＜取材にご協力頂いた方＞
事務局学生事務部　学生課　谷川 邦様

法人プロフィール
名称：静岡理工科大学
開学：1991年4月
URL：https://www.sist.ac.jp/
学部：理工学部(機械工学科，電気電子工学科，物質生命科学科、建築学科)
情報学部(コンピュータシステム学科，情報デザイン学科)
大学院：理工学研究科（システム工学専攻、材料科学専攻）

配送物のペーパーレス管理を実現するデジタル時代の総務・メール室向けアプリケーション

創立から30年を迎える歴史ある教育機関である静岡理工科大学様にインタビューをさせていただきました！

工数削減とサービスの向上を同時に実現する

Q. 貴学の教育機関としてのビジョンや特徴について教えていただけますか？

静岡理工科大学の建学の精神と理念は、「豊かな人間性を基に、『やらまいか精神と創造性』で、地域社会に貢献する技術者を養成する。」ことです。

地域社会に貢献できる技術者を育成することを理念としており、名前の通り理工系の大学ですのでモノづくりに関係する人材を確保・輩出していくことを目指す教育機関です。地域独特の「やらまいか」の言葉で表現される「一緒にやってみよう」というチャレンジ精神にあふれる校風が特徴となっています。

静岡県の唯一の工学系私立大学であり、2022年4月からは土木工学科という新しい学科が立ち上がる予定です。

Q. 貴学における谷川様の役割について教えていただけますか？

私は大学における授業や学生の厚生面・生活面などの事務を担う学務課という部署の担当です。業務の内容は多岐にわたりますが、学生の窓口対応、授業と先生方のスケジュール調整、教室の手配、成績処理のような教務業務、奨学金の申請補助、サークル活動など学生の課外活動の支援などのような学生厚生業務といえば具体的なイメージがしやすいかと思います。

ただ事務作業を行うだけではなく、PDCAを常に意識ながら、積極的に大学の運営に関わっていくという責務があります。

Q. 導入に至った経緯について教えていただけますか？

本学では、一つの受付窓口で学生の窓口・来客の窓口・荷物を受け付ける窓口を兼ねています。しかし、コロナ禍でオンラインの発注などが増えて、到着する荷物が増えていたという事情も重なり、この業務が学務課の仕事が圧迫していました。そこで、「もっと楽になる方法はないか」と様々な解決方法を探していたところインターネットでトドケールさんが提供する「トドケール」というアプリケーションを見つけたというのが問い合わせに至った経緯です。

お問い合わせをさせていただいた当初は学務課における荷物の管理工数を削減することが主な目的だったのですが、内容を伺ってみると、学務課のサービス向上にもなるのではないかと考えるようになりました。導入を検討していた2020年の夏頃はコロナ禍の影響で在宅で働く先生方も増え、到着する荷物の存在を先生方にスムーズに連絡することに課題を感じていました。しかし、「トドケール」により荷物を登録することで自動的に通知がされますので、学校に届いた荷物の存在を先生方に適時に連絡することができると感じました。荷物の写真がついた電子メールによる連絡で先生方も取りに行くタイミングを判断するための情報が増えますので、都合が良い時間に取りに来ることができるようになります。そうなれば、働き方をより快適にするという観点で学務課としてのサービスの向上にも役に立つのではないかと考えたことも導入に至った理由の一つです。

シンプルに、そしてデジタルに

Q. 現在の運用方法や導入後の効果について教えていただけますか？

現在、宅配物の管理や受け渡しには「トドケール」を利用しています。角2や長3サイズの封筒の郵便物は教員専用のメールボックスがあるのであまり扱わないですが、メールボックスに入らない大きいものに関しては配送物と同様に「トドケール」で管理しています。

今までは、荷物が届くとご本人に電話連絡をして、連絡がつかない場合は、荷物に到着日などを記載したメモを貼り、連絡用のポスティング用紙に記載して、帳簿に「○○先生宛てに××様から△月△日に届きました」と詳細を記載するといった電話や紙を中心としたアナログな作業を繰り返していました。

ただ、紙による連絡だと大学に来ない期間が連日続いた場合など、すぐには気が付かないことも多く、連絡が行き違いになってしまったというトラブルが起きたこともありました。

今では「オフィスでトドケール」を利用して、到着する荷物は全てデジタル・ペーパーレスに管理しています。これまでは紙に荷物の詳細を記載することが多かったですが、トドケールの利用を始めてからは、スマートフォンやタブレットで写真を取ってボタンを押すだけで処理が終わるようになりました。『カシャ！ポン！』で作業が完了し、メールで荷物到着の通知が自動で送信されるので外出先でも気付いてもらえるようになって助かっています。

受け取り手となる先生たちからも、「今までのように荷物に対するやり取りに時間がかからないという点では非常に良い」、「自身が出張でしばらく受取れない等の場合でも、写真で荷物が判別できるので研究室の学生に取りに来てもらうなどの対応もスムーズにできるようになった」とのお声が挙がっています。

それまでは連絡の行き違いで不満の声を頂くこともありましたが、利用を始めてからは配送物などの荷物の受け渡しでトラブルが起きたことは1度もないです。

「荷物の連絡をして。取りに来ていただいて、サインなどで受領確認ができる」というこのシンプルな一連の流れがデジタルに管理されて、記録に残るというのがとても有効だと感じています。

我々の規模の大学でも役に立っていますが、規模が大きい大学の場合は学部によって建物が違うなどもっと業務が複雑ですので、さらに効果が大きいのではないかと思います。

Q. 導入するにあたって工夫した点を聞かせていただけますか？

まず導入にあたっては、工数を本当に減らせるのか、導入の効果を得られるのかを納得してもらうことが大変でした。正直な話をすれば、やってみないと分からないというのが本音でもありました。何とか承認を得て、導入に至りましたが、工数削減には大きな効果を感じています。この削減効果は半年毎に導入効果をレポートにする予定で、「トドケール」を継続して利用したいと思っています。

その他、メールという連絡手段の性質上、荷物通知メールが迷惑メールに判別されてしまう可能性がある事には少し気を使いました。メールのフィルターを管理している部門に事前に連絡をしたり、先生方にシステムの導入を伝えて「こんな感じのメールが届いたら対応をお願いします。」と伝えたりと校内での周知をすることは少し手間がかかりました。

ただ、システムに慣れるまでは先生たちへの声掛けをするというところはありましたが、慣れてきてからは受け渡しがスムーズになりました。

ありがとうございます。「トドケール」にはSlackやTeamsといったチャットツールと連携することができる機能も用意していますので、メール以外での連絡手段が欲しいと感じましたらぜひご活用ください！

Q. 最後に静岡理工科大学において学務課として目指す業務の方向性について教えていただけますか？

これまで以上に「教育効果とともに満足度の高い学校」を目指すことです。その施策としてもっとデジタルなツールを活用して、DXを促進させたいと考えています。

新しい学部ができれば学生も増えて、さらなる飛躍が期待できますね！2022年は静岡理工科大学様のさらなる飛躍に期待しております！

ありがとうございました！