今回は、住宅販売・不動産開発・賃貸運営・不動産仲介などを手がける住商レジデンシャル株式会社の石井様、橋場様に、トドケール導入の経緯と効果を伺いました。

DX推進のミッションのもと、総務部門の大きな負担となっていた紙の授受簿管理と物理的な郵便物配布から、どのように脱却されたのでしょうか。本記事では、荷物対応工数を40%削減するに至った具体的な道のりをご紹介します。

<取材にご協力いただいた方>
住商レジデンシャル株式会社
経営管理部 総務・DXチーム 部長付
石井　健一　様

経営管理部 総務・DXチーム 事務主任
橋場　順子　様

<法人プロフィール>
名称：住商レジデンシャル株式会社
設立：1973年2月20日（2025年1月1日に住商建物株式会社より商号変更し、会社分割によりマンション管理事業を新設会社「住商建物株式会社」に承継。）
URL：https://www.sumisho-resi.co.jp/
事業内容：住宅販売・不動産開発・賃貸運営・不動産仲介など

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フロアを跨ぐ重労働と「なかなか届かない」問い合わせへの対応

Q. 郵便物処理は主に橋場様が対応されているとのことですが、トドケール導入前、郵便物管理はどのような状況でしたか？

橋場様 会社に届く郵便物を紙の授受簿で管理し、全部署に届く郵便物を手書きで書いていく必要がありました。また、オフィスが3フロアに分かれていたため、総務メンバーはフロアを跨いで配布に行く必要があり、これが大きな負担でした。特に住商建物では、1日に40〜50件もの郵便物が届く日もあり、その郵便物の中にはレターパックなどサイズが大きく重さもあるものもあったため、運搬が大変な重労働でした。

さらに、届けに行っても担当者が不在の場合は、別途メールなどで「ここに置いておきました」と連絡する必要があり、二重の手間が発生していました。

Q. 従業員の皆様からは、どのような声が上がっていましたか？また、貴社の業界ならではの管理が大変だった荷物はありますか？

橋場様 従業員からは、「届くはずの郵便物がなかなか手元に届かない」といった声が上がっていました。

不動産業の業務特性上、特定記録や信書、分譲マンション管理組合からの様々な書類、管理員からの勤怠表や修繕工事などの作業届といった重要度の高い書類が多く、郵便処理業務は最優先事項として常に対応する必要がありました。

通知と電子サイン機能で管理台帳のデジタル化を実現

Q. 課題解決に向けて動き出した、直接のきっかけは何でしたか？また、どのようにトドケールを知ったのでしょうか？

石井様 私がDX推進のミッションを担当しており、部長から直々にこの課題を解決できるツールを探すように指示がありました。

しかし、インターネットで解決できるサービスを粘り強く探していましたが、なかなか見つかりませんでした。エクセルを使った管理台帳の運用も検討しましたが、それだけでは通知機能や電子サインが残せないため断念しました。そんな中、トドケールを見つけることができました。

Q. 最終的にトドケールを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか

石井様 必要な機能が揃っていたことです。特に、郵便物の到着記録作業からシームレスに通知まで行えること、電子サインができること、そして郵便物に対してバーコードリーダーで追跡番号を紐づけられることが決め手となりました。

Q. 導入後の運用定着はスムーズでしたか？

石井様 はい、特に社内からは懸念の声もなく、スムーズに定着しました。郵便物管理の運用変更に関しても、総務部門から社内にマニュアルを展開しただけで、自然と定着していったと感じています。システム画面がかなりシンプルなことも良かったのかもしれません。

もともと従業員自身が郵便物が届くのを待っていたということもあり、通知した郵便物はほとんど滞留せず、1時間程度で受取りに来てくれているため、トドケールを利用した新しい運用は高い定着率を実現していると思います。

工数40%削減と問い合わせの大幅な減少

Q. 導入後、最も大きな変化と具体的な効果を教えてください。

橋場様 紙で授受簿を作成する必要がなくなり、物理的にフロアを跨いで郵便物を配布しに行く必要もなくなったことで、対応工数が大きく削減できました。具体的な数字として、概ね40％工数削減という大きな成果を実感しています。

また、「郵便物を物理的にフロアに持って行かなきゃいけない」というストレスがないことも、総務メンバーにとって大きなメリットに感じています。

Q. 届いた郵便物の検索性や、従業員様からの問い合わせ対応についてはいかがでしょうか？

橋場様 これまでは紙をめくって探していた郵便物の授受確認も、デジタル化によって検索性が向上し、すぐに対応できるようになりました。また、従業員自身がトドケールにログインすることで、郵便物が「届いている・届いてない」、「登録作業中」といったステータスが確認できるようになったため、問い合わせの対応件数も大幅に減りました。クラウドでの管理により、いつでも、どこからでも届いた郵便物情報にアクセスできるようになった点も、非常に利便性が高いです。

Q. 現場の従業員様の反応や、皆様が特に便利だと感じている機能は何ですか？

橋場様 従業員からは好評で、通知があれば1時間以内に受取りにきてくれるという状況です。

特に便利だと感じている機能は、電子サイン機能やバーコードリーダー機能（導入後に機能実装されたもの）、OCRによる画像の文字解析機能です。OCRの解析精度は利用当初よりもかなり上がっていて、登録時の作業工数をより削減することができています。

目の前の効率化から「上流のDX」を目指す

Q. 今回の成功体験を、今後どのように活かしていきたいですか？

石井様 今回の成功を受け、今後はトドケールの利用を他拠点へも展開していきたいと考えています。

また、現在の業界慣習で紙で取り扱っている書類についても、規約などを変更することで電子化を進めることが可能だと見ています。このように、目の前の業務をさらに効率化することで、もっと上流のDXを進め、デジタル変革を拡大していきたいと考えています。

読者へのメッセージ

Q. 最後に、かつての貴社と同じように、紙の管理や物理的な郵便物配布で悩んでいる企業の担当者へ、メッセージやアドバイスをお願いします。

石井様・橋場様 私たちと同じように、複数フロアでの郵便物配布や、紙の授受簿管理によって総務部門の工数が逼迫している企業様は多いのではないでしょうか。特に、重要度の高い郵便物を多数扱っている場合、その管理には大きなストレスがかかります。

　このような状況を変えることができた大きな理由は、郵便物管理をデジタル化したことです。結果として、工数削減はもちろんのこと、「管理しなければ」という日々のストレスからも解放され、本来の業務に集中できる時間が増えました。

　もし、郵便物管理の非効率さや、それに伴う負担にお悩みでしたら、私たちのように、デジタル化による効率化を検討してみる価値は大いにあると思います。

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 本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました。

住商レジデンシャル株式会社様の今後の活躍を祈念しております。