〈法人プロフィール〉
名称：株式会社MORESCO
設立：1958年10月
URL：https://www.moresco.co.jp/

事業内容：特殊潤滑油、合成潤滑油、素材、ホットメルト接着剤、エネルギーデバイス材料などの開発、製造、販売

トドケールの導入によって、いかにして年間257時間もの工数を削減し、「誰が・いつ・何を・受け取ったか」が明確な管理体制を確立されたのか、その具体策を深掘りします。

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Q.貴社の事業内容を教えて下さい。

当社は、特殊潤滑油やホットメルト接着剤、化粧品素材などの研究開発・製造・販売を手掛ける、研究開発型化学品メーカーです。自動車産業やIT・情報関連、衛生材料など、国内外の幅広い産業分野を支える高機能製品を提供しています。

Q. 皆様の業務内容・役割を教えてください。

私たちは本社に併設された研究センターの施設にある総務課（6名体制）に所属しています。株主総会運営、社内規程改廃、福利厚生、社内行事、消耗品管理、そして郵便物・荷物の受渡し業務など、幅広く担当しています。総務課6名のうち4名がトドケールをメインで使っていますが、基本は1名が担当しつつも、不在時は誰でも対応できる体制を組んでいます。

荷物受け渡し業務の非効率化と情報共有の曖昧さ

Q. トドケール導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

トドケール導入前、私たち総務課が担当する荷物の受け渡し業務は、大きく分けて2点の課題がありました。

1点目の課題は、届く荷物の伝票が従来の複写式ではなく、荷物に直接貼り付ける（シール）タイプの場合、通知業務が煩雑になっていたことです。

 従来の複写式伝票であれば控えを自席に持ち帰り、それを目で見ながら通知内容を作成することができていました。しかし、シールタイプの伝票は控えも荷物に貼り付けられているため、担当者は荷物置き場で配送伝票の情報をメモし、自席に戻ってメモを見ながらメールを作成する必要がありました。 通知1件あたり約5分の作業がかかり、試算では年間286時間もの作業時間に達していました。

2点目の課題は、複数人対応による情報の共有が不透明だった点です。

課内で『配送会社から誰かが受け取ったかも』という曖昧な状況が発生しがちでした。従業員から『荷物は届いていますか？』という問い合わせがあっても、4人それぞれの記憶や個人のメール、控え伝票に頼るしかなく、対応に時間がかかっていました。

加えて、荷物の追跡も個人のメールや控え伝票に頼るほかなく、通知した後、最終的に本人の手に渡ったかどうかも確認しづらい状況でした。この『情報共有が不透明』だった点は、私たち担当者4名にとって大きな負担となっていました。

トドケール導入の決め手は荷物管理特化の機能と高い費用対効果

Q. どのような経緯で導入を検討され、決め手は何だったのでしょうか？

私たち総務課全体の大きな課題であった『業務にかかる工数』を削減するため、特に工数を要していた荷物管理業務の改善に向けて動き出しました。

トドケールを知ったのは、上司から、DX関連の展示会案内の資料を共有してもらったことがきっかけでした。

導入検討にあたっては、オフィスマップやスケジュール管理、専用ロッカーとの連携機能が行えるサービスと比較しました。しかし、私たちの運用ではロッカーが必要なく、あくまで『荷物置き場』での受け渡しを効率化したかったので、荷物管理に特化しているトドケールが合っているなと判断しました。

実際に導入を進める際には、当初、月間の荷物量とコスト面が最大の懸念点となっていましたが、費用対効果が十分に見込めると判断され、導入を決定しました。

導入してみると試算した時間以上の効果を感じることができたため、プランのアップグレードを行わせていただきましたが、より高い費用対効果を見込めることを示せたためスムーズに社内決裁を行うことができました。

総務課の荷物管理が1件5分→30秒に劇的改善！情報共有の属人化も解消

Q. 導入後、どのような効果や変化がありましたか？

導入後、私たち総務課の業務効率は劇的に改善されました。

従来は、荷物置き場と自席を往復して手書きのメモを取り、個別にメールを作成していたため、1件あたり約5分もの時間が必要でした。

『トドケール』導入後は、このプロセスが根本的に解消され、通知業務は大幅に効率化されました。具体的には、荷物置き場で写真撮影と数回のタップだけで完了するようになり、処理時間はわずか30秒に短縮されました。これにより、長年負担となっていた荷物置き場での手書きメモ作業と、自席に戻って行う個別メール通知の業務の削減に成功しました。

この効率化により、年間257時間もの工数削減（導入前の年間作業時間286時間から、導入後は29時間へ）を試算しています。これは導入前の約90%に相当する大幅な削減です。

さらに、複数人での対応における情報共有の課題もクリアになりました。以前は『私は知らないけど、配送会社から誰かが受け取ったかも』という曖昧な状況が発生していましたが、導入後はシステム上で『誰が・いつ・何を・受け取ったか』が明確に管理されるため、課内の連携もスムーズになっています。保管場所が複数ある場合も、写真とシステム情報によって置き場所が正確に伝達できるようになり、確認の手間がなくなりました。

荷物を管理する側の業務効率化だけでなく、荷物を受け取る従業員の満足度も向上しました。

従業員からは「メール通知と違って『返信しなくては』という心理的負担が軽減された」という声が寄せられています。 また、『事前に荷物の写真を確認できる』点も非常に好評です。

高精度な社員識別機能と未受取を防ぐリマインダー活用

Q. 「トドケール」の機能で、特に便利だと感じている点や運用の工夫があれば教えてください。

トドケールは、同姓同名の社員がいても、アカウントに登録した部署の情報を基にして正確に識別してくれる点が便利です。4ヶ月間で約1000件以上登録しても、ほとんどの場合で正しい解析結果で登録されており、読み取り精度の高さが非常に助かっています。

また、運用面ではリマインダー機能を活用しています。 まず1日に1回、前日分の未受取がないかチェックします。その後、受取が完了していない荷物に対して、システムに登録している通知テンプレートを使い、荷物到着のリマインドを一括送信しています。 この工夫により、荷物の受取完了率を高く維持できているのだと思います。

トドケール成功事例を基盤とした働きやすさの追求

Q. 今後の展望についてお聞かせください。

今回のトドケールの導入によって、社内の荷物管理が格段に効率化され、社員の負担も大幅に軽減されました。今後はこの成果を活かし、他の業務でも『見える化』と『自動化』を推進していきたいと考えています。特に、社員が本来の業務に集中できる環境づくりを目指し、働きやすさと生産性の両立を図っていきたいです。

荷物管理を明確化すれば、社内コミュニケーションと満足度が向上する

Q. 最後に、荷物管理の工数削減に悩む企業の担当者へ、実体験からお伝えできることがあればアドバイスをお願いします。

荷物管理業務は非常に煩雑ですが、その課題は見過ごされがちです。しかし、この非効率な状態は、社員の業務効率や満足度に大きく影響すると考えています。

私たちも以前は悩んでいましたが、トドケールの導入で『誰が・いつ・何を・受け取ったか』が明確になり、社内のコミュニケーションもスムーズになりました。もし同じような課題を抱えているなら、まずは現状を可視化することから始めてみてください。小さな改善が、大きな成果につながることを実感しています。