〈取材にご協力いただいた方〉
ピクスタ株式会社
人事総務部　総務企画グループ
品川　伴恵　様
櫻田　すみれ　様

〈法人プロフィール〉
名称：ピクスタ株式会社
設立：2005年8月
URL：https://pixta.co.jp/

事業内容：デジタル素材のオンラインマーケットプレイス「PIXTA」の運営、家族・子ども向け出張撮影プラットフォーム「fotowa」の運営、法人向け出張撮影サービス「PIXTAオンデマンド」の運営

才能をつなぐクリエイティブ・プラットフォーム

本日は郵便物管理業務代行サービス「クラウドメール室」を導入いただいたピクスタ株式会社から、品川様、櫻田様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！
まずは貴社の事業内容について教えていただけますか？

ピクスタ株式会社は「才能をつなぎ、世界をポジティブにする」という企業理念を掲げており、さまざまな分野で才能を活かしたいと考えているクリエイターの皆さんに活躍の場を提供し、その才能を必要としている方に活用してもらえるようにするための事業を展開しています。

具体的な事業内容としては、画像・動画素材等を販売する「PIXTA」や、法人向け出張撮影サービス「PIXTAオンデマンド」、家族・子ども向け出張撮影サービス「fotowa」という3つの事業を行っています。

その中で、皆様が担当されている業務やチームについて教えてください。

私たちは人事総務部の総務企画グループという組織に所属していて、主に備品管理やオフィス管理、社内のコミュニケーション促進施策の実行など、経理や人事、労務などに該当しない業務の全てを担当しています。
総務企画グループのメンバーは3名、基本的にフルリモートで勤務しつつ郵便受け渡し等オフィス業務のために週1回交代制で出社しています。

クラウドメール室の導入を検討したきっかけ

自社オフィスからシェアオフィスへ

では次に、クラウドメール室の導入検討をするきっかけについて教えてください。

2023年に行ったオフィス移転が一番のきっかけでした。
元々、弊社は2020年からフルリモートの就業形態を採っていて、当時の自社オフィスのファシリティ管理は他社BPO業者に外注していました。当時外注していたBPO業者には、主に郵便や配送物の仕分け確認やオフィス周りの備品整備をメインに業務委託をお願いしていたのですが、2023年に弊社が自社オフィスからシェアオフィスへの移転が決まったことで、自分たちでオフィス環境の管理を行う必要が無くなり、依頼する業務が少なくなりました。ただ、郵便物の保管・管理業務は課題として残っていたので、それを効率化する方法を探している中でクラウドメール室を知り、導入検討を始めました。

総務BPOでは、サービスによって対応している内容が細かく分かれている場合がありますね。他社サービスも検討されたと思いますが、どのようなポイントでクラウドメール室の導入を決定していただいたのでしょうか。

決め手になったポイントは、大きく分けて2点あります。

1点目は、細かい要望に柔軟に対応してもらえるという点です。
弊社宛に届く配送物には佐川急便やヤマト運輸などの様々な配送キャリアが利用される場合があります。クラウドメール室と比較検討していた他社サービスでは、そのような発送形態に対応できなかったり、事前に取り決めた受取方法・データ化対応しか受け付けてもらえないという制限がありました。
クラウドメール室では、オフィスに届いたものであれば配送キャリアや荷物サイズの制限なく回収していただけるため、郵便業務をお任せしやすいところが良かったです。

2点目は、料金体系がパッケージになっていて明確だったという点です。
業務に必要な作業内容はプランの料金内に含まれていたため、別途、追加料金を支払ってオプション対応をお願いすることが少なそうだった点で検討を進めやすかったです。
回収した書類も一定枚数以下であれば無料でPDF化をお願いできますし、原本の受取が不要なDM等の廃棄も無料で依頼できます。オフィスに紙が溜まってしまうのは管理コストが発生するため、本当に原本が必要な書類だけを手元に戻す運用が、シンプルな料金体系で実現できるのは嬉しいです。

郵便物管理がラクに！コスト削減と業務の簡素化

ありがとうございます。
では、クラウドメール室を導入される前と後で、変化を感じられた点はありますか？

一番大きな変化は、社内でスキャン作業を行う必要がなくなったことです。
クラウドメール室を導入する前は、オフィスで荷物を受け取った際に、総務メンバーでスキャン作業をしていたため、その作業が郵便物管理業務の大部分を占めていました。クラウドメール室を利用してからは、気軽にスキャン作業を依頼することができるようになったため、総務メンバーだけでなく、他部署のメンバーからも喜びの声をもらっています。実は依頼をする社内メンバーも、スキャン作業をお願いすることに対して申し訳なさを感じていたようで、その点が解消できたことも導入して良かった点です。

また、先ほどもお話しした通り、オフィスに届く郵便物が全てデータ化できるようになったことで、必要以上に郵便物を保管しておくことが無くなり、管理コストや破棄コストの削減に繋がりました。特に機密情報が含まれる書類を自社オフィスで破棄する際には一定以上の工数がかかっていましたが、それもクラウドメール室に依頼すれば無料で溶解処理してもらえるため、活用しています。

機密情報が含まれる書類の処理を委託することはハードルが高いように感じている企業様もいらっしゃるようですが、利用する上での懸念点などはありましたか？

もちろん、導入前に情報の取り扱いに関してのチェックは入念に行いました。
実際に利用する上でも、システムに実装されているIPアドレスを使ったアクセス制限設定機能を有効化することで、情報セキュリティーが担保できるような運用体制を構築しています。

また、大切な情報が含まれる郵便物の処理をお願いするにあたって、作業スタッフの方の業務品質の高さも重要なポイントでした。その点でも、クラウドメール室はオフィスに郵便物を回収しに来てくださる方、スキャンや通知等のご担当者ともに作業スタッフの方の業務品質にバラつきが無いため、非常に信頼感があります。

ロケーション問わず働ける環境に

では最後に、貴社が今後目指す働き方について教えてください。

弊社はすでに全国にメンバーが点在して働いている状況のため、今後もフルリモート体制を採用していく見込みです。そのため、メンバーがどこに住んでいたとしても同じような働き方が実現できるように、スピーディーな確認や依頼対応ができる運用を維持する必要があると考えています。クラウドメール室はその一環で導入したサービスなので、目標としている運用を実現するために活用できていることを嬉しく思います。

現在は総務メンバーが郵便物管理のフロントに立つシーンが多いので、これからの目標としては各チームが自走して郵便物の内容確認や受取方法のリクエストなどが出せるような体制を構築していきたいと考えています。

さらに活用していただけるように、機能実装やオペレーション体制の改善を進めてまいります！
本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました！ピクスタ株式会社様の今後の活躍を祈念しております！