総務DXは郵便管理から始める企業が多い理由【導入事例で解説】

「総務DXを進めたいが、何から手をつければいいかわからない」

勤怠管理、経費精算、契約書管理、備品管理…。候補はいくつもあるのに、どれも投資対効果が見えづらい。結局、検討だけで時間が過ぎていく。そんな状況に心当たりはないでしょうか。

本記事では、郵便物・配達物の管理システムがDXの最初の一手として選ばれている理由を、実際の導入企業の事例をもとに解説します。

郵便業務が「最後のアナログ領域」になっている

リモートワークやハイブリッドワークが広がる中、多くの企業が一つの壁にぶつかっています。

「郵便物を受け取るために、誰かが出社しなければならない」

勤怠はクラウド化した。経費精算もアプリで完結する。契約書も電子化が進んだ。それでも郵便物だけは、届いたら誰かが受け取り、開封し、担当者に届けなければならない。

総務担当者がリモートワークできない理由の一つが、この郵便業務です。届いた郵便を確認して、「届いてますよ」と連絡して、取りに来ない人には催促して…。地味だけど、毎日発生する。

フリーアドレスを導入した企業では、さらに厄介です。届いた郵便の宛先を見ても、その人が今日どこに座っているかわからない。そもそも出社しているかどうかもわからない。

郵便管理から始める企業が多い理由

では、なぜ総務DXの第一歩として郵便管理を選ぶ企業が多いのか。導入企業の話を聞くと、いくつかの共通点が見えてきます。

理由1：効果がわかりやすい

郵便管理は、Before/Afterが明確です。

• 届いた郵便を手作業で記録していた → 写真を撮るだけで自動登録

• 電話やチャットで「届いてますよ」と連絡していた → 自動通知

• 「あの荷物どこ？」の問い合わせに台帳をめくっていた → 検索で即座に回答

数字で測りやすく、経営層への報告もしやすい。「問い合わせ件数が○%減った」「処理時間が○時間減った」と言えるのは、社内でDXの実績を作るうえで大きなメリットです。

理由2：他のシステムに影響しない

他のバックオフィス領域のDXとなると、例えば勤怠管理を変えると、給与計算に影響したり、経費精算を変えると、会計システムとの連携を考えなければならなかったりと、相互連携が前提となり大ごとになることが多いです。

郵便管理は独立性が高い。既存の業務システムと連携させる必要がなく、「まず単体で導入して、効果を確認する」というアプローチが取りやすい領域です。

理由3：リモートワーク推進のボトルネックを解消できる

「うちはハイブリッドワークを導入している」と言いつつ、総務だけは毎日出社している企業は少なくありません。郵便管理をデジタル化すれば、総務担当者もリモートで郵便物の状況を確認できます。届いた郵便のスキャン依頼や転送指示も、オフィスにいなくても可能になります。

全員が平等に働き方を選べる環境を作る。その第一歩が郵便管理のデジタル化だった、という企業は多いです。

導入企業の事例

実際にトドケールを導入した企業が、どんな課題を解決し、どんな効果を得たのかを紹介します。

事例1：外資系コンサルティング企業

課題 ハイブリッドワークを導入したものの、社員が郵便物を取りに来ない。メール室に荷物が山積みになり、問い合わせ対応にも時間がかかっていた。

導入後の変化 届いた郵便物は自動で通知され、社員は自分のタイミングで受け取りに来るようになった。取りに来ない場合はスキャンしてPDFで送付。メール室の滞留がなくなり、オフィスの使い方そのものが変わった。

結果 オフィスを6フロアから3フロアに縮小。年間7.2億円の賃料削減を実現（2,000万円/フロア/月 × 3フロア × 12ヶ月）。

事例2：株式会社アイスタイル（従業員約1,000名）

課題 紙の台帳で郵便物を管理しており、問い合わせがあるたびに電話対応や伝票めくりが発生していた。重要な物品の受け渡しも手動で、行方不明や紛失のリスクがあった。

導入後の変化 台帳が不要になり、ダッシュボードで荷物の状況を一覧できるように。問い合わせにも即座に回答できるようになった。

結果 メール室業務の工数を大幅削減。荷物の紛失・行方不明トラブルがゼロに。

詳細はこちら

https://www.todoker.com/stories/20210701_casestudy05

事例3：コクヨ株式会社・コクヨ&パートナーズ（従業員約1,000名）

課題 リモートワークの広がりで、届いた郵便物の担当者がオフィスにいないケースが増えた。宛先が不明な「不明便」の処理にも時間がかかっていた。

導入後の変化 担当者がオフィスにいなくても、届いた郵便物の通知を受け取り、スキャン依頼ができるように。不明便も過去のデータを検索して、誰宛かを特定できるようになった。

結果 問い合わせ工数が減少。不明便の処理がスムーズになり、業務スピードが向上。￥

詳細

https://www.todoker.com/stories/kokuyopartners　

事例4：学校法人静岡理工科大学（教職員約200名）

課題 コロナ禍で教員の在宅勤務が増加。届いた荷物の存在を教員に知らせる手段がなかった。

導入後の変化 届いた荷物をスマホで撮影するだけで登録・通知が完了。「カシャッ！ポンッ！」で処理できるようになった。

結果 教員がリモートでも荷物の到着を把握でき、必要に応じて出校するスタイルが定着。

詳細

https://www.todoker.com/stories/sist　

事例5：ENECHANGE株式会社（従業員約200名）

課題 オフィス移転で面積が半分に縮小。リモートで業務を完結できる体制を整える必要があった。

導入後の変化 クラウドメール室を導入し、郵便物の受け取り・スキャン・転送をアウトソース。総務担当者も含めてリモートワークが可能になった。

結果 郵便処理にかかっていた時間を削減し、他の業務に充てられるように。作業の属人化も解消。

詳細　

https://www.todoker.com/JFMA/enechange

事例6：BEENOS株式会社（従業員約800名）

課題 郵便物や荷物の受け取りのために出社が必要だった。通知作業も手間がかかり、受け取りが滞留することがあった。

導入後の変化 自宅から自分宛ての荷物を確認できるように。PDF形式で中身を確認する選択肢も増えた。

結果 出社率が削減。従業員から好評で、リモートワーク環境下での負担が軽減。

詳細

https://www.todoker.com/stories/casestudy-beenos

意外な副産物：不要な郵便物の「オプトアウト」で処理の手間自体を削減

導入企業の中には、郵便物のデータを活用して面白い取り組みをしている会社様もあります。

届いた郵便物をデータ化していくと、「この会社からのDMは毎回捨てている」といったパターンが見えてきます。そこで差出人に連絡して送付を止めてもらう「オプトアウト」を実施した企業では、4ヶ月平均で郵便物の数が30%減少（525通→369通）したという事例もあります。

届く郵便物そのものを減らせれば、処理の手間も減る。データ化したからこそ見えてくる改善です。

よくあるご質問

導入を検討する企業からは、いくつかの懸念がよく挙がります。

「セキュリティは大丈夫？」

郵便物には個人情報や機密情報が含まれることもあります。トドケールはプライバシーマーク、ISO27001、ISO27017を取得しており、年1回の第三者による脆弱性診断も実施しています。SSO（シングルサインオン）やMFA（多要素認証）、IPアドレス制限といった機能も用意されています。

「現場が使いこなせる？」

スマホで写真を撮れば自動でOCR読み取りが走り、宛先・差出人が入力されます。ITに詳しくないスタッフでも使えるシンプルな設計になっています。静岡理工科大学の事例でも「カシャッ！ポンッ！で完了」という表現が使われていました。

「うちは障害者雇用でメール室を運営しているが…」

トドケールは障害者雇用のメール室運営とも相性が良いです。OCRによる自動読み取りや、システムによる作業の標準化で、スタッフのスキルに依存しない運用が可能になります。実際、特例子会社でメール室を運営しながらトドケールを活用している企業もあります。

まとめ：郵便管理は「小さく始めて、大きく効く」領域

総務DXの投資先として、郵便管理には3つの特徴があります。

効果が見えやすい 問い合わせ件数、処理時間、滞留数など、数字で測れる指標が多い。社内でDXの実績を作りやすい。

導入リスクが低い 他の業務システムに影響しない。まず単体で始めて、効果を確認してから拡張できる。

働き方改革の起点になる 「郵便のために出社」という制約をなくすことで、総務も含めた全社員がリモートワークを選べるようになる。オフィス縮小の前提条件も整う。

「DXを進めなければ」と思いつつ、何から手をつけるか迷っているなら、まず郵便管理から始めてみる。小さく始めて、効果を実感してから次に進む。そのアプローチが、多くの企業で選ばれています。

導入事例をもっと詳しく知りたい方へ

本記事で紹介した企業の詳細な事例は、トドケールの導入事例ページでご覧いただけます。業種や企業規模ごとの事例も掲載しています。

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