＜取材にご協力頂いた方＞
箱根登山鉄道株式会社　総務部　伴野　太一　様

＜法人プロフィール＞
名称：箱根登山鉄道株式会社
設立：1928年
URL：https://www.hakonenavi.jp/hakone-tozan/
事業内容：箱根登山鉄道・鋼索線（ケーブルカー）の運営、その他

歴史ある箱根登山鉄道のデジタル化

本日は「トドケール」を導入いただいた箱根登山鉄道株式会社　総務部の伴野様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！まずは箱根登山鉄道株式会社の事業と伴野様の業務についてお伺いできますか？

箱根登山鉄道株式会社は小田急箱根ホールディングスのグループ企業であり、主に小田原から箱根湯本を経由して強羅までをつなぐ箱根登山鉄道のほか、箱根エリアにおけるロープウェイやケーブルカーの管理・運営を担う歴史ある鉄道会社です。

2023年3月以降は日本人のみならず、外国の方も多く箱根を訪れていただいておりまして、6月の時期に咲き誇るあじさいを楽しむことができる「箱根あじさい電車」など、様々なイベントを準備して、地元の観光産業を盛り上げるだけでなく、地元に住む方々の交通網としても愛されております。

私の役割は総務部における後方支援であり、総務部としての仕事として一般的な郵便受け取り・管理や備品の管理のほか、労務管理や給与計算、ITシステムの導入など、経理部と情報システム部の機能も一部掛け持ちしております。

ありがとうございます。私も子供のころから箱根には幾度も訪れて、その度に利用させていただいた記憶があります。また総務部として情報システム部の業務も行われているということで大変、守備範囲が広いですね。

紙の管理をやめたデジタル化の思いがけない大きな効果

その中で、今回、トドケールのプロダクトである「トドケール」にお問い合わせをいただいた経緯やその課題を教えていただけますでしょうか。

はい、郵便物の中には「簡易書留」や「レターパック（ライト・プラス）」、「速達」、「特定記録郵便」など一部、一般的な郵便物と比較すると重要なものがあります。それらについて、弊社ではこれまで紙の管理簿を使って、手書きで管理していました。手渡しの際にはハンコをもってきていただいて、受領確認を記録して、紛失しないような管理を心掛けてきました。しかし、このデジタル化の時代にいつまでも紙で管理することに疑問をもったのと同時に、管理を効率化できるサービスはないのかと思って探したところ、「トドケール」を見つけました。

ありがとうございます。箱根登山鉄道様においてはお問い合わせから導入まで約１か月と早い段階で導入の決断をいただきましたが、導入後の効果はいかがでしょうか。

導入してから、大活躍しています。本当に大きな効果を発揮していると感じています。自分なりにまとめてみると４つの効果があると思っています。

１．作業効率の上昇

まず、これまでは紙で管理していたため、記録が必要な郵便物が届くとすべてを紙の管理簿に記載していました。量としては平均して１日に５通から８通程度ですが、月に２０営業日あると考えると、月１００通から１６０通くらいの郵便物の情報を手書きするわけですから、結構大変な作業です。トドケールを使ってからは、写真を撮って、情報を選択式で入力すれば完了するので、作業自体がとても楽になりました。

また、これまでは問い合わせがあったりしたら、帳簿を開いて情報を探していたのですが、トドケールになってからは、システムやアプリで検索すればすぐに見つかるので、問い合わせに対する対応も簡略化されて、大きな効率化の効果を生んでいます。

２．問い合わせの減少

次に紹介したい効果が、問い合わせの減少です。郵便物を受け取る方は郵便物を待っている場合が多いです。特に記録をする必要があるほどに重要な郵便物となれば、なおさら、いつ届くのかを気にされている方が多いと感じています。

これまでは郵便物の記録をとってはいたのですが、連絡まではしていませんでした。そのため、郵便物が届いていないかを確認する電話が１日に数回は掛かってきていて、その度に帳簿を見て、回答をするという手間が発生していました。

ただ、トドケールでは郵便物を記録すると自動的に受け取る方に写真を添えて電子メールで通知してくれるので、受け取る方は届いたことがすぐにわかります。結果として、これまでは頻繁にかかってきていた問い合わせの電話が大きく減少しました。と言いますか、ほぼなくなりました。この効果については導入検討時は予想していなかったので、驚くとともに社内で情報を共有することの大切さを痛感しています。

３．引き取りの早期化

次に郵便物の引き取りが平均して早くなるという効果もありました。これまでは郵便物の到着を通知をしていなかったので、記録する郵便物が届いていても人によっては３週間など、こちらが不安になるくらい長い期間取りに来ない場合がありました。保管する場所の上限もあるので、管理する側としては早めに取りに来てほしいというのが本音ですが、郵便物をあまり受け取らない方は「取りに来る」という習慣がないので、どうしたらいいのかと考えていました。

今ではトドケールから送られる通知により郵便物が届いていることを知らせることができるので、長い期間取りに来ないという方はいなくなりました。また、通知を受け取った郵便物を取りに来る方が部署の郵便物をすべて引き取ってくれることもあるので、全体として郵便物の引き取りまでの期間は半分くらいまで短くなり、管理する我々としては非常に助かっています。

４．受け取り手の満足度の向上

最後に受け取る方々の満足度が大きく向上したことが重要な効果として挙げられます。これまでは、郵便物を待っている方々は異なるフロアから何度も総務まで来て、郵便物があるかどうかを確認していました。同じ会社といっても、弊社では複数フロアにそれぞれ部署があるので、上下階に移動して、郵便物を確認するのにもそれなりに時間が掛かります。

トドケールを導入してからは、郵便物が届くと写真とともに通知が送られますので、受け取る方は自分で重要性を判断して、無理のないタイミングで引き取りにきます。写真とともに通知をすることで、早く取りにいかないといけないのかそうではないのかを判断して、タイミングをコントロールできることが、受け取る方には非常に好評です。総務の工数削減と同時に受け取る社員の工数削減までできています。また、タブレットでサインできるので、受け取る人はハンコを持ってくる必要もなくなりました。

すぐに使いこなせるシンプルな操作性

様々な効果を紹介していただきましてありがとうございます。とても上手にご利用いただいているという印象を受けました。実際の運用方法について教えていただけますか？

トドケール自体がとてもシンプルなつくりであるため、本当に単純な方法で運用しています。朝に郵便物が届いたら、記録が必要な郵便物と記録が必要ない郵便物を分けて、記録が必要な郵便物の写真を撮りながら、登録をしていきます。登録と同時に通知が自動的に飛ぶので、それ以上のことはする必要がありません。

受取の際にはタブレットがおいてあるので、受け取る社員はアプリを起動して受け取りのサインをしてもらいます。導入当初は戸惑う人もいましたが、今では全員が慣れましたので、我々としては特にサポートも必要ありません。とてもシンプルで使いやすいです。

ありがとうございます！とても参考になりました！最後に弊社のトドケールに対する満足度を教えていただけますか？

はい、大変満足しています。サポートも丁寧ですし、シンプルな操作性の中にも必要な機能がすべて揃っているプロダクトだと感じました。他の鉄道会社においても、導入すれば大きな効果を発揮できるのではないかなと感じます。同業の企業だけでなく、様々な業種の企業にもおすすめしたいです。

本日はありがとうございました！高い評価をいただいておりますが、これに満足せず、皆様のお役に立てるように改善を続けたいと思います！今後ともよろしくお願いいたします！