領収書を書留で送るには？郵送するときのポイントを解説

この記事では、領収書を書留で郵送する際に、気をつけるポイントについて解説します。
近年ではテレワークやリモートワークなどの働き方が推進され、相手と直接会わずに取引をする機会が増えて来たかも知れません。しかし、取引を証明する書類は紙ベースでやり取りをするのは一般的で、ましてや領収書のような大事な書類を送るとなると戸惑うことも多いかも知れません。取引先に失礼の無いように郵送するため、ぜひ参考にしてください。

目次

1. 書留やレターパックなど、領収書を郵送する方法

まずは、領収書を郵送する代表的な方法と、適していない郵送方法についてご紹介します。領収書は取引先との金銭のやり取りを証明する重要な書類であるため、郵送方法には気をつけるべき点があります。
大切なのは、送った領収書が確実に相手方に届き、それが記録として残ることで、このためには配送の情報を記録してくれる方法が望ましいといえます。
逆に配達の記録が残らず、領収書を送るのに適していない郵送方法も存在します。場合によっては違法となることもあるので、誤って利用しないように十分に注意しましょう。

1-1. 簡易書留・特定記録

代表的な送り方は簡易書留や特定記録といった、郵送情報が記録される送り方です。
簡易書留は申し込んだ時間と届いた時間が記録され、受取人に直接郵便物が手渡しされる郵送方法です。配達状況が確認できるので信頼できるうえに、上限5万円までは補償が受けられることもメリットです。
特定記録も、郵便物の引き受けを記録してくれますが、郵便物が手渡しされずポスト投函であることが簡易書留と異なります。このため安全性は少し劣りますが、配送状況が確認であることと、簡易書留と比べて安価であるため利用されることも多いです。

1-2. レターパック

レターパックは専用封筒を使った郵送方法で、これも発送から到着までの記録を確認できます。レターパックには2種類あり、赤い封筒のレターパックプラスは配達員が受取人に直接手渡しとなり、不在の場合には不在票が入ります。
一方、青いレターパックライトは配達先に投函されるだけで受け取ったことの証明はされず、紛失のリスクがあります。専用封筒は郵便局の他、ローソンやセブンイレブンの一部店舗などのコンビニでも購入でき、郵便窓口以外にポスト投函も可能です。

1-3. 領収書を郵送するときは普通郵便・宅配便はNG

領収書を郵送するのには適していない方法があることも知っておきましょう。それは普通郵便と宅配便です。
領収書は信書と呼ばれる重要書類に分類され、確実に届けられる郵送方法でなくてはいけません。しかし、普通郵便は配送記録をつけてくれず、万が一紛失した際の補償が受けられません。
また、ゆうパックや宅急便、飛脚宅配便などの宅配便を利用して信書を送ることは違法です。もし問題となってしまうと「知らなかった」では済まされないので、十分に注意しましょう。

2. 領収書を書留で郵送するときの封筒の選び方・書くこと

次に、領収書を郵送する際の、封筒の選び方、書くことについて解説します。封筒を選んだり宛名を記入する上で注意するべきは失礼が無いようなマナーに従った記載は当然ですが、一目で重要書類だとわかることです。
このため、適切な封筒を選び、宛名などは間違いなく正式名称で記入する必要があります。また、封筒には必ず「領収書在中」と記入し、他の郵便物に紛れても見つけられるようにしましょう。

2-1. 領収書を郵送するときの封筒の選び方

郵送する際に領収書を入れる封筒についてですが、大きさ等についてはとくに規定はありません。上記に紹介した郵送方法に対応している封筒であれば、何を使っても問題無いでしょう。
会社によっては窓付き封筒が用意されている場合もあります。窓付き封筒を使うと宛名を書く手間が省けて、とても効率的です。1、2枚程度なら不要かもしれませんが、日々多くの領収書を送る必要がある場合には使うことを検討しましょう。

2-2. 封筒の宛名の書き方

封筒に宛名として記載する事項は、郵便番号、住所、企業名、担当者名などです。ここでのポイントは、省略せずに正式名称で書くようにすること。とくに住所のビル名や階数、企業名の「株式会社」などは省略しがちですが、必ず確認して、間違えなく記入しましょう。
担当者の所属部署や役職についても、メールや過去の文書をもとに、なるべく記入することが望ましいです。また、裏面に記入する差出人情報には、役職を記さないことが一般的と言われています。

2-3. 封筒には「領収書在中」と記載

領収書を郵送する封筒の表面には「領収書在中」と、わかりやすく見えやすく記載するようにしましょう。会社や組織には日々多くの書類が届くため、領収書がダイレクトメール等に紛れて、見落とされてしまう恐れもあります。
そこで、重要な書類が入っていると一目でわかり、誤って捨てられたりしないように記入します。基本的には、先方担当者名の近くに黒や青のペンを用いて、四角枠で囲んで目立つように書くようにしましょう。

3. 領収書を書留で郵送するときに同封するもの

郵送する際には、領収書だけを入れて送ればいいのでしょうか。このような疑問を解消するため、同封する書類や、領収書の入れ方について解説します。
領収書を郵送する際には、封入書類を確認できる送付状を必ず同封しましょう。これはよって、取引先に最大限の敬意を払っていることも伝えられます。
また封筒のサイズによっては、領収書を折り曲げてしまっても構いませんが、必ず文字が内向きになるように注意しましょう。

3-1. 封筒には送付状を同封しよう

領収書を送付する際には、簡単な時候の挨拶や、差出人の名前、封書の内訳を書いた送付状を同封しましょう。領収書だけを封筒に入れて送るのはビジネスマナー的にあまり好ましくないとされているからです。
送付状には、相手先の情報、送付日、入金のお礼、同封した書類の内訳を記載します。また、とくに伝えるべきことがある場合には下部に「連絡事項」として記載しましょう。
送付状は取引先に失礼にならないようにするだけではなく、封入書類に間違いが無いことを確認するメリットもあります。相手方への敬意を伝えるためにも、書類の送り間違えをしないためにも、送付状を同封するようにしましょう。

以下記事に、送付状のサンプルも含めて紹介しているので、合わせてご参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ

3-2. 領収書は折って入れても大丈夫？

会社によっては、書類を郵送する際の封筒が指定されている場合もあるかも知れませんが、もしサイズが足りない場合、領収書を折って入れても大丈夫なのでしょうか。
結論から言えば、折り曲げても効力が失われることが無いので、領収書を折り曲げて郵送することは問題ありません。
しかし折り曲げる際には、文字が内向きになるように注意する必要があります。外向きに折ってしまうと、郵送時に封筒から透けて文字が見えてしまう可能性があるからです。

4. 領収書を書留で郵送したあとに気をつけること

領収書は、郵送したら終わりではなく、郵送完了後に行うべきことを2つ解説します。
領収書は取引を証明する重要な書類であるため、相手先がちゃんと受け取る必要があります。このためにも郵送完了後に必ず取引先に連絡を入れるようにしましょう。
また、領収書は税務法によって、控えについても原則7年間の保管が義務付けられていることも注意が必要です。場合によっては紙ベースではなく、電子データにして保管することも検討しましょう。

4-1. 郵送完了後には取引先に連絡を

郵送完了後にはメールや電話なりで、必ず取引先に連絡を入れるようにしましょう。これは相手先に失礼に当たらないようにするだけではなく、確実に領収書を受け取ってもらうためにも重要だからです。
企業や組織には多くの郵便物が届きますが、ダイレクトメールなどの重要でない書類も含まれます。このため、領収書などの重要書類も、誤って処分されてしまう可能性があるのです。
そこで、前もって郵送したことを伝えておけば注意して郵便物をチェックしてもらえます。連絡はメールが一般的で、何を送ったか、いつ頃着きそうかの目安を伝えるようにしましょう。

また、書留は基本的に手渡しでの受け取りとなるため、相手が不在だった場合は、不在票が入ることになります。そのまま放置されてしまうと返送扱いとなるため、事前に「書留で送る」ことを伝えておけば、不在票にも注意を払ってもらえるでしょう。

4-2. 経費精算での扱い方（領収書送付日＝精算日？）

領収書の郵送にかかった費用は、社内の経費精算においても重要な処理対象です。ここでは、仕訳の観点も含めて確認しましょう。

経費計上の基準日は？

原則として、領収書の「発行日」または「取引日」を基準として経費処理を行います。
ただし、企業によっては「送付日」や「相手方の受領日」を基準とする運用もあるため、社内ルールに則って一貫した処理を行うことが大切です。

また、書留や特定記録であれば発送記録が残るため、処理の裏付け資料としても有効です。

勘定科目の選び方

郵送にかかった費用は、「通信費」または「荷造運賃」のどちらかで仕訳するのが一般的です。
たとえば、書類だけを送った場合は「通信費」、商品サンプルや冊子を同封した場合は「荷造運賃」とするのが適切です。

いずれを用いても問題ありませんが、同様のケースでは勘定科目を統一して運用することが望まれます。

郵便局の窓口で支払った場合

たとえば、領収書を定形郵便＋簡易書留で送付し、郵便局の窓口で現金460円（定形郵便110円＋簡易書留350円）を支払った場合は、以下のように処理できます。

• 勘定科目：通信費

• 金額：460円

• 摘要：A社へ領収書送付（簡易書留）

郵便局の窓口では領収証（レシート）が発行されるため、証憑として経理処理に添付しやすいのもメリットです。

もし、領収書に加えてカタログや販促物、サンプルなどを同封して小包として送付する場合は、「荷造運賃」の勘定科目を使用すると適切です。
摘要欄に「○○同封につき荷造運賃処理」などと記載しておくと、仕訳の意図も明確になります。

ポスト投函した場合

切手を貼ってポスト投函する場合や、レターパックをあらかじめ購入しておき後日投函するケースも、通信費として処理できます。

• レターパックライト：430円（郵便受け投函）

• レターパックプラス：600円（対面手渡し）

※いずれも全国一律料金・追跡サービス付き

レターパックはまとめ買いして社内にストックしておく企業も多く、経理処理の効率化にもつながります。

4-3. 領収書控えは原則7年間保管

領収書を送ったあとは、各控えをしっかり保管しておくようにしましょう。法人税法では、請求書・領収書・レシートといった税務関係の帳簿書類は原則7年間の保管が義務となっています。これは取引先が受け取る原本だけでなく、発行元が持っている各控えについても同様です。
保管時には基本的に紙で保管しておくことが望ましいですが、発行数が膨大になってしまうとスペースを取ってしまう上に管理も大変です。この場合、電子帳保存法で定められる要件を満たせば電子データでの保存も可能なので、検討してみましょう。

5. 今増えている「電子領収書」との違い

近年では、紙の領収書ではなく「電子領収書」を発行する企業も増えてきました。電子領収書とは、PDFなどの電子データ形式で発行される領収書のことで、メール添付やクラウド経由で送付されるのが一般的です。

電子領収書と紙の領収書の主な違いは、以下の通りです。

• 発行・送付がオンライン上で完結する（郵送の手間がない）

• 保管スペースが不要（電子帳簿保存法に対応すればデータ保存が可能）

• 印紙税がかからない（5万円以上の取引でも非課税）

一方で、電子領収書を受け取る側が電子データでの受領を認めているかどうかや、社内の保存・承認フローが電子形式に対応しているかといった点も事前に確認が必要です。

たとえば、相手先の経理部門が「紙でないと認められない」「原本でなければ経費処理できない」としている場合は、電子ではなく紙の領収書を郵送する必要があります。

また、電子帳簿保存法に則って電子領収書を正式な証憑 (しょうひょう) として扱うには、以下のような保存要件を満たす必要があります。

• 改ざん防止のためのタイムスタンプ付与

• 正当性を担保する社内規程の整備

• 関連書類の一元的な保存と検索性の確保

このように、電子領収書は便利な反面、導入・運用には一定のハードルがあるのも事実です。相手先とのやりとりや自社の運用体制を踏まえて、紙と電子を適切に使い分けることが重要です。

6. 郵送業務の効率化なら「トドケール」

領収書や請求書を紙で発行し、封入・郵送する作業は、件数が少なくても思いのほか時間がかかり、担当者の大きな負担となります。
加えて、発送ミスや履歴の記録漏れといったヒューマンエラーも発生しやすい業務のひとつです。

「トドケール」は、そうした郵送・配達業務を効率化・可視化できる、郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。

スマートフォンやPCを使って、郵便物の受け取りから通知・処理依頼までをオンラインで完結できるのが大きな特徴です。特別な設備投資も不要で、簡単に導入できます。

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郵送業務をデジタル化する「クラウドメール室」も提供

また、「クラウドメール室」というサービスでは、オフィスに届いた郵便物を電子化し、対象社員へ画像で通知。PDFスキャンや転送依頼もワンクリックで可能です。

これによって、出社しないと郵便物を確認できなかった総務担当者の負担を軽減し、リモートワークや障がい者雇用など多様な働き方にも対応できる環境づくりを支援します。

トドケールを活用すれば、郵送業務のDXだけでなく、オフィス面積の最適化、人材不足の解消、業務属人化の防止といった副次的な効果も期待できます。領収書や請求書の郵送を「もっとラクにしたい」と感じたら、ぜひ導入を検討してみてください。

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7. よくある質問

Q. 領収証は普通郵便で送ってもいいですか？

領収書は普通郵便で送付しても法律上の問題はありません。請求書や納品書、見積書などと同様に、普通郵便での送付が認められています。ただし、重要書類としての性質を持つため、万が一の紛失リスクを考慮すると、追跡可能な方法を選ぶのがマナーとして望ましいとされています。

Q. 領収書は何で送ればいいですか？

領収書の送付には、追跡が可能で信頼性の高い方法が適しています。具体的には、郵便局が提供する「簡易書留」「特定記録郵便」「レターパック」などがよく利用されます。これらは相手に確実に届いたことが確認でき、トラブルを避けやすいという利点があります。

Q. 領収書を手渡しするときのマナーは？

手渡しの際は、①封筒に「請求書在中」などのスタンプを押すこと、②確実に経理担当者に直接渡るよう事前に連絡を取っておくことが重要です。受付での預かり対応では、担当者に届かない可能性もあるため、誰に・いつ・どのように渡すかを明確にし、必要に応じてメールなどでやり取りの記録を残すと安心です。

Q. 領収書は宅急便で送ってもいいですか？

宅急便で領収書のみを送るのは適切ではありません。宅急便は信書（領収書など）を送ることが法律で禁止されているため、領収書の送付には日本郵便のサービス（普通郵便・特定記録・簡易書留など）を利用しましょう。信書に該当する文書は、法律で定められた方法で送る必要があります。

8. まとめ

この記事では、領収書を書留で送る際に注意すべき封筒の選び方や書き方、同封する書類、郵送後にやることなどを解説してきました。領収書は金銭の取引を証明する重要書類であるため、確実に相手に届くことが何よりも大切です。
このためには、封筒への記入事項や郵送方法などに心を砕く必要があり、また取引先に失礼が無いように、送付状を同封したり送付後に連絡を入れることも重要です。
領収書の送付・受け取りまで気持ちよく行えることは、取引先との関係を友好に保つことにつながります。この記事が、あなたのお仕事における悩みを少しでも解消できましたら幸いです。