＜取材にご協力頂いた方＞
クラスメソッド株式会社
営業事務チームの皆様

＜法人プロフィール＞
名称：クラスメソッド株式会社
設立：2004年 7月
URL：https://classmethod.jp/
事業内容：
事業内容：クラウド、モバイル、データ分析基盤、機械学習、生成系AIなどのコンサルティング、システム開発、運用サービス

「オープンな発想と高い技術力により、すべての人々の創造活動に貢献し続ける」

本日は郵便物管理業務代行サービス「クラウドメール室」（以下、「クラウドメール室」）を導入いただいたクラスメソッド株式会社から、営業事務チームのみなさんにお話を伺いました。まずは貴社の事業内容と皆様の役割について教えていただけますか？

クラスメソッド株式会社では「オープンな発想と高い技術力により、すべての人々の創造活動に貢献し続ける。」という経営理念のもと、クラウド、モバイル、データ分析基盤、機械学習／生成AIなどのコンサルティングやシステム開発、運用サービスを提供しています。
高い技術力を持ったエンジニア集団として、お客様の事業課題によりそった提案を行っており、約4,000社への技術支援を通じて蓄積したノウハウをもとに長期的に安定したビジネス支援を提供しています。

私たちは営業事務業務の一つとして、本社宛てにお客様から到着した書類（主に契約書）を確認し担当部署へ転送依頼をするなど、顧客との契約締結に関する事務業務（契約書の作成、送付、管理など）をリモートワークにて担っています。

それでは、現在ご利用いただいている「クラウドメール室」を導入検討いただいたきっかけをお聞かせください。

新型コロナウイルスの感染拡大が大きなきっかけです。当時、緊急事態宣言が発令され、弊社でも出社する人数を大幅に制限する必要がありました。コロナ禍以前は、郵送対応をするメンバーは基本的に全員出社していたのですが、宣言下では出社を週1〜2回に減らし、さらに出社メンバーも1/3程度に絞っていました。それまでは全ての営業日で対応していた業務を、その限られた人数と時間で対応しなければならなかったため、どうしても営業からの依頼に即座に対応することが難しくなってしまいました。その結果、対応完了までのリードタイムが長くなってしまったり、出社した特定のメンバーに業務負荷が集中してしまう課題がありました。

当時は「クラウドメール室」のような郵便物管理サービスは利用されていたのでしょうか。

　はい。「クラウドメール室」導入前にも、別の私書箱サービスを利用していました。
ただ、そのサービスは書類の転送先が固定されていたので、フレキシブルに転送先を変更できなかったのです。例えば「担当者A」宛や「本社」宛というように 宛先が決まっていたため、必然的に担当者か本社に出社しているメンバーしか対応ができず、その結果、業務が属人化してしまうという点がチーム内の課題として上がっていました。

また、当時は物理的に書類が手元に届くまで、中身を確認することができませんでした。
契約書には収入印紙が必要な場合など、準備が必要なケースがありますが、それが書類到着後でないと分からず、対応に時間がかかってしまうことも課題でした。
そこでリモート環境下でも郵送物の対応を滞りなく行うことができ、担当者が属人化せず、工数も削減できるようなサービスを探し始めました。

サービス選定のポイントと「クラウドメール室」の決め手

ありがとうございます。では、サービスを比較検討する上では、どんなポイントを重視されましたか？

　サービスを選定する上で重視したのは、以下の5点です。

1. 安定稼働の実績：他の導入企業で安定して稼働している実績があること。

2. 柔軟な転送先指定： 転送先を自由に選べて、担当者が属人化しないこと。

3. セキュリティ：対応する社員の個人住所などを外部（お客様）に知らせずに済むこと。

4. PDF化： 書類のPDF化依頼が可能であること。

5. サポート体制：サポート体制が充実していること。

いくつかのサービスを比較検討した結果、「クラウドメール室」は私たちが重視していたポイントをすべて満たしていました。特に、書類のPDF化機能と、転送先をフレキシブルに指定できる点が、以前のサービスでの課題を解決できると判断し、導入の大きな決め手となりました。

その他に、導入の決め手になった点はありますか？

　検討段階での問合せに対するレスポンスが非常に早く、丁寧だったことも印象的でした。当時は複数のサービスを検討していたので、不安を感じさせない迅速かつ丁寧なご返答をいただけたことが、導入後のサポートにも期待が持てると感じました。実際にサポート担当の方の反応は本当に早くて、いつも助かっています。

「クラウドメール室」の具体的な活用方法と導入効果

柔軟な対応と丁寧なサポートが決め手となったのですね。それでは現在、「クラウドメール室」をどのように活用されているか、具体的な業務フローを教えてください。

　まず契約に関する書類の送付先として、お客様へ「クラウドメール室」の住所をお伝えしています。

1. 書類が「クラウドメール室」に到着すると、封筒の外観（宛名などの情報）の写真がシステムに登録され、私たちに通知が届きます。

2. その通知を見て、開封してPDF化してもらうか、開封せずにそのまま転送してもらうかを弊社内で判断します。主に契約書などお客様とのやり取りに関する書類をお願いしているので、ほとんどの書類のPDF化を依頼しています。

3. PDF化を依頼しない場合は、未開封のまま担当者や部署への転送依頼を行います。

4. PDF化を依頼した場合は、スキャンデータがシステムにアップロードされるので、まず内容を確認します。

5. 内容確認後、弊社担当者を宛先に指定して、原本の転送依頼を行います。

6. 原本が担当者の手元に届くのを待つ間に、PDFデータを社内でも共有し、契約内容の確認や、印紙の準備などを進めます。
   高額な印紙の準備が必要になるケースでは、以前は原本を見てから手配していましたが、今ではPDF確認後、原本到着までの間に準備できるようになりました。

7. 原本到着後、スムーズに契約締結手続きに入ります。

    

ありがとうございます。登録された画像から、それを開封するかどうかをどのように判断されているのですか？

　ほとんどの場合、外装から判断しています。契約関連の書類は、基本的に開封してPDF化をお願いしています。ダイレクトメールなど、明らかに開封不要なものは依頼していません。主に契約関連の書類をお願いしているので、それ以外の郵便物は極力届かないように、送付先住所の案内時に工夫しています。

到着前にPDFで内容を確認できることで、準備がスムーズに進むようになったのですね。
その他に、「クラウドメール室」の導入によって、どのような効果がありましたか？

　最も大きな効果は、やはりリードタイムの大幅な短縮と業務の属人化の解消です。

以前は原本が届くまで準備を進めることができなかったのですが、今はPDFで事前に内容を確認できるので、関係部署への共有や準備などを前もって進められるようになり、業務全体のスピードが格段に上がりました。

また、転送先を柔軟に選べるようになったことで、特定のメンバーに負荷が集中することがなくなりました。例えば、時短勤務のメンバーが不在の時間帯や、休暇中の場合でも、チーム内の他のメンバーが対応できるので、業務がストップする心配がなくなりました。これは精神的な安心感にも繋がっています。以前は「自分が休んだら業務が滞ってしまうのでは」「仕事を止めてしまっているのでは」という不安がありましたが、今は全く心配ありません。 

導入していただいてから、実際にどれくらいの業務削減が実現したのでしょうか。

　郵送物の受け取りからスキャン、仕分け、転送依頼といった一連の作業工数が、月あたり約3時間削減できています。これは非常に大きなメリットだと感じています。月間の契約件数は大体20件前後、多い月は30件近くになりますね。

また価格面では、以前利用していたサービスよりは上がったものの、それに見合うだけの
あるいはそれ以上の価値があると実感しています。PDF化や柔軟な転送といった機能によって得られる効率化や安心感を考えると、十分に納得できる投資でした。

多様な働き方を支える業務体制を目指して

それでは最後に、今後目指す業務の方向性について教えてください。

　弊社で契約業務に関わるメンバーは、フルタイム勤務の者もいれば、時短勤務（週3日）の者、少し短めの時間で週4日勤務の者など様々です。「自分らしく」働けるように配慮されている環境です。拠点も本社だけでなく、地方のオフィスに出社したり、フルリモートで働いているメンバーもいます。今後、さらに業務が拡大していったとしても、リモートワークや時短勤務といった多様な働き方に関わらず、安定した品質で業務を遂行できる体制を維持・強化、業務の自動化や生成AI活用による業務改善や利用者体験の向上を目指していきたいと考えています。

多種多様な契約書などを取り扱い、細やかな配慮が必要な場面も多いですが、「クラウドメール室」の導入と、それにあわせた業務フローのマニュアル化によって、チーム内のどのメンバーが対応しても、本社に出社している状態と変わらないレベルのサービスを提供できるようになりました。この基盤を活かして、今後もお客様へより良いサービスを提供できるよう、チーム一丸となって取り組んでいきたいです。

本日は貴重なお話をありがとうございました！クラスメソッド株式会社様の今後のご活躍を祈念しております！