本日はインタビューのお時間を頂きましてありがとうございます。まず、貴院について紹介をいただけますか？

　亀田総合病院は医療法人鉄蕉会の中核施設として、南房総一帯の高度急性期医療を担うべく日々地域医療の充実に取り組んでいます。現在に至るまで千葉県南部の基幹病院として、優れた人材、高精度機器を導入・駆使し、急性期医療を担っており、集中治療部門（ICU、CCU、ECU、NCU、NICU）を整備し急性期高度医療の提供に力を注いでいます。現在917床の入院病床（特殊病床含む）を有し、34診療科の一般診療に加え、救命救急センターや総合周産期母子医療センター、化学療法センター、外来・入院透析、不妊治療外来等を提供する中で、 2022年にはCOVID-19を含む新興感染症や結核などの空気感染対策に対応した陰陽圧手術室も増設し、手術室の数は隣接する亀田クリニックと合わせて28室を備えています。その他、集中治療医2名以上が常駐するスーパーICUも14床完備し、日夜問わずハイレベルな治療を提供しています。

　また、診療部門も含めた医療サービス全般にわたるISO9001の認証や、国際的な医療機能評価であるJoint Commission International（JCI）から日本初の認証を取得するなど、医療の質の向上に全力で取り組んでいる総合病院です。

トドケールを利用される皆様の病院における役割及び業務内容を教えてください。

私の所属する診療支援部診療支援課は、一部の例外を除き、医療には直接関係しない日常的な事務作業を支援する部署です。代表的な業務としては、診療に関連した書類の管理や、郵便物や配達物の管理・受け渡しなどが該当します。当院の特徴は、各診療科に医局を設置するという従来の医局のあり方とは異なり、全ての医局を束ねた総合医局としていることです。そのため、診療支援科は34科すべての診療科の医師の支援を担当しています。総勢約20名ほどで運営に携わっています。

　その中で配達物管理の業務にトドケールをご利用いただいているということですが、トドケールを導入される前ではどのように病院内における配達物等の荷物管理の業務をされていたのか詳細を教えていただけますか？

トドケールの導入前にはオフィスに届いた配達物は一度、病院全体の受け取り窓口で受け取り、宛先ごとの仕分けを行ってから、医局内に保管して、各ドクターのメールボックスに荷物が届いていることを知らせるタグをつけ、気が付いたときに取りに来てもらうという運用を行っていました。

　　ただ、この運用はメールボックスを探してタグをつける作業が面倒な上に、受け渡した後にタグを外し忘れて、荷物を受け取ったのかどうかわからなくなってしまうこともあり、大変煩雑な業務となっていました。また、医師は時間に追われていることも多く、「診療科まで持ってきてほしい」とリクエストを受けることもあり、業務の統一性がなくなってしまうという課題もありました。

　結果、受け渡しの記録を紙に残す必要が出てくるなど、付随的な業務も発生し始めたので、何とかこれを効率化できないものかと解決策を探していたところ、トドケールのご案内を頂きました。

トドケールをご案内した時に興味をもっていただいたと思うのですが、導入を検討して頂けた理由を教えてください。

　トドケールの導入を検討していた頃、総合医局が入っている建屋を取り壊し、立て替える工事が進んでいました。ドクターオフィス（総合医局や医師のデスク、待機・休憩場所）は１つにしたいと考えていたのですが、新棟のスペースの制約から、最終的に２つのドクターオフィスを異なる建物に設けることになりました。しかし、２つの場所で荷物管理を行う人員の余裕はなかったため、トドケールを導入し、両方の建物の間に荷物の受け渡し場所を設置して、通知をして取りに来てもらう形で問題が解決できると考えました。

　トドケールのお話を聞いてから導入まではとてもスムーズでした。競合の調査も行いましたが、そもそも同様の機能を提供しているサービスがないということと、近いものでもトドケールのシステムの機能性や完成度が突出していたという印象を受けたので、稟議ではその内容を説明しました。あまりないことなのですが、トドケールに関しては、多少の他社比較を行っただけで予算までの承認を得ることができました。

導入後の効果や運用に関してはどのように感じていますか？

　当院では1日に約２０〜３０個の荷物が届き、現在２名がトドケールを使ってその管理をしています。月にすると５００個程度の荷物を管理しているので、従来の運用方法のままリストに荷物の情報を記入して、その受け渡しを管理するのは大変でした。

　トドケールを導入してからはとても業務が楽になったと感じています。荷物の写真を取れば、OCRが荷物の情報をリスト化してくれます。情報はアカウントを持っている人であれば見ることができるので、管理者間での情報共有も楽になりました。どの荷物がすでに受け取られていて、どの荷物が受け取られていないのかもシステムにログインすればすぐにわかりますし、滞留している状態の確認もリアルタイムにできます。誰の荷物が多く停滞しているのかもすぐに把握できるため、案内がしやすくなったという点でメリットを感じています。また、以前であれば紙を用いて、サインをもらったり印鑑を押してもらったりしていたものを受け取りの記録としていましたが、現在は紙はすべて廃止されており、管理用の紙を印刷したり、それを保管したりする必要はありません。その代わりに、登録された荷物に対して電子サインを行うためのタブレットが１つだけ置いてあります。

　また、荷物に関するデータがすぐに把握できることもメリットです。院内でどれだけ荷物管理の業務が効率化しているのか、荷物がどれくらい届いており、どれくらいの作業が発生しているのかなどを、担当者の印象で曖昧に答えるのではなく、数字としてきちんと把握できることのメリットを感じるようになりました。トドケールを導入して以降、何か説明を求められたときにデータをすぐに示せることができるようになったため、「どれくらいの業務があるのか？」「なぜこれくらいの時間が掛かるのか？」といった点を合理的に説明できるので、業務内容を周囲に納得してもらえるようになったと感じています。

医師も、これまでは荷物が届いていると知っていても、どんな荷物なのかがわかりませんでした。Amazonなどの購入物なのか、それ以外の荷物なのかなど、他の仕事よりも受け取りを優先するべきかどうかの判断が付きませんでした。トドケールの通知では荷物の写真が送られるため、判断材料が増えたという点で助かることもあると思います。

今後、目指す業務の方向性について教えてください。

病院の収入である診療報酬は基本的に制度によって決まっているので、病院として収入を上げることは容易ではありません。

その観点から、診療以外の業務を効率化することは非常に重要です。業務の効率化のためにデジタル化を進めていく必要があると思っていますので、病院としては珍しいと思うのですが亀田総合病院にはCDO（最高デジタル責任者）という役職が存在しています。

ただ、予算が潤沢にあるわけではないので、効率化の可能性が高いところから順次、優先順位をつけながらツールの導入を進めています。DX推進やセキュリティ向上と言われても、どのように進めれば良いのか迷うこともありますが、病院としてデジタル化を進めていくという方針は変わりませんので、これからも情報を集め、効率化できる可能性があれば取り組んでいきたいと考えています。

本日は貴重なお話を聞かせていただいてありがとうございました。亀田総合病院の益々の発展を期待しております！