トドケールとは？郵便物管理を効率化する総務DXアプリを徹底解説 

株式会社トドケールが提供する「トドケール」は、郵便物をクラウド上で一元管理できるアプリケーション型の総務DXツールです。郵便物を撮影・登録するだけでスムーズに社内共有でき、ペーパーレス化や業務効率化に役立ちます。本記事では、トドケールの概要や機能、導入メリットや事例、料金形態までを詳しく解説します。

なお、アウトソーシング型のBPOサービス「クラウドメール室」について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

≫トドケール社のクラウドメール室とは？郵便業務を代行するBPOサービスを徹底解説

目次

1.株式会社トドケールの理念やビジョン

株式会社トドケールは、「人とモノをつなぐ」をミッションに掲げ、オフィス内外での“モノのウケワタシ”をもっと簡単に、スマートにすることを目指している会社です。ハイブリッドワークやリモートワークの普及が進むなかで、物理的なモノやアナログな連絡手段は、柔軟な働き方を妨げる要因となり得ます。トドケールはそうした課題に対し、郵便業務のデジタル化を通じて、より自由で効率的な働き方とオフィス運営の実現を支援しています。

現在トドケール社では、オフィスに届く郵便物をクラウド上で管理できるアプリケーション「トドケール」と、その仕組みを活用し、配達物の受け取りや管理を弊社が代行するアウトソーシング型サービス「クラウドメール室」の2つを提供しています。

2.「トドケール」とは？

この章では、トドケールのサービス概要や主な機能、類似サービスとの違いについて解説します。

サービスの概要・主な機能

トドケールは、郵便物や宅配便などの配達物に関する受け取り・通知・管理・引き渡しといった一連のプロセスを、すべてクラウド上で完結できる総務向けのDXアプリケーションです。オフィスに届く郵便物はもちろん、社外へ発送する荷物や社内便もクラウド上で管理することができます。スマートフォンやPCから直感的に操作できる設計となっており、従来アナログで行われていた記録や連絡といった業務を、デジタルで効率的に処理できる仕組みが整っています。

トドケールの主な機能は、以下の3つに分かれます。

1. 受取管理機能

トドケールでは、オフィスに届いた郵便物をスマートフォンで撮影するだけで、システム上で荷物の受け渡しができるようになります。OCR（文字認識）機能によって、伝票に記載された宛名や発送元などの情報を自動で読み取ってくれるので、簡単に登録が完了。登録された情報は、あらかじめ設定された宛先の社員に向けて、メールやSlack、Teams、Chatworkなどのツールでリアルタイムに通知されます。通知を受けた社員は、システム上で「開封」「スキャン」「転送」「破棄」などの対応をワンクリックで指示できるため、非対面でもスムーズな処理が可能です。また、荷物の受け取り時には、モバイルアプリから手書きによる電子署名を行うこともできます。

2. 発送管理機能

トドケールでは、社外への発送物もクラウド上でまとめて管理できます。スマートフォンで伝票を撮影すれば、OCR機能で発送先や追跡番号などの情報を自動で読み取り、簡単に登録可能。登録された荷物の情報は、各社員がシステム上でステータスを確認できるため、「発送されましたか？」といった問い合わせ対応の手間も軽減できます。

また、発送データはすべてクラウドに保存され、発送件数の集計や履歴の確認もスムーズに行うことが可能です。

3. 社内便管理機能

企業内やグループ会社間でのやり取りに使用される「社内便」も、トドケールを使えばクラウド上で管理することが可能になります。これまで多くの企業では、使い回しの封筒に手書きで宛名を記載する運用が主流でしたが、宛先不明や文字の判読ミスにより、社内便の誤配・紛失といったトラブルが発生することもありました。

トドケールでは、「誰が・いつ・どこから・どこへ」発送したかといった履歴が残るため、荷物の状況を可視化することが可能です。これにより、確認作業がスムーズに行えるのはもちろんのこと、問い合わせ対応の削減やトラブルの軽減が期待できます。さらに、機密性の高い書類は閲覧権限を限定することができ、情報セキュリティへの配慮も実現しています。

トドケールならではの強み

トドケールの強みのひとつは、安心して利用できる高水準のセキュリティ体制です。

たとえば、重要な契約書など機密性の高い情報には閲覧できるユーザーを制限できる設定を備えており、安全性の確保に配慮しています。また、国際的な情報セキュリティ規格であるISO 27001・ISO 27017およびプライバシーマークを取得しており、信頼性の高い運用体制を構築しています。こうした背景から、外資系グローバル企業や日系大手企業など、厳しいセキュリティ要件を求める組織にも導入されています。

さらに、荷物の到着通知を知らせる連携ツールが豊富な点も評価されています。トドケールでは、メールに加えて、Slack・Teams・Chatworkなど、企業で日常的に使われている複数のチャットツールと連携できます。普段のコミュニケーション手段を通じて通知を受け取れるため、業務フローを変えずにスムーズな運用が可能です。

3.「トドケール」を導入することで得られるメリット

トドケールは、総務部門だけでなく組織全体にさまざまなメリットをもたらします。ここでは、導入によって得られる主なメリットを紹介します。

年間稼働時間を大幅に削減できる

トドケールの大きなメリットのひとつは、郵便物管理にかかる時間と手間を大幅に削減できることです。従来は、紙の台帳やExcelに手作業で記録し、受取人には電話やメールで連絡。さらに、荷物の受け渡し時には台帳から対象を探し出し、サインをもらうというアナログで非効率な業務が中心でした。

しかし、トドケールを導入することで、こうした煩雑なやりとりをオンライン上で完結させることが可能になります。たとえば、届いた荷物をスマートフォンで撮影するだけで、OCR機能により簡単に荷物登録が完了。受取人には、メール・Slack・Teams・Chatworkなどを通じてリアルタイムで通知されます。受け取り時のサインも、モバイルアプリから手書き入力が可能です。

実際に、紙での運用で年間約700時間、スプレッドシート管理で約450時間かかっていた業務が、トドケールの導入によって約69時間まで短縮された事例もあります。さらに、郵便物の到着確認や所在に関する問い合わせが減ることで、社内連絡の手間も軽減。あわせて、書類のペーパーレス化や業務プロセスの効率化にもつながるなど、多方面での改善効果が期待できます。

業務の属人化や受け渡しミスを防止できる

郵便物の管理を紙や口頭で行っていると、「誰が何を受け取ったのか」「この荷物は誰宛てなのか」が不明確になりやすく、対応が特定の人に依存してしまう＝属人化するケースが少なくありません。なかでも、会社名だけで届く荷物は担当者が不明なまま放置されたり、関係のない社員に渡ってしまったりするリスクがあります。

トドケールでは、郵便物の受け取りから引き渡しまでの履歴がすべてクラウド上に記録され、過去のデータも簡単に検索が可能です。そのため、「この会社からの郵便はいつも◯◯部に届いている」といった傾向をすぐに確認でき、宛先が曖昧な荷物もスムーズに処理できるようになります。また、スマートフォンで撮影した荷物は、OCR機能で宛先情報を読み取り、受取人に自動通知される仕組みになっているため、入力ミスや連絡漏れも防止できます。

障がい者雇用の選択肢を広げられる

近年、企業には障がい者の就業機会をより広げることが求められており、その背景には「法定雇用率」の段階的な引き上げがあります。厚生労働省の『障害者の法定雇用率引上げと支援策の強化について』の資料によると、2024年には2.5％だった法定雇用率が、2026年には2.7％へ引き上げられる予定になっています。つまり、これまで以上に具体的な雇用対策が企業に求められるようになっているのです。

そうした中で、清掃以外にも任せられるポジションとして「メール室業務」が注目されています。従来はPCスキルや文字入力を伴う作業が多く、障がいのある方にとってはハードルが高い業務でもありましたが、トドケールでは荷物の写真を撮るだけのシンプル設計により、業務習得の負担が軽減されます。これにより、これまで清掃などに限定されがちだった障がい者の就労機会を広げ、郵便物管理という新たなポジションの創出にもつながっているのです。

実際の導入事例としては、コンサルティングファーム、広告代理店、医療精密機器メーカーなど、多様な業界で活用が進んでいます。

働き方の多様化を実現できる

リモートワークやフリーアドレスなど、働き方の多様化が進む一方で、郵便物の管理は依然として「出社を前提とした業務」のままという企業も少なくありません。たとえば、在宅勤務中の社員は、自分宛の荷物が届いたかどうかを知るためだけにオフィスに立ち寄らなければならないなど、リモートワークの効率を下げる一因となっていました。

トドケールを活用すれば、荷物の到着がリアルタイムで本人に通知され、PDF化の依頼や引き渡し状況の確認までオンラインで完結します。自宅にいながら自分宛の郵便物に対応できるため、社員は場所にとらわれず柔軟に働き続けることが可能になります。また、フリーアドレス制のオフィスでも、どこに誰がいるかに関係なく郵便物の管理・引き渡しがスムーズに行えるため、物理的な席の制約に縛られない運用が可能です。

オフィススペースを有効活用できる

紙ベースで郵便物を管理していると、社員ごとのレターケースやロッカーといった収納設備が必要となり、オフィス内の貴重なスペースを占有してしまいます。しかし、トドケールを導入すれば、これまで保管に充てていたスペースを大幅に縮小することが可能です。実際に、レターケースなどの什器を撤去したことで、約50坪の空間を創出した事例もあります。トドケールの導入は、単に郵便物の管理効率を高めるだけでなく、オフィスの空間を見直すきっかけにもつながるのです。

4.「トドケール」が導入されている業種や利用シーン

トドケールは、さまざまな業種の企業や組織で導入が進んでおり、業務環境や働き方に応じて柔軟に活用されています。ここでは、導入実績の多い業界や想定される利用シーンをご紹介します。

導入実績の多い業態・業種・業界

トドケールは、IT企業やエンタメ業界、建設・不動産、教育機関、医療機関、コンサルティング業界など、幅広い分野で活用されています。その他にも、製造業、メディア関連、鉄道会社での導入実績もあり、さまざまな業種のニーズに対応しています。また、導入企業の多くは、従業員数が300〜1,000名以上の大企業が中心です。

想定利用者・利用シーン

トドケールの主な想定利用者は、総務部門やメール室の担当者のほか、日常的に郵便物を受け取る従業員も対象です。

利用シーンとしては、次のようなケースを想定しています。

• ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入している企業

• 日々多くの郵便物を取り扱っている企業

• 拠点が複数あり、社内便が多い企業

• 社内にメール室を設けている企業

• 障がい者雇用の一環として、メール室業務を活用している企業

このように、柔軟な働き方や多様な人材活用を進める企業において、トドケールは実用的な選択肢として広く活用されています。

5.「トドケール」の料金形態

トドケールは、ユーザー数や拠点数に応じたサブスクリプション（月額利用料）でご利用いただけます。各プランには利用上限が設定されており、上限を超えた分については従量課金制にて対応しています。

導入にあたっては、企業ごとの利用環境やお困りごとを丁寧にヒアリングし、最適なプランをご提案いたします。料金の詳細につきましては、お問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。

また、「まずは試してみたい」という方のために、2週間の無料トライアルもご用意しています。実際の業務でお試しいただいたうえで、継続利用をご判断いただけます。

≫トドケールのお問い合わせフォームはこちら

6.「トドケール」の導入事例｜評価されているポイント

トドケールは、さまざまな業界・業種の企業で導入され、郵便物管理の効率化や業務フローの改善に寄与しています。ここでは、実際の導入企業でどのような課題を解決し、どのような効果が得られているのかを事例とともにご紹介します。

コクヨ株式会社様｜メール室業務のデジタル化と分業体制の実現

コクヨ株式会社様では、メール室業務の効率化とリモートワークへの対応を目的にトドケールを導入。郵便物の到着がリアルタイムで通知され、さらにPDF化の依頼もシステム上で完結できるようになったことで、「出社しないと郵便物を確認できない」という課題が解消されました。リモート勤務中でも郵便物の確認・対応が可能となり、柔軟な働き方の実現につながっています。

また、宛先が不明な「不明便」についても、過去の受取履歴をクラウド上で検索できるようになり、社内での照会や問い合わせ対応の手間が大幅に軽減。さらに、従来は一人の担当者に集中していた処理業務を、「現場で荷物を登録する担当者」と「システムで通知・処理を行う担当者」に分担できるようになったことで、後者はリモートワークが可能となり、より柔軟な運用体制が実現しています。

詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫コクヨ株式会社様 導入事例｜トドケール

アイスタイル株式会社様｜メール室業務の効率化とトラブルゼロの運用へ

コスメ・美容系口コミサイト「@cosme（アットコスメ）」を運営するアイスタイル株式会社様。同社では、化粧品サンプルなど重要な物品の受け渡しが多く発生する中、紙の台帳での管理や写真を別撮りして保管するなど、アナログな運用でメール室業務の工数が大きくなっていました。伝票をめくりながら電話で問い合わせに対応する必要があり、コーポレートサポート部門への負担も大きな課題となっていました。

こうした状況を改善すべくトドケールを導入した結果、iPad1台で荷物の登録・管理が完結するようになり、業務負担は従来の2名体制から1名未満の負荷にまで軽減。月に約50件あった荷物に関する問い合わせも半減し、物品の所在確認にかかる時間も大きく削減されました。さらに、以前はたびたび発生していた荷物の紛失もゼロになり、業務の精度とスピードの両面で大きな改善を実現しています。

 詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫アイスタイル株式会社様 導入事例｜トドケール

静岡理工科大学様｜手軽な操作と自動通知で連絡の効率化を実現

静岡理工科大学様では、学内に届く宅配物の受け渡しに関する業務負担の軽減と、情報共有の迅速化を目的にトドケールを導入。これまでの運用では、荷物が届くたびに本人に電話で連絡し、不在時には荷物に手書きのメモを貼付するなど、紙と電話を中心としたアナログ業務が日常化していました。

トドケールの導入後は、「スマホでカシャッ！ポンッ！」と簡単な操作で荷物情報を登録でき、受取人には自動で通知されるようになりました。これにより、担当者の作業工数が削減されただけでなく、出張などで不在の教職員も写真で荷物の内容を把握できるようになり、学内全体の業務効率が上がっています。

 詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫静岡理工科大学様 導入事例｜トドケール

7.株式会社トドケールの今後の展望・拡張予定機能

トドケールは現在、荷物の「受け取り」だけでなく、「発送」や「社内便」の管理機能もリリースしており、オフィス内外の物流を一元的に扱える仕組みを提供しています。今後は「発送」や「社内便」の機能をさらに強化し、オフィス間をつなぐ物流プラットフォームとしての機能を高めていく方針です。また、物流企業との連携も視野に入れ、オフィスを取り巻く“モノのウケワタシ”全体を最適化する基盤づくりを進めていきます。

さらに、「追跡のためにレターパックを使用しているがコストがかかる」「月間の発送数を宅配業者別に把握したい」といった現場の声に応えるべく、拡張機能の検討も進行中です。今後も、よりスマートで持続可能なオフィス物流の実現を目指し、トドケールは進化を続けていきます。

8.自社運用の郵便管理をスマートにするなら「トドケール」が最適！

この記事では、株式会社トドケールが提供する「トドケール」について、サービスの概要や主な機能、導入メリットや事例、料金形態まで詳しく解説しました。

例えば、「社内での運用は続けつつ、管理の手間を軽減したい」という場合には、アプリケーション型のトドケールが便利です。一方で、「出社せずに郵便対応を完結させたい」という場合には、運用までお任せできるBPO型のクラウドメール室が適しています。

どちらのサービスが自社にフィットするか迷われている場合は、まずは以下のお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。ご状況をヒアリングしながら、最適な選択肢をご提案いたします。

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