の通知を受けた社員が自分でPDFスキャンや原本の転送を依頼し、他の社員の手を借りずに必要な情報を受け取るところまでたどり着くことができます。これが実現できていれば、今後会社の規模が大きくなっていったとしても、各自が必要な業務を自分でこなしていくことができるので、いたずらに人を増やすことなく、現在と同じクオリティの業務を提供し続けることができます。このように、今後を見据えた体制を作ることができたことが重要な効果だと考えています。

ありがとうございます。今後の拡大を見据えた基盤づくりのため、業務の「セルフサービス化」を進めるというコンセプトはとても参考になります。最後に今後、アウンコンサルティング様が目指す働き方や業務の方向性についても教えていただけますでしょうか？

弊社は現在、丸の内のシェアオフィスに入居しており、社員のほぼ全員がリモートワークを基本として業務に従事しています。一般的にはオフィス回帰の流れが広がっているとも言われていますが、弊社は今後もリモートワークを中心とした勤務形態を継続していきたいと考えており、積極的にシステムに投資しながら、業務遂行のための基盤を整えていく方針です。

ただ、人が介在したほうがよい業務もあれば、システムに置き換えた方がよい業務もあり、一概にシステムに代替すればいいというわけではないと考えています。財務への影響も含めて、人で対応するものとそうでないもの、持つべきものとそうではないものを「セルフサービス化」のような方針をもって検討しながら、投資を継続していきたいと考えています。

本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました！アウンコンサルティング様の今後の活躍を祈念しております！