＜取材にご協力頂いた方＞
TRUST SMITH株式会社
Backoffice
金岡　友美子　様

＜法人プロフィール＞
名称：TRUST SMITH株式会社
設立：2019年
URL：https://www.trustsmith.net/
事業内容：AIソフトウェア開発・コンサルティング・ロボティクス開発事業

本日は郵便物管理業務代行サービス「クラウドメール室」を導入していただいているTRUST SMITH 株式会社 Backoffice 金岡 友美子 様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！まずはTRUST SMITH 株式会社の事業と、金岡様の職務についてお伺いできますか？

【金岡様】TRUST SMITH 株式会社はAIソフトウェアの開発や、それらを搭載したロボティクス開発事業、ソリューション事業を展開している企業です。プロダクトの多くは、提携企業と連携しながら構築・提供しており、その提携企業も元々は弊社の社内ベンチャーを起点にして立ち上がっています。私はその中で、バックオフィス全般のマネジメントと経理業務を中心に行っています。

ありがとうございます。貴社HPを拝見すると、形式に囚われることなく目標に向かって推進していく先進的な印象を強く受けました。働き方も自由度が高いようにお見受けしますが、クラウドメール室を検討するきっかけは、どのような背景があったのですか？

DX化しきれない「人」の要素

【金岡様】弊社では以前から、オフィスメンバーを中心にリモートワークを導入しているため、届いた郵便物や送付物はデータ化して、バックオフィスメンバーが個別に処理方法についてのコミュニケーションを行っていました。そういった状況でクラウドメール室の導入を検討するきっかけになった点が大きく分けて2点あります。

まず1点目は、郵便物管理業務の工数削減です。
弊社では、郵便物のスキャンから、スキャンデータのアップロードや受取人への通知まで、郵便物管理の業務は主に、アルバイトスタッフにお願いしていました。しかし、社内に届く郵便物の物量がまばらなため、その日に割り振るタスクの業務配分が難しいという課題がありました。また、ただでさえ量が多いバックオフィス業務を少人数のメンバーで対応する必要があったため、郵便物管理業務の工数を削減することで、浮いたリソースを他の業務に割くことができることは非常にメリットがあると考えていました。

2点目は、郵便物管理業務の平準化です。
弊社では郵便物管理業務に対応してもらっているスタッフの多くがアルバイトということもあり、どうしてもスタッフの入れ替わりの頻度が高く、業務引継ぎの回数や工数が増えてしまっていました。また、引継ぎの内容も、データ化した郵便物をストレージに保管する際のルールをインプットしたり、チャットツールで受取人宛に通知する際にも郵便物データのURLを送り間違えないようにしたりと、実際に手を動かしてもらいながらキャッチアップしてもらうことが多かったため、新しいスタッフへの引継ぎ開始からオンボーディングが完了するまでの期間で多くの工数がかかっていました。それらを削減する手段として、社内のメール室のオペレーションをシンプルにして平準化を進めることを検討しており、郵便物管理業務のアウトソーシング先を探していました。

アウトソーシングするメリットと、思わぬ副産物

クラウドメール室に興味を持ってくださる企業様からは、業務平準化に困っているというご相談が多く寄せられます。実際にクラウドメール室を導入してみて、どのような効果を感じていただけていますか？

【金岡様】課題の1点目に挙げた郵便物管理業務の工数削減については期待通りでした。また、もともと社内で郵便物を電子化するオペレーションをベースに郵便物管理業務を行っていたこともあり、導入当初の混乱もなかったため、余分な対応工数も発生していません。
また、郵便物管理業務をアウトソーシング化したことの副産物として、郵便物登録の処理速度や、登録された荷物情報の精度などが予想以上に向上したことで、データ化した郵便物に対しての高い検索性を得ることができたのは嬉しかったです。私は経理業務を中心に担っているため、ストレージ内で書類データを検索したり、届いた郵便物のスキャンを依頼したりすることが多いのですが、その対応工数が一気に削減できて、非常に楽になったと感じています。特に、請求書や経費精算のためのデータなどは個々人にアップロードを任せてしまうと、ストレージの様々な所に散逸してしまいがちであるため、「ここを見れば全ての荷物・郵便物が登録されている」というプラットフォームがあるのは安心感にもつながっています。さらに、その荷物データが格納されているプラットフォームから、受取人に対しての様々な通知や荷物処理についてのやり取りが行えるため、とても便利になったと感じています。

2点目の課題である郵便物管理業務の平準化についても、すごく見通しが良くなったと感じており、満足しています。私たちはクラウドメール室の転送プランを利用しているので、オフィスに届いた郵便物を、指定された住所宛に発送するだけでこちら側での対応が完了します。また、本社以外の拠点に対しては、クラウドメール室宛の転送用封筒を用意してあるので、届いた郵便物をまとめて封筒に入れて投函するだけです。郵便物を①まとめる②送るの2ステップで対応が完了するので、対応するメール室スタッフはもちろん、郵便物や配送物を全体統括する身からしても、指示出しがとても楽で助かっています。対応方法がシンプルになったため、新しく入ったメール室スタッフや、普段郵便物を受け取らないメンバーでもすぐに対応できるようになり、引継ぎやスタッフの業務オンボーディングの工数削減を実現することができました。

価値を創造できるバックオフィスの働き方に向けて

ありがとうございます。抱えていた課題がクリアになったという感想をいただけて嬉しいです！最後に、クラウドメール室を使っていただいた上で、どんな方に勧めたいと思いますか？

【金岡様】バックオフィス業務、その中でも特に経理業務に携わっている方にお勧めしたいと思います。バックオフィスチームにもハイブリッドな働き方を取り入れている企業は増えて来ているものの、郵送物対応のために出社している人をゼロにすることは難しいです。その出社している人の中には、ある種で自分は出社しなきゃいけないと思いながら耐えている部分もあるのではないでしょうか。また、出社すること自体に抵抗が無かったとしても、1つ1つの書類をスキャンしたり、スキャンしたファイルの名前を命名規則に沿って変更することは、意外とパワーが必要です。そういった作業を、アウトソーシングなどの手段を活用してどのように効率化するか、そして、効率化して削減した分のリソースをどのように有効活用するかを考えることが、組織やメンバーに対しての新しい価値を創造するバックオフィスの働き方に繋がると考えています。

インタビューにご対応いただき、ありがとうございました！TRUST SMITH株式会社様の今後の活躍を祈念しております！