トドケール社のクラウドメール室とは？郵便業務を代行するBPOサービスを徹底解説 

株式会社トドケールが提供する「クラウドメール室」は、郵便物の受け取りから共有までを代行するアウトソーシング型のBPOサービスです。郵便物をクラウド上で管理できるため、無駄な出社の削減や業務効率化に役立ちます。本記事では、クラウドメール室の概要や機能、導入メリットや事例、料金形態まで詳しく解説します。

なお、アプリ型の郵便物管理ツール「トドケール」について詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

≫トドケールとは？郵便物管理を効率化する総務DXアプリを徹底解説

目次

1.株式会社トドケールの理念やビジョン

株式会社トドケールは、「人とモノをつなぐ」をミッションとし、オフィス内外における“モノのウケワタシ”をよりシンプルかつスマートに行える社会の実現を目指しています。

ハイブリッドワークやリモートワークが広がるなか、紙の郵便物や物理的なやり取りは、柔軟な働き方を阻む要因になりかねません。トドケールは、そうした課題をテクノロジーの力で解決し、自由度の高い働き方と効率的なオフィス運営の両立を支援しています。

現在トドケールでは、郵便物をクラウド上で一元管理できるアプリケーション型サービス「トドケール」と、その仕組みを活用し、郵便物の運用そのものを代行するBPO型サービス「クラウドメール室」の2つを展開しています。

2.「クラウドメール室」とは？

この章では、クラウドメール室のサービス概要や主な機能、類似サービスとの違いについて解説します。

サービスの概要・主な機能

クラウドメール室は、郵便物や配達物の受け取りから管理・処理までを一括で代行するBPOサービスです。リモートワーク中でも郵便対応が可能になり、総務業務の負担を大きく軽減します。

クラウドメール室の利用ユーザーの郵便物は代行のトドケール社へと届き、すべてクラウド管理システム「トドケール」に登録されます。登録後は、あらかじめ設定された社員へ自動通知され、開封・PDF化・転送・廃棄などの指示をシステム上で行うことができます。

たとえば、こんな業務をまるっとお任せできます。

• 郵便物をPDFで受領

届いた郵便物の中身を確認したい場合は、「PDFスキャン」のリクエストをすれば2時間ほどで開封・スキャン・共有されます。在宅勤務や出張中でも郵便物の内容をすぐに確認できるようになります。

• 書類の転送代行

書類を別住所へ転送したい場合も、システム上で「転送」指示を出すだけでOK。社員の自宅や外部機関への発送をクラウドメール室が代行し、追跡番号なども通知されます。

• 押印・返送対応

受け取った書類への押印作業も代行可能です。専用の保管庫にて認印をお預かりし、押印の上で返送を代行します。請求書や契約書など、社内での処理を省略できます。

• 備品管理の代行

提携倉庫に備品を預けておけば、社員の自宅やオフィスへの配送も代行可能。新入社員向けの「ウェルカムボックス」の準備・配達といったオプションも用意されており、入社体験の向上にも貢献します。

• ダイレクトメールの受取拒否

不要なDMは開封せずに返送処理が可能。99％以上のDMは届かなくなるため、仕分けや配布の手間を省き、郵便物の質を向上することができます。

トドケールならではの強み

クラウドメール室は、単なる郵便受け取り代行にとどまらず、「実務の一歩先まで踏み込む柔軟な対応力」と「利用しやすい料金体系」で多くの企業に選ばれています。他社サービスと比較した際、以下のような強みがあります。

• コストを抑えやすい従量課金＋無料オプション

クラウドメール室では、コストを抑えやすい従量課金制を採用しています。さらに、PDFスキャンが原則無料で、月4回までレターパックライトが無料で利用できるオプションもついています。

• 高いセキュリティ水準

クラウドメール室は、国際的な情報セキュリティ規格であるISO 27001・ISO 27017やプライバシーマークを取得するなど、厳格な情報管理体制のもとで運用されています。機密性の高い郵便物にはユーザーごとの閲覧制限を設定でき、情報漏えいリスクにも配慮しています。

• 自由度の高い転送先指定

書類の転送先は、社員の自宅や取引先など任意の住所を自由に指定できます。システム上で「転送」を選び、宛先を入力するだけで、健康保険証や住民税の通知書など、社員の自宅へ再発送したいケースにも対応できます。

• 柔軟な回収・仕分け対応

郵便物の受け取り方法は、専用住所への転送だけでなく、トドケールの社員がオフィスに回収に伺うプランも選択可能。さらに、回収対象から外す郵便物を個別に指定することもできるため、重要書類の社内保管などにも対応できます。

また、「請求書は宛名に関係なくすべて経理へ」「役員宛ては秘書に」「DMは即廃棄」など、宛名や内容に応じた細やかなルール設定も可能です。

• 充実したオプションサービス

「郵便物のほかにもスキャンしてほしい書類がある」「契約書や請求書に押印して返送してほしい」「備品も管理してほしい」など、充実したオプションで総務まわりの業務をサポートできる点も大きな魅力です。

• 担当制カスタマーサクセスによる安心サポート

プランによっては、企業ごとに専任のカスタマーサクセス担当がつく体制をご用意しています。日々の運用に関するご相談はもちろん、「仕分けルールを見直したい」「この業務も対応可能か知りたい」といったご要望にも丁寧にヒアリングし、内容に応じてお見積りをご提示することも可能です。

3.「クラウドメール室」を導入することで得られるメリット

クラウドメール室の導入によって、郵便業務に関わる手間やリスクが大幅に軽減され、総務部門をはじめとするバックオフィス全体の生産性向上が実現します。ここでは、具体的なクラウドメール室を導入することで得られるメリットをご紹介します。

郵便物処理にかかる時間を大幅に削減できる

クラウドメール室を活用すれば、郵便物の仕分け・配布・記録といった煩雑な作業を省くことができ、総務担当者はより重要なコア業務に専念できるようになります。クラウド上に登録された郵便物は、「いつ・どこから・どんな郵便が届いたのか」を瞬時に把握できるため、総務部門だけでなく全社員の業務効率も向上。さらに、郵便物のPDF化を進めることで、電子帳簿保存法への対応もスムーズに実現できます。

郵便業務の属人化を防止できる

紙の郵便物をオフィスで受け取る運用では、「誰が受け取って、どこに置いたのか分からない」といった属人化によるトラブルが起きがちです。クラウドメール室では、郵便物に固有のIDを付与し、システム上で一元管理されるため、紛失や所在不明のリスクが大幅に減ります。作業の履歴も自動で記録され、誰がどの郵便に対してどんな処理を行ったかが明確になるため、業務の透明性と信頼性も高まります。

総務担当者を含むすべての社員がリモートワークに対応できる

クラウドメール室は、郵便物の受け取りや処理をオンライン上で完結できるため、リモートワーク中でも業務が滞ることがありません。これにより、「郵便物のためだけに誰かが出社しなければならない」といった状況を解消し、総務担当者を含むすべての社員が平等に在宅勤務を実現しやすくなります。物理的な制約がなくなることで、業務の効率化はもちろん、働きやすい環境づくりにもつながります。

採用・研修コストを削減できる

郵便物の対応を理由に人手を増やす必要がなくなり、採用や雇用にかかるコストを抑えられる点もメリットです。自社で人を採用すれば、給与だけでなく福利厚生費や社会保険料、交通費、研修コストなどの間接費が発生します。一方で、クラウドメール室を利用すれば、必要な作業だけを外部委託することができ、結果的にコストを最適化できます。「結局委託とあまり変わらない」という判断に至る企業も少なくありません。

オフィススペースを有効活用できる

働く場所が多様化する中、かつては当たり前だった「社内レターケース」や「個人ロッカー」の存在価値も見直されています。クラウドメール室を導入し、郵便物をすべてデータで管理する運用に切り替えれば、不要な什器を減らしてオフィススペースを有効活用することが可能になります。なかには、約50坪ものスペースを創出できた企業事例もあり、移転やレイアウト変更のタイミングで導入されるケースも増えています。

4.「クラウドメール室」が導入されている業種や利用シーン

クラウドメール室は、業種・規模を問わず多くの企業に選ばれている郵便物管理のBPOサービスです。ここでは、実際に導入されている業種や、利用されているシーンを具体的に紹介します。

導入実績の多い業態・業種・業界

クラウドメール室は、業種や企業規模を問わず幅広い分野で導入が進んでいます。とくに、IT企業、医療機関、建設・不動産、コンサルティングといった業界を中心に、Eコマースやエネルギー関連、人材サービス、法律事務所などにも利用が広がっています。

導入企業の規模もさまざまで、1000名を超える上場企業から、10名未満のスタートアップまで多岐にわたります。郵便物の処理を効率化し、業務のデジタル化を進めたいというニーズは、企業の大小を問わず共通しており、とくにフルリモート体制や柔軟な働き方を採用している企業では、高い導入効果を発揮しています。

想定利用者・利用シーン

クラウドメール室の主な想定利用者は、依頼者として関わる総務担当者のほか、日常的に郵便物を受け取る従業員などが対象です。

利用シーンとしては、次のようなケースを想定しています。

• リモートワークやハイブリッドワークを導入している企業

• 総務を含むすべての社員に対してリモートワークを導入したい企業

• 総務の人手が足りず、郵便対応に手が回らない企業

• 郵便物をデジタルで一元管理したい企業

このように、働き方や組織体制が多様化する中で、郵便業務を効率的かつ柔軟に運用したい企業においてクラウドメール室は実用的な選択肢となります。

5.「クラウドメール室」の料金形態

クラウドメール室は、実際に発生した作業に応じて料金が発生する「従量課金型」のサービスです。不要な固定費をかけずに、必要な分だけ業務を外部に委託できるため、無駄のない運用が可能です。

契約プランは、大きく分けて以下の2種類あります。

• 転送プラン：郵便物の送付先を、トドケールが指定する専用住所に設定するプラン

• 回収プラン：オフィスに届いた郵便物を、トドケールのスタッフが直接回収に伺うプラン

月額費用は企業ごとの利用頻度や業務内容に応じて変動するため、まずはお気軽にお問い合わせください。各企業に適した運用プランと料金をご提案いたします。

≫トドケールのお問い合わせフォームはこちら

6.「クラウドメール室」の導入事例｜評価されているポイント

クラウドメール室は、郵便物の受け取りから管理・処理までを一括で代行できるサービスとして、多くの企業に導入されています。ここでは、実際にご利用いただいている企業の声をもとに、導入の背景や具体的な効果、評価されているポイントをご紹介します。郵便業務の効率化やリモート対応に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

ENECHANGE株式会社様｜郵便対応の効率化で業務集中と出社削減を実現

エネルギーテック企業として成長を続けるENECHANGE株式会社様では、クラウドメール室の導入によって、総務の作業工数や無駄な出社の削減に成功しました。導入前は、郵便物の仕分けや対応に想定以上の工数がかかっており、社員が他の業務に集中できないケースや郵便対応のためだけに出社が必要になることもありました。

クラウドメール室を活用することで、郵便物はすべてクラウド上で管理され、必要に応じてスキャンや転送を依頼したりすることが可能に。リモート環境でもスムーズに処理ができるようになったことで、無駄な出社を減らしながら、社員が本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。さらに、郵便物の処理方法や受け渡し先に関する情報がクラウド上に蓄積されることで、業務の属人化を解消できた点も大きなメリットです。

詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫ENECHANGE株式会社様 導入事例｜トドケール

BEENOS株式会社様｜郵便物のクラウド化により通知作業が大幅に削減

BEENOS株式会社様では、コロナ禍を契機にリモートワークを推進する中で、総務部門の出社依存が大きな課題となっていました。とくに、電話対応と郵便物の受け取りが障壁となり、担当者が「電話を取るため、郵便を受け取るためだけに出社する」という状況が続いていたといいます。

クラウドメール室の導入後は、総務担当者による郵便物の通知作業が大幅に削減されたほか、長期間放置されていた荷物もリマインダーやSlack通知により減少。従業員からも「自宅にいても会社に届いた荷物が分かる」「PDFで中身を確認できるので出社不要になって助かる」と好評の声が寄せられています。

詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫BEENOS株式会社 導入事例｜トドケール

LAPRAS株式会社様｜郵便業務のクラウド化で真のフルリモート体制を実現

フルリモート体制を目指す中、郵便物の処理だけがネックとなり、バックオフィス担当者が1人だけ出社し続ける状況が続いていたLAPRAS株式会社様。「なぜ自分だけが出社しなければならないのか」という違和感や、周囲との認識ギャップに悩む中で、クラウドメール室の導入に至りました。

選定の決め手となったのは、明快な料金体系と柔軟な対応力。スキャンや転送に追加料金が発生しないこと、月々の費用が予測しやすいことが導入のハードルを下げました。導入後は郵便物の一覧管理やPDF化が可能になり、自宅にいながら自分宛ての郵便物の状況を確認・処理できる環境が整備されました。「本当に出社しなくていいんだ」という実感とともに、リモートワークに適したバックオフィス体制を実現されています。

詳細なインタビューは以下のリンクからご覧いただけます。

≫LAPRAS株式会社様 導入事例｜トドケール

7.株式会社トドケールの今後の展望・拡張予定機能

トドケールでは現在、荷物の「受け取り」機能に加え、「発送」や「社内便」の管理にも対応しており、オフィス内外の荷物の流れを一括で扱える環境を整えています。今後はこれらの機能をさらに充実させ、オフィス間のやり取りを支える物流プラットフォームとしての役割を強化していく方針です。

加えて、外部の物流企業との連携も視野に入れながら、オフィスを取り巻く“モノのウケワタシ”全体を最適化できる基盤づくりを進めています。また、現場から寄せられる「追跡のためにレターパックを使っているがコストがかさむ」「宅配業者ごとの月間発送数を把握したい」などの課題にも応えるべく、機能拡張に向けた開発検討も進行中です。

これからもトドケールは、オフィス物流をよりスマートに、そして持続可能な形へと進化させるために、柔軟かつ実用的なサービス開発を続けてまいります。

8.郵便物管理をまるごとお任せするなら「クラウドメール室」が最適！

この記事では、株式会社トドケールが提供する「クラウドメール室」のサービス概要や主な機能、導入メリットや事例、料金形態まで詳しく解説しました。

「総務も含めたフルリモート体制にしたい」「運用までまるごと外部に任せたい」というご要望には、実務代行を含むBPO型のクラウドメール室が最適です。一方で、「社内での運用は継続しつつ、デジタルで管理の手間を省きたい」というケースには、アプリケーション型のトドケールが便利にお使いいただけます。

「自社にはどちらが合うのか判断が難しい」という場合も、どうぞお気軽にご相談ください。貴社の状況やご要望を丁寧にお伺いしたうえで、最適なサービスの導入方法をご提案いたします。

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