取材にご協力いただいた方
経営戦略ドメイン 人事総務CBU
総務ユニット 総務ディビジョン
増田 有香 様

法人プロフィール
LINEヤフー株式会社
事業内容：LINE、Yahoo! JAPANなどを通じて、コミュニケーション、メディア、コマース領域のインターネットサービスを展開
URL：https://www.lycorp.co.jp/ja/

導入前は紙とExcelで荷物を管理し、社員への到着通知はすべてメールで送っていたLINEヤフー株式会社。日々数百件の荷物が行き交う中、受取側の通知の見落としや、メール室担当者個人の頭の中にしかない届け先ルールが、現場の負担として積み重なっていました。

LINEヤフーでは、メール室業務の効率化と、社員が荷物を受け取りやすい環境づくりを目的に、トドケールを導入しました。総務ディビジョンの増田様に、導入の背景やトライアル、運用面での工夫について伺いました。

--------------------------------------------------------------------------------

Q：はじめに、総務ユニットの中で担当されている業務について教えてください。

総務ユニット・総務ディビジョンにて、メール室の運用管理を担当しています。総務ユニット全体では、オフィス構築や移転、オフィスのセキュリティ、予算管理や外国籍の社員のサポートなど幅広く対応しており、全社員をサポートする体制であるというのが特徴です。私自身はヤフーとLINEが合併して1つのチームになったタイミングで、今のオフィスのメール室担当になりました。実際のオペレーションは業務委託パートナーにお願いしており、私たちはその運営管理を担っています。

1.導入前の課題——アナログ管理と埋もれるメール通知

Q：導入前は、荷物管理においてどのような課題がありましたか？

紙の台帳とExcelで管理していて、社員への到着通知はすべてメールで送っていました。荷物が多い日は、通知を送るだけでかなりの工数がかかっていましたね。それでいて、社員側でメールが埋もれてしまって気づかれず、荷物がメール室にずっと滞留してしまうケースが課題としてありました。

Q：Slack通知への切り替えは、以前から検討されていたのですか。

コロナ禍では、会社に届く郵便物を社員が出社せずとも確認できるよう、郵便物の画像データを社内ネットワーク上で閲覧可能にし、あわせてメールで到着を知らせる取り組みを行っていました。
そうした背景もあり、社員への通知をより便利にし、利便性を高めたいというニーズは以前からありましたが、なかなか手を入れる機会を持てずにいました。

2.検討と導入プロセス——赤坂オフィスの開設と、「スピード10倍」がもたらした迅速な検証

Q：トドケールの導入を検討したきっかけを教えてください。

きっかけは赤坂オフィスの開設準備でした。このタイミングで「何か新しいサービスを社員に提供できないか」という話し合いをし、社員への通知を改善しつつメール室側の工数も削減できるツールはないか。ということで探し始めたのが出発点です。まずチームで「必須条件」と「できれば条件」を整理し、既存のメール室運用との親和性や、通知・管理機能を総合的に比較検討し、トドケールの導入を決定しました。

Q：検討からトライアルまで、非常にスピーディーに進んだ印象ですが、何か理由はありますか。

そうですね、赤坂オフィスの開設という新しいタイミングだったこともあって、チーム全体に「まずはやってみよう」という前向きな空気があったのは大きかったと思います。私たちのバリューの一つに「スピード10倍」というものがあるのですが、頭で考えすぎる前に、まず一歩踏み出してみる、という姿勢は、こういった業務改善の場面でもしっかり根付いているのではないかと思います。「完璧な計画を立ててから動く」のではなく、「まずやってみて、走りながら調整する」というスタンスだったからこそ、このスピード感でトライアルまで持っていけたのだと思います。

Q：社内の承認を得る際に、どのような準備をされたのですか。

まず、トライアル開始の承認については、我々で資料を用意し、総務全体の意思決定者に確認してもらう形で進めました。管理側の工数削減効果は、１ヶ月のトライアル後の結果から具体的に試算ができ、以下の工数削減が見込めました。
・「通知業務」は1件あたり36秒短縮
・「内容をスキャンする業務」は1件あたり6.6分短縮
・上記を合わせて、月あたり約64時間、年間で768時間の工数削減

社員にとっての導入メリットは数字にはしづらかったのですが、社員の体験がどれだけ良くなるかということに一番こだわりたいと思っていました。
・Slackの到着通知で、荷物を確認しやすくなる点
・荷物の状況を確認しやすくなり、問い合わせ対応の負担を軽減できる点
上記の定性的なメリットも含め、社員の利便性向上と管理業務の効率化という観点から導入効果を整理し、社内承認を得ました。

Q：トライアルでは、受け取る側の社員からどのような反応がありましたか。

トライアル参加者へのアンケート（n=22）では、「継続したい」または「どちらかといえば継続したい」と回答した人の割合は100％でした。これは、とても心強い結果でした。正直なところ、新しいツールを入れるときは一定数「今のままでいい」という声が出るものだと覚悟していたので、この結果を見たときはほっとしましたし、自分たちの判断が間違っていなかったのだと自信が持てました。この数字は、本導入に向けて社内を説得する材料としても、非常に説得力のあるものだったと思います。

Q：現場への展開で工夫された点はありますか？

従来のフローが変わるため、現場で運用を担う関係者と話し合いを重ね、移行に伴う懸念や必要な準備を確認しながら進めました。導入前には先行導入部署の選定と社内周知を行い、段階的に本導入へ移行しました。 
あわせて、部署ごとに異なっていた通知ルールも見直し、より分かりやすい運用へ標準化しました。既存の慣習にとらわれず、現在のオフィス環境に合う形へ見直せたことが大きな成果です。

3.導入後の成果——属人化の解消と「直感的に使えるUI」の評価

Q：導入後、特に効果を感じている機能はありますか。

自動振り分け機能ですね。これまで個別の判断に頼っていた宛先情報をシステム上で管理できるようになり、関係者が必要な情報を参照できる仕組みに変わりました。属人化していた知識を共有できるようになった点は大きな変化です。

Q：通知方法をSlackへ変更したことで、現場にはどのような変化がありましたか。

社員が通知に気づきやすくなったので、メール室側からのリマインド業務がかなり減りました。以前は見落としを前提にリマインドをかけていたようなところがあったので、そこの工数が浮いた形です。

Q：社員の皆様からの反応はいかがでしたか。

マニュアルがなくても直感的に操作できるUIは、管理側からも、荷物を受け取る社員側からも非常に評価が高いです。「使い方が分からない」といった問い合わせはありませんし、Slackで通知が来て、そこからワンタップで受け取り登録ができる、というシンプルな体験は、スムーズに社内に浸透しているように感じています。特に外国籍の社員も多い環境なので、説明を読まなくても直感的に操作できるという点は、思っていた以上に大きなメリットでした。日常的に使いこんでいるからこその声として、「到着登録のタイムスタンプに時刻も表示してほしい」といった要望も挙がってきています。

4.今後の展望——標準化と、働き方の変化への対応

Q：今後、トドケールをどのように活用していきたいですか。

担当者しか分からない特殊な運用を、これからさらに減らしていきたいと考えています。業務の効率化だけでなく、メール室全体の可視化・標準化も推進していきたいですね。会社としてはリモート中心から週数回の出社へと状況が変わってきているので、働き方や郵便物の受け取り方の変化に合わせ、メール室業務全体を継続的に見直していきたいと考えています。発送業務を含めた活用の可能性についても検討していきます。

Q：最後に、同じ課題を抱える企業様へメッセージをお願いします。

荷物管理は地味な業務に見えるかもしれませんが、社員一人ひとりの日々の「ちょっとした困りごと」を解消し、会社全体の働きやすさや生産性の向上に繋げていけると考えています。状況や環境に合わせて運用を見直し、より使いやすい仕組みへ改善を重ねていきたいと思います。
導入にあたっては、現場の運用に合わせて検討を進めるうえで、トドケール側からも必要な情報提供を頂きました。同じような課題を抱えている企業様には、現行業務を可視化し、自社の運用に合う形を検証していくことが改善の第一歩になると思います。

本日はインタビューにご協力いただき、ありがとうございました。LINEヤフー株式会社様の今後のさらなるご活躍を、心よりお祈りしております。