＜取材にご協力頂いた方＞
事務部　総務課
係長　長田　有平 様
主任　久保田　育子 様

法人プロフィール
名称：公立諏訪東京理科大学
開学：2018年4月
URL：https://www.sus.ac.jp/
学部：工学部(情報応用工学科，機械電気工学科)
大学院：工学・マネジメント研究科

配送物のペーパーレス管理を実現するデジタル時代の総務・メール室向けアプリケーション

適時の通知による受け取り時間の大幅な短縮

今回は地域に根差した教育機関である公立諏訪東京理科大学様にインタビューをさせていただきました！

荷物受け渡しにおけるタイムラグの解消

本日はインタビューの機会を頂きまして、ありがとうございます。まず貴学の教育機関としてのビジョンや特徴について教えていただけますか？

公立諏訪東京理科大学の建学の精神は、「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」ことであり、それを実現するための３つの教育理念・目標があります。

１．急速に発達する科学技術とグローバル化する社会に対応して、自ら将来を開拓できる先端的な知識・技能を身に着ける

２．先端的な知識・技能を身につけ人間性及び創造性豊かで主体性の確立した人材を育成する

３．地域における知の拠点として、文化の進展と産業の興隆に寄与する

本学は私立大学として東京理科大学の姉妹校という形で設立しましたが、時代の流れの中で、諏訪地域で組合を創り、2018年より公立化致しました。

大学を諏訪に置いた理由は、諏訪が精密機械が盛んで、モノづくりの会社がたくさんある地域のため、諏訪地域を支えていけるような主体性を持った学生を育成・輩出することにあります。また、地域に根差しており、研究内容を地元の発展に役立てることを目標としています。

本学は、情報応用技術を駆使した「ことづくり」を支える通信やネットワークなどの応用情報技術を学び、情報システムの構築による最適なソリューションを世の中に提供できる基礎から応用まで修得する「情報応用工学科」と地域産業の要である「ものづくり」を支える機械電気技術に関して基礎から応用まで修得する「機械電気工学科」の２つの学科で構成されています。

諏訪地域においては、生糸生産にはじまる「ものづくり」精神を多くの人が大切にしており、その発展として機械電機から一歩発展させたITソリューションを発信できるような研究を推進していくことが本学のミッションの一つです。

皆様の役割について教えていただけますか？

私は、総務課の庶務係に所属しています。業務内容としては、主に福利厚生・人事・給与関係・庶務系の仕事になります。

すでに決まった業務をこなすだけではなく、業務を日々改善することも役割の一つです。本学が私立大学であったときには、姉妹校である東京理科大学が業務を担っていましたが、本学が公立化されたことで運営母体が変わり、新たに業務のルールやプロセスをゼロから作り上げることになりました。我々はその中でアンテナを広げて新しい仕組みを試し、取り入れ、最適なルールとプロセスを作り上げる過程にあります。

導入に至った経緯について教えて頂けますか？

大学に届く荷物の管理においては一度総務が窓口となり荷物を受け取っており、研究室に分配するのは大変な業務の１つです。理学系の研究室のため実験器具等が多く届き、郵便物にとどまらず、大きな段ボールや非常に重たい荷物、精密機器もたびたび届く為、扱いにも気を配っています。

トドケールを導入する以前は郵便に関しては研究室ごとに分かれているA3の書類が入るくらいの大きさのメールBOXに入れており、宅配物に関しては専用の棚に保管し、メールBOXに宅配物がある旨の付箋を貼ってお知らせするという運用でした。

しかし、この荷物の管理方法にいくつかの課題があったことからそれらの解決する方法はないかを探して問い合わせをさせていただきました。

課題になっていた点は２つです。１つ目は、郵便と宅配の届くタイミングがずれると、宅配物が届いていることに気が付くのが帰り際になってしまい翌日に受け取るというタイムラグが発生してしまうことでした。

２つ目はアナログな管理台帳です。紙による台帳管理は手書きにより工数がかかる点や情報の検索性が悪い点で課題を感じており、荷物の管理台帳を電子化出来るサービスはないかなと探していたところ、トドケールを見つけて、トライアルの申込をさせて頂きました。

シンプルなUIと操作性で負荷なく導入

現在の運用方法や導入後の効果について教えていただけますか？

まず現在の運用としては、宅配物の管理や受け渡しについてトドケールを利用しています。

総務課に荷物が届いたら、写真を撮影し、各研究室あてに登録します。トドケールから通知が自動で送信されますので、荷物の宛先である先生は、荷物の通知を確認して総務課へ受け取りに来ます。受け取る際には、常設しているiPadで受け取りのサインをもらうことで受け渡しが完了します。

これまで運用してみて、トドケールの導入の効果は大きく３つあると思います。

１つ目が業務の属人化の解消です。導入以前は業務を理解している１名のみが対応にあたっていましたが、トドケールを導入したことで業務が標準化され、それまで属人化していた業務を他の人と分担できるようになりました。

これにより業務負荷が分散され、全体としての効率性が改善しました。現在は荷物の管理は主担当１名および補佐役１名の計２名で行っており、今後は様子を見ながら、誰でも受け渡しの業務を行うことができる状態を目指してさらなる業務の標準化・効率化を進めています。

２つ目は、業務のデジタル化です。トドケールでは荷物の写真をとることでOCR機能が自動で荷物の台帳を作成し、さらに自動的に通知を送信してくれます。台帳作成の手間が軽減するだけでなく、通知により前述のタイムラグにおける課題も解消できました。

荷物を受け取る先生は通知メールに付いている写真で荷物の大きさやどのような荷物かを確認できることで、受け取りたいタイミングや受け取りに行く人数を把握できるようになりました。

本人確認もカンタンになりました。教授の代わりに生徒が荷物を受け取りに取りに来ることもあり、以前はどこの研究室の生徒でどの荷物を受け取りに来たのかを確認する作業が発生していましたが、荷物の通知画面を見せてもらうことで確認が取れるので、作業時間の削減ができました。

最後に早い引き取りも大きなメリットです。システムに登録することで、通知はもちろん、受け取られていない荷物を簡単に確認できるため、保管の場所が要らないほど荷物の授受が非常にスムーズに回っていることが目に見えてわかります。

多くの荷物を管理する大学にとっては非常にありがたいシステムだと思います。ほかの大学にも是非お勧めしたいと思っています。

荷物管理におけるインフラ整備となったトドケール導入

導入するにあたって工夫した点を聞かせていただけますか？

コスト面も含め、本当に必要かどうかの検討をしっかり行いました。先生方の中にはこれまで通りの運用方法でいいのではないかという声もあったため、導入テストを通じて丁寧な検証も行いました。検討していく中で、荷物を管理する側においては、工数削減や業務効率化の面、荷物を受け取る側においては、時間のロスを防げる点で効果を実感できたので導入に至りました。

荷物管理のデジタル化は私たちにとっても新しいチャレンジでしたが、システムがシンプルなデザインになっているので、マニュアルを読み込まなくても使いこなせて大変便利です。

デジタル化のために新しいシステムを導入すると、使いこなすまではシステムに振り回されたり、逆に作業工程や過程が増えることもありますが、トドケールにおいては非常にシンプルなUIと操作性なので負荷なく導入でき、自然にうまく回っている実感があります。

トドケールを導入したことで、荷物の受け渡しにおける交通網が整理され、見えない部分がスムーズになり、導入してよかったと感じています。トドケールの導入は、学内の荷物管理におけるインフラ整備になったと思います。

最後に公立諏訪東京理科大学において総務課として目指す業務の方向性について教えていただけますか？

手書きやマニュアル作業を減らすことでミスの発生を極小化したいと考えております。また、電算化を積極的に進めつつも、徒に数を増やすことなく必要最小限のシステムでシンプルに運用をしていきたいと考えております。

システムの活用により作業工数は削減しつつも、先生方から「便利になったね。」と言っていただけるような満足度の高いサービスを提供できるように全体設計をしていきたいと考えております。

公立諏訪東京理科大学様のさらなる飛躍、業務のDX化に期待しております！本日はありがとうございました！