取材にご協力いただいた方
IAQ事業部/IAQ人事部 総務課 課長
内田　義政様
IAQ事業部/IAQ人事部 総務課
竹永　佳久様
IAQ事業部/IAQ人事部 総務課
税所　裕子様

法人プロフィール
パナソニック HVAC & CC株式会社
事業内容：家庭用エアコン、空気質関連製品、ヒートポンプ給湯機など水関連製品、空調デバイス、冷凍機の開発/製造/販売/施工/サービス
URL：https://panasonic.co.jp/hvac-cc/corp/

「空気、水、食。技術で支え、未来へつなぐ。」をブランドスローガンに、キッチンやトイレで使われる換気扇や空気清浄機、除湿機に加え、トンネル内に設置する換気設備ジェットファンなど、暮らしから社会インフラまで多岐ににわたる商品を扱うパナソニック HVAC & CC株式会社の愛知・春日井拠点。中でも換気扇は、グローバルシェアNo.1を誇ります。構内には、研究開発、製造、ならびに販売関連部門を擁する各施設を構えています。 ネット通販の利便性の裏で、同拠点では「荷物の受け渡し」が大きな課題となっていました。在宅勤務や会議で受取人がつかまらず荷物の円滑な受け渡しが難しい状況が発生し、対応を引き受けた総務は毎日2〜3時間の手動通知に追われる日々。さらに、受け渡し履歴の可視化が十分でない状況は、社員側にも「いつ届くか分からない」という不便さを感じさせる場面を生み、三者がそれぞれにもどかしい状況を抱えていました。

こうした現場の課題を解決すべく、課長の内田様は当時の経営層へ直接現状を伝え、改革へと動き出します。トライアルによって、それまで見えていなかった想定の3.75倍となる「月1,500件超」の荷物量が可視化される中、同社が選択した解決策とは――。単なる業務時間の削減にとどまらず、企業全体の信頼関係や、職場全体に心地よい「安心感」をもたらした心理的な変化の軌跡をご紹介します。

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Q:総務部門の役割と、荷物管理に関する貴拠点の体制を教えていただけますか。

内田様： 私たち総務のミッションは、グループ全体の成長発展への貢献と、安心・安全・快適な職場環境を作っていくプロフェッショナルであることです。防火防災、物理セキュリティ、従業員福利厚生、地域連携活動と、業務は多岐にわたります。社員が日々受け取る荷物の管理もその「快適な職場環境づくり」の重要な一環として私たちが管轄しており、現在は専用のメール室を設けて拠点全体の物流を一元管理する体制をとっています。

Q：メール室のオペレーションをメインでご担当されている竹永様の、具体的な業務内容について教えていただけますか。

竹永様： 主な業務は、毎日朝一番にトラックで届く大量の荷物の受け取りや検品、探す手間を減らすための登録データの管理、そして窓口での引き渡しにいたる「メール室の運営全般」です。単に荷物をさばくだけでなく、宛先情報の確認や修正といった細かなオペレーションも担当しています。現在は、毎日100件弱の荷物を扱っています。

1.導入前の課題——受け渡し履歴の不透明さが招いた、業務の非効率

Q：導入前はどのような状況だったのか、あらためてお聞かせいただけますか。

内田様： 最大の引き金になったのは、BtoBネット通販の普及でした。現場の技術者や社員たちが、必要な部品や汎用資材を自分のデスクから「ワンクリック」で手軽に注文できる環境が整いました。便利になった反面、個人単位での注文がどんどん増えていき、気づけば荷物の量が爆発的に急増していました。いわゆる「多頻度小口配送」の波が一気に拠点に押し寄せた形でした。

竹永様： 当時は本当に大変でした。配送業者さんが各棟を直接回って届けていたのですが、あまりの荷物量に配送業者側も対応しきれなくなってしまって。しかも、時代とともに社内固定電話が廃止されて一人ひとりへの社用スマホ支給へ移行したことや在宅勤務の普及も重なり、配送業者さんから「電話をかけても繋がらない」「在宅勤務で出社しておらず、取りにいけないと言われる」と課題が上がってきました。配送業者さんから「汎用品の荷物だけでも、受け取り方法の見直しが出来ませんか？」と相談されたのがきっかけでした。

Q：そこから総務で一次受けをする運用が始まったのですね。当時は受け渡し後のトラブルはありましたか。

内田様： いざ総務で引き受けたものの、今度は総務側のリソースがパンクしかけました。そこでさらに効率化を求めて、いったん「置き配」方式に変えた時期がありました。汎用品であれば、一定のリスクを前提とした運用にしようと割り切った判断を行い、注文した本人が都合の良い時間に見にきて持って行ってもらう運用にしてみました。

ですが、現実は想定通りに行かず、受け取りの把握や配送状況の確認が必要になる場面が発生することもありました。受け渡しの履歴が何らかの形に残っていかないと、ずっとこの状況が続くだろうという強い課題意識がありました。

Q：受け取る側の社員にとっても、不便さがありましたか。

竹永様： はい。「頼んだはずだけど、いつ届いたか分からない。メール室に見に行ってもまだ届いていない……」という状態で、荷物の到着を都度確認する手間が発生していました。私が1件ずつ伝票を見て電子メールで通知する作業を始めたのですが、1日80〜100件もの荷物を手作業で捌くため、それだけで毎日2〜3時間が消えていくもどかしい状況でした。

2.導入のきっかけとプロセス——拠点一体となったDXへの挑戦。トライアルで確信した、現場の膨大な潜在ニーズ

Q:課題解決に向けて動き出したきっかけを教えていただけますか。

内田様： どうにかしなければならないと考え、ネットで「荷物管理システム」を調べていた最中、ある誌面でトドケールを目にしました。「自動で伝票を読んで通知を送ってくれるなら、今抱えている課題の解決の糸口になるかもしれない」と思ってHPから資料請求したのが最初です。2024年3月頃のことでした。

Q:実際の導入まで、どのようなプロセスがあったのでしょうか。

内田様： 当社の拠点は敷地が広く、配送効率の観点からも課題があったため、まずは荷物の受け渡しを1か所に集約する構想を立てました。ちょうど物流業界全体で負担増が課題となっていた時期とも重なり、経営層に対して現場の実態とリスクを共有し、物流業界の負担軽減の必要性を話し、了承を得ました。

また、人的対応とシステム化のどちらを選択すべきかという議論もありましたが、将来を見据えた効率性と確実性の観点から、導入の方向性を固めていきました。

Q:他にも社内への説得で、決め手になったことはありましたか。

税所様： 写真付きで通知が届くというのが大きかったです。荷物の大きさや差出人がひと目でわかる。受け取り側も「これくらいの大きさの荷物が来ているなら、台車を持って取りに行こう」と。

内田様：事前に次のアクションの段取りが組めるという点は、社内の反応は非常によかったですね。

Q:トライアル期間中の手応えはいかがでしたか。

内田様：最初は1日20件のプランで始めたのですが、もともと「月400件程度であれば、手作業でカバーできるだろう」という見立てでした。ところが蓋を開けてみたら、トライアル期間中に1,000件を超えており、正直私たちも驚きました。

税所様：今では1日何件届いているのかまで確認ができるので助かっています。

Q:なぜそこまで件数が膨らんだのでしょうか。

内田様： 先ほどお話ししたBtoBネット通販のような注文も含め、これまで配送業者が各棟の現場へ直接届けていた荷物が、実は想像を超える量でした。総務の目には入っていなかったので、自分たちには見えていなかっただけで。「蓋を開けてみたら、こんなにあるんだ！」と。トドケールで一元管理できるようになって初めて、拠点全体のリアルな荷物量の全体像がつかめるようになりました。便利さを実感した社員がどんどん使い始めたというのもありますし、それだけ潜在的なニーズがあったのだと思います。これを見て、プランの変更を決めました。

3.導入後の変化——好循環がもたらした「ありがとう」の増加

Q:導入後、特に効果を感じていただけたのはどんな部分ですか。

竹永様： やはり「写真を残せること」と「履歴が残せること」、この2点がベースとして一番大きいですね。 トドケールなら、写真を見れば荷姿やおおよそのサイズも見当がつきますし、確実な受け渡しの履歴がデータとして蓄積されていく。この2つの安心材料ができたことが、すべての変化の土台になっています。以前の追跡すらできなかった状況から考えると、劇的に環境が改善されました。

Q:受取側の社員の反応はいかがでしたか。

竹永様： 以前は受け取りに行ったけど届いていなかったり、会議中の呼び出しなど社員も不便を感じていたと思います。現在は写真付きの通知によって事前に仕事の段取りができるようになったので、一番効果を実感しているのは社員だと思います。「頼んだけど来ているのかな……」という不安は完全になくなって、通知が来たら取りに行けばいいという運用に変わったことで総務への問い合わせもほぼゼロになりました。また、社員から「ありがとう」と笑顔で声をかけてもらえることが目に見えて増え、こちらも導入してよかったと思っています。

Q:総務側の変化としては、いかがでしょうか。

内田様： 荷物の受け渡しに関する問題は、今のところ本当にゼロです。これが何より大きい。作業自体も、スタッフがiPadかスマホでパシャッと伝票の写真を撮って、「はい、送信！終わり！」ですからね。今まで1件に3分かかっていたものが、数秒で終わる。圧倒的な効率化です。

Q：職場全体の雰囲気にも変化はありましたか。

内田様：荷物が届いたという小さなお知らせ一つでも、写真付きで届くことで、受け取った側は「総務がちゃんと自分宛ての荷物を見てくれている」という安心感につながっているのだと思います。
「ありがとう」と声をかけてくれる社員が増えたというのは、まさにその象徴的な変化。荷物管理という一見地味な改善が、結果として職場全体の信頼関係と、企業全体の好循環を生み出してくれたと実感しています。

4.今後の展望とアドバイス
——「気づいていないだけで、まだまだある」総務DXの次の一手へ

Q:今後、活用をさらに広げていく予定はありますか。

内田様： すでに他拠点にも「大変おすすめのサービスがある」と紹介しています。これからはAIなどの新しいテクノロジーを積極的に味方につけて、業務をよりスマートにしていく時代ですし、総務はまだまだアナログの業務が残っています。自分たちが気づいていないだけで、改善できる余地は社内にまだまだあるはずだと思っています。
また、取材の中でトドケールさんから「秋頃に社内便の追跡機能がリリースされ、手書き伝票の工数も削減できるようになる」というお話を伺って、今から非常に期待しています。グループ全体への横展開も含めて、総務DXをさらに推し進めていきたいですね。

Q:最後に、同じ悩みを抱える企業様へのメッセージをお願いします。

内田様・竹永様： 「トドケールで、社内に『笑顔を届ける』」。これが、このサービスを一言で表す言葉だと思います。導入当初はコスト面やセキュリティのハードルなど懸念もありましたが、いざ使い出すと、コストを遥かに超えるメリットがある。「一度使い始めたら、便利で手放せない」というのが我々のリアルな実感ですので、悩んでいる企業様は、ぜひ一度トライアルでその効果を体感してください。

本日はインタビューの機会をいただきましてありがとうございました。
パナソニック HVAC & CC株式会社様の今後のご活躍を祈念しております。