実装背景

トドケールは、「人とモノをつなぐ」をミッションに、郵便物や配達物をデジタル管理するためのツールやサービスを提供しています。
総務・メール室の業務では、郵便物や配達物の受け取りだけでなく、契約書や見積書などの発送業務も担当しています。そのため、社内外から発送物の状況を確認する問い合わせが多く寄せられ、それに対応するために発送物のリストを作成するなど多くの時間を費やしていました。

これまで、発送物のリストは手書きやスプレッドシートで作成していたため、効率が悪く、誤った情報が発生するリスクもありました。このような問題から、「総務・メール室から発送した荷物の一覧を自動で管理したい」というご要望を多くいただいており、今回の機能実装に至りました。

「発送管理機能」概要

1.荷物の写真撮影で、発送物の情報を入力
今まで手書きやスプレッドシートで管理していた発送した荷物の情報を、写真を撮ることで自動的にOCR（光学文字認識）によりデジタル化し、一覧として管理できるようになります。

2.ステータス管理
発送した荷物のステータスをシステム上で確認できるため、発送を依頼した人は依頼した荷物が発送されたのかどうかの問い合わせが不要になります。

3.社内共有機能
発送した荷物の一覧は、社内で簡単に共有することができ、情報の伝達がスムーズになります。荷物のデータはすべてクラウド上のシステムで管理されるので、どれくらいの荷物が発送されているのか？といった集計も可能です。

4.追跡番号の管理
写真を撮る際にバーコードからレターパックや配送物伝票に記載された追跡番号を自動的に読み込み、記録することができます。発送した荷物の状況を確認するために、発送物の一覧に手書きで記載することが多かった追跡番号ですが、もう手でマニュアル入力する必要はありません。

「発送管理機能」具体的な機能・操作

1.発送管理画面を開き、荷物の登録をタップ

2.荷物の写真を撮影

3.荷物の登録＞OCRが自動で発送物の情報を入力

4.荷物の一覧＞登録した発送物の一覧が一元管理できる