＜取材にご協力頂いた方＞
株式会社mofmof　バックオフィス担当　武井　未来　様

＜法人プロフィール＞
名称：株式会社mofmof
設立：2015年4月
URL：https://www.mof-mof.co.jp/
事業内容：新規事業に特化したソフトウェアの開発
クラウドのウェブアプリケーション開発の受託
スタートアップ向け開発チームの提供

ベンチャー企業の一人バックオフィス

本日は株式会社mofmof様にインタビューの機会をいただきました。本日はインタビューの機会を頂きまして、ありがとうございます。まず最初に株式会社mofmofの事業と武井様の会社における役割について教えて頂けますか？

株式会社mofmofは月額固定のアジャイル開発サービス「開発チームレンタル」を提供するソフトウェア開発の受託サービスを提供する企業です。企業の新規事業やスタートアップの事業立ち上げに必要となるアジャイル開発チームをレンタルすることで、従来のウォーターフォール型の開発では難しかった、次々に生まれる「こうしたい」を一緒に形にしていく開発サービスを月額固定の費用で提供しています。

会社の中で私はいわゆるベンチャー企業の一人バックオフィス担当で、経理から労務、総務など幅広いバックオフィスの機能の運営を一人で担当しています。

ベンチャー企業の一人バックオフィス、大変ですよね。。。株式会社mofmofクラウドメール室をご契約いただいていますが、導入に至った経緯を教えていただけますか？

株式会社mofmofでは、コロナ禍になる前にも週1日のリモートワークを制度として実施していました。しかし、コロナ禍に入ってからは、全社的にフルリモートの働き方に切り替わりました。

それまでも週１回リモートワークで働く機会があったおかげで、フルリモートによる働き方への移行は比較的スムーズに進みましたが、会社に届く郵便物など、物理的なモノには誰かが対応しなくてはいけなかったため、私は週１回～月１回の頻度で不定期にオフィスに出社していました。

そんな不定期の出社による郵便物の確認や処理でも問題ないと思っていたのですが、ある時にお客様からの郵便物に気が付かないで、お返事が遅れるという事態が発生してしまいました。最終的にはお客様からメールで連絡を受けて郵便物の存在を知り、事なきを得たのですが、やはり適時に郵便物を確認できないという状態を改善する必要があると思い、サービスのお問い合わせをさせていただきました。

郵便物に関わる業務を『まるっとお任せ』

ありがとうございます。お問い合わせをいただいてから、１週間程度で導入していただきましたが、弊社に決めていただけた理由を教えていただけますか？

トドケールさんのクラウドメール室に決めた理由を簡単に言うと「郵便物に関する業務を『まるっとお任せできそう』と感じた」からです。

郵便物の受け取りを代行するサービスは他にもいくつかありましたが、定期的に私たち宛てに郵便物を転送してくれるだけであったり、PDFスキャンに都度課金が発生してみたりと、導入しても私自身が対応しなくてはいけないことが残ってしまう印象がありました。せっかくサービスを導入するのであれば、単純に郵便物をクラウドで確認できるだけのサービスではなく、自分の作業も減るようなプラスアルファの付加価値があればいいなと思っていたので、リーズナブルな価格で柔軟に様々なリクエストに対応してくれそうなクラウドメール室を選びました。

何かが届いているかもしれないという心理的なプレッシャーから解放

ありがとうございます！クラウドメール室は「郵便物・配達物管理BPO」というコンセプトのもと、郵便物を確認するだけではなく、それに付随する作業の一部も代行します。実際に利用していただいていますが、導入後の効果について教えていただけますか？

契約してから４か月が経過していますが、実際に使ってみて「すごくありがたいサービスだな」と感じています。私が感じている効果を考えてみたのですが、２つ挙げられると思っています。

まず、オフィスに何か重要な郵便物や荷物が届いているかもしれないという不安が解消されました。これまでは１週間から１ヵ月の間隔で不定期に出社していましたが、しばらく出社しないと何かが届いているかもしれないと心のどこかで不安を感じていました。

クラウドメール室を利用し始めてからはオフィスに届いた荷物をいつでも通知とともに一覧で確認することができるので、何かが届いているかもしれないという不安を感じることがなくなりました。おかげ様でサービスを開始して以降は業務上の必要がない限り、ほとんど出社することがなくなりました。必要性のない出社が無くなり、働き方の満足度が上がっていると感じています。

トドケールさんのクラウドメール室のサービスではPDFスキャンが原則無料なので、気軽にスキャンを依頼できることも助かっています。中身を見てみないことには、判断できない書類についても料金を気にせず気軽に開封を依頼できることも心理的なストレスを軽減してくれています。

２つ目が工数の削減です。普段の業務で郵便物に触れることが少ない方にはピンとこないかもしれませんが、郵便に関する業務も様々あります。受け取ったら仕分けて渡すだけではなく、中の書類をPDFにしてクラウドストレージに保存したり、新しく入社した社員宛てに届いた保険証を各従業員に配布・郵送するなど、重要だけれども面倒な作業がたくさんあります。同時に、これまではオフィスに届いていることを確認することもできなかったので、発送作業をするまでに1週間から２週間程度かかっていたと思うのですが、クラウドメール室はボタン一つでその日のうちに発送作業をしてくれるので、新入社員の方に健康保険証が届くタイミングも早くなりました。

クラウドメール室を契約するまでは、郵便物を取りに行く作業だけではなく、中の書類をスキャンしてPDFにする業務や保険証を各従業員に送付する作業もすべて自分で行っていました。細かい作業ですが、こういった業務の工数が減ることもうれしい効果です。5月から6月にかけては住民税に関係する書類（住民税の決定通知書など）もたくさん届きます。これらを転送するのも面倒な作業ですので、こういう作業も次回からはクラウドメール室にすべてお願いしようと思っています。

デジタル化を進める意識が大切

お問い合わせをいただいたお客様の中には、コストや新しいサービスへの不安という観点で社内から理解が得られず、導入ができなかったというお話もあります。その点について、mofmof様ではいかがでしたか？

私の場合は上席との距離が近く、私が担当する業務に対する理解があったので、「導入したい！」と伝えたらスムーズに了承してくれました。私が郵便物に出社して対応していることに気が付いてくれていて、負担になっていないかと心配してくれていたようです。普段からコミュニケーションがとれていれば、デジタル化が進み、多くの業務がオンラインで完結する中で郵便物のようなモノに対応する大変さは伝わるのではないかなと思います。

また、意識の問題もあると思います。弊社では郵便物だけではなく、契約もすべて電子契約で完結するようにしています。最初は不安に感じる部分もありましたが、やってみると「ハンコいらないじゃん！」と改めて実感しました。郵便物も最初は少し懸念がありましたが、やってみるとスキャンされたPDFデータがあれば原本がなくても全く問題はありませんでした。社会全体がデジタル化を進めているという流れもあって、会社の方針としてはデジタルで完結できるものはデジタル化していこうと考えています。

ありがとうございます！とても有意義なお話を聞くことができました！今後ともどうぞよろしくお願いいたします！