取材にご協力いただいた方
総務部門 マネージャー
八木　寛子様
総務部門　障がい者雇用担当チームリーダー
企業在籍型職場適応援助者
山口　裕美子様

法人プロフィール
株式会社Works Human Intelligence
事業内容：大手企業向け統合人事システム「COMPANY」の開発・販売・サポート、HR関連サービスの提供
URL：https://www.works-hi.co.jp/

大手企業向けに統合人事システムを開発・提供する株式会社Works Human Intelligence。今回お話を伺った八木様は総務部門の責任者。山口様はチームリーダーとして、日々の業務を担当されています。
総務部のなかでも特徴的なのが、障がいをお持ちの方を中心に構成された業務チームの存在です。毎日出社を基本とするこのチームが、全社の郵便物・荷物管理を一手に担う体制を目指してトドケールを導入し、安定した職域を確立されるまでの道のりをご紹介します。

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Q:郵便物や宅配便の管理に関して、貴社の総務部はどのような役割を担われているのでしょうか。

八木様：郵便も宅配も、社外から届く物は基本的に全て総務が窓口になります。今回トドケールで対応しようとしたのは、その中でも小口のもの——普通郵便から書留、荷物までをひとまとめに管理できないかというチャレンジでした。

Q:実際の運用は何名くらいで、どのくらいの時間がかかっているのですか。

山口様：荷物担当が2名、郵便担当が3名です。郵便は1日あたり6時間×2名と3時間×1名、合わせて15時間ほどがトドケールへの登録や後続処理に充てられています。荷物はそれほど多くないため、1日1時間程度です。イレギュラーが発生した際は私も対応に入りますので、全体で5〜6名の体制になります。

導入前の課題——在宅勤務の定着が引き起こした「郵便物の滞留」問題

コロナ禍以前は、郵便局から荷物を引き取り、部署ごとに仕分けて「郵便ボックス」に入れておくシンプルな運用が機能していました。しかし在宅勤務が定着すると、従業員がボックスを確認しに来ない日が続き、期限切れの案内状や未受け取りの書留が積み上がる事態に陥ります。

Q:導入前はどのような状況だったのか、あらためて聞かせていただけますか。

山口様：コロナを経て在宅勤務の従業員がすごく増えたので、郵便ボックスを見に行かないと自分宛の郵便物が来てるかどうかもわからない状態になってしまって。「これ何月何日のイベントって書いてあるけど、もう過ぎてるよね」みたいなものも結構出てきていました。
こうした状況を受けて各部署が「自分たちの郵便物が届いたらSlackで知らせてほしい」「代わりに受け取っておいてほしい」と個別に依頼し始め、総務チームへの要望が雪だるま式に膨らんでいきました。
いろんな部署がそれぞれ頼んでくるので、「うちはこうしてほしい」「うちはこうしてほしい」といった個別の要望が積み重なり、作業が煩雑になってしまって。それに全部対応できる人がいない状況になっていました。属人化したルールが蓄積されるにつれ、担当できる人員はますます限られ、障がい者雇用チームへの安定した業務委託という当初の目標は遠のくばかりでした。

導入のきっかけは「プランニングコンテスト」

課題が顕在化しつつあった2023年ごろ、総務部内で「費用を投じてやりたいことを提案しよう」というプランニングコンテストが開催されました。山口様はそこで郵便管理システムの導入を提案し、各部署の担当者へのヒアリングを開始します。

Q:課題解決に向けて動き出したきっかけや、当時の状況を詳しく教えていただけますか。

八木様：「当たり前のことを当たり前にやる部署」が総務なのですが、逆に「もし費用を投じることができたら何かやりたいことはないか」というプランニングコンテストを総務内で開催したことがありました。そこで「こういうツールを導入したら、こういう効果がある」という企画を提案してくれたのが、ここにいる山口さんでした。

Q:非常に興味深い取り組みですね。山口様はどのように提案され、社内での検討を進めていったのか、詳しく教えていただけますか。

山口様：まず、同じ課題を抱えている他社がどのような運用をしているのかを調べ始めました。もともと、個人に確実に届けなければならない荷物はGoogleスプレッドシートで管理していたのですが、入力も通知も手間がかかっていたため、何かよいソリューションがあるはずだと考えていました。その過程で、トドケールをはじめ、郵便通知やメール室を代行するサービスがあることを知りました。複数社を比較検討する中で、トドケールが私たちの課題解決に最も適したサービスではないかと感じました。

私たちの場合、障がい者雇用チームとしての安定した職域をまず確保したかったため、メール室をすべて代行してもらうソリューションは求めていませんでした。トドケールには「障がい者雇用で運用を実現している」という事例があり、「それならば自社でも導入しやすいかもしれない」と感じられたことが大きな後押しになりました。

トライアル期間中は「各部署の運用が回るか」の検証に全力投入

Q:実際にトライアルで使ってみて、どのような確認をされたのでしょうか。

山口様：トライアル期間中は、各部署の要望をヒアリングしながら設定を組み、「これで運用できるか」を繰り返し確認しながら、各部署の事務担当者に説明して「これなら対応できます」という合意を得ていく作業の連続でした。期間中はほぼその検証に明け暮れていましたが、結果として「運用できる」という確信が持てたため、本格利用へ進む判断ができました。

Q：そうだったのですね。貴社は導入後に徐々に活用部署を広げていかれたと思いますが、運用面で何か工夫されたことはありますか

山口様：最初に導入したのは、運用がわかりやすい部署からでした。個人宛にしか来ないような、その人に通知すれば完結する部署とか、1日の郵便量が多くない部署からまずやってみて。そこが大丈夫だと確認できたら、次に難度の高い部署へ交渉しに行く、という順番で進めました。運用が複雑な部署は、丁寧にマニュアルを作って「この場合はこのリクエストを出してください」と説明しながら、最終的に全部署に入れることができました。

導入後の変化——全従業員の215時間以上の工数を削減し、管理の透明化を実現

Q: 導入後、特に効果を感じていただけたのはどんな部分ですか。

山口様：現場で強く実感したのが「管理の透明化」です。以前は「届いているはずの郵便が見つからない」という問い合わせのたびに、箱をすべて確認しなおして送付元に確認を取り、最悪の場合は総務のミスと見なされることもありましたが、現在は「自分宛に来てると思うんですけど」と言われても、宛先名や送付元で即座に検索できるんです。「あなた宛じゃなくて財務宛に来ていて、もう受け取り済みですよ」とか、「登録がないのでまだ届いていません。お客様にご確認いただけますか」と答えられる。実際にお客様がまだ送っていなかった、というケースも出てきました。ちゃんと管理できていることを「証明できる」ようになったのが、本当によかったです。

Q: もしよろしければ、具体的な数字で、導入効果を教えていただけますか。

山口様：2025年7月から本格利用を開始し、7〜12月の6か月間で登録した郵便物・荷物は約2,400件。その内訳をもとに試算したところ、障がい者雇用チームが対応を担うことで削減できた全社の工数は、3つの業務で合計215時間以上に達します。
出社して現地まで足を運ぶ移動工数も加えると、数字はさらに大きくなります。特に新宿オフィス勤務の従業員にとっては、本社に来なくても遠隔で郵便物を確認・指示できるようになったことが大きな変化でした。

Q: その他に、「トドケール」の機能で、便利だと感じているものはありますか？

山口様：Slackに通知できる点はとてもありがたいと思っています。弊社はメール文化ではないため、多くの従業員が日常的に確認しているのはSlackになります。導入の決め手でもあったのですが、Slack連携はなくてはならない機能だと感じています。
また個人的には、荷物のカテゴリごとに使用できるリクエストと通知内容を分けられる点も良いと思いました。特殊な郵便物や荷物の場合に、リクエストの範囲を絞りたかったり、通知内容に注意書きを入れたりしたいことがあったのですが、そのニーズにピンポイントで応えてくれる機能で、大変便利だと感じました。

障がい者雇用チームが主体的に業務を遂行し、安心して働くことのできる「職域」の創出

Q:  業務チームのメンバーの方々へも、スムーズに定着しましたか。

山口様：はい、アプリを操作して運用するのが、メンバーは結構好きというか、楽しんでくれている感じで。UIがわかりやすいこともあって、スムーズに定着しました。トドケールの導入によって、従業員の利便性の向上と、チームの職域拡大。この2つを同時に実現できたと思っています。毎日「今日も郵便の作業です」と継続して任せられる、安定した職域になったことが、導入して何より良かったことだと感じています。

Q：最後に、同じ悩みを抱える企業様へのメッセージがあればお願いします。

八木様：日々会社に届くものには重要な書類も多く、「物の紛失」は総務にとって本当につらい出来事です。そういった場面で履歴を追って説明できる状態になるというのは、安心感がまったく違います。「紛失事故を最小化できる」という体験を、ぜひ皆様にもご体験いただきたいと思います。

山口様：どの企業様でも、障がいのある方の安定した職域の創出・確立にお悩みだというお話をよく耳にします。郵便・荷物管理は一貫したフローがあり、毎日安定して任せられる仕事になります。そういった課題をお持ちの企業様にも、自信を持っておすすめできるサービスです。

 本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました。
Works Human Intelligence様の今後の活躍を祈念しております。