オフィスからの郵便物配達で確認すべき項目とは？

オフィスから郵便物を出す時に確認すべき項目は、ハガキや封筒など郵便物の配達にかかる切手の料金です。郵便物の種類やサイズ、重量により細かく切手料金が設定されているため注意が必要です。オフィスから重要な書類などを郵便物を出した場合、先方に郵便物が配達されたかを確認する必要もあります。この記事では法人の皆さまが知っておくべき、郵便物に関して事前に確認しておくべき事項についてわかりやすく説明します。

目次

1. 配達にかかる切手の料金は郵便物の種類やサイズ、重量で変わる

郵便物は第一種から第四種までに分類されており、配達にかかる切手の料金は郵便物のサイズや重量により異なります。ここでは郵便物の種類ごとに、配達にかかる切手料金についてご紹介します。

第一種郵便物

第一種郵便物に該当するのは手紙で、郵便物のサイズと重量により、「定形郵便物」または「定形外郵便物（規格内・規格外）」に分類され料金が決定します。

［1］定形郵便物
最小サイズ：横9✕縦14（cm）
最大サイズ：横12✕縦23.5✕高さ1
定形郵便物として配達できる重量は50gまでで、25gまでは84円、50gまでは94円の切手料金がかかります。

［2］定形外郵便物（規格内）
最小サイズ：横9✕縦14（cm）または直径3✕長さ14の円筒形あるいは似た形
最大サイズ：横25✕縦34✕高さ3
重量：1kg以内
配達にかかる切手料金は、重量により120円から580円内で決定します。

［3］定形外郵便物（規格外）
最小サイズ：横9✕縦14（cm）または直径3✕長さ14の円筒形あるいは似た形
最大サイズ：縦60cm・横✕縦✕高さの合計が90cm
重量：4kg以内
重量により200円から1,350円の範囲内で切手料金が決まります。

第二種郵便物

第二種郵便物に該当するのはハガキで、通常ハガキは63円、往復ハガキには126円の切手料金がかかります。

第三種郵便物

日本郵便からの認可を受けた定期刊行物は第三種郵便物に分類され、低廉な料金で郵便に出すことができます。第三種郵便物は、郵便物の内容や重量により切手料金が決まります。

• 心身障がい者団体が発行する提供刊行物を内容とし、発行人から差し出されるもの毎月3回以上の発行がある場合は50g以内8円、50gを超える場合は上限1kg以内とし50gごとに3円加算。その他は50g以内15円、50gを超える場合は上限1kg以内とし50gごとに5円加算されます。

• 毎月3回以上発行する新聞紙1部または1日分を内容とし、発行人または売りさばき人から差し出されるもの50g以内42円、50gを超える場合は上限を1kgとし50gごとに6円加算されます。

• 上記以外の第三種郵便物50g以内63円、上限1kg以内とし50gごとに8円が加算されます。

第四種郵便物

日本郵便が指定した以下に該当する郵便物は、第四種郵便物として出すことができます。第三種郵便物と同様に、郵便物の内容や重量により切手料金が決まります。

• 通信教育用郵便物上限1kg以内とし、100g以内は15円。100gを超える場合は100gごとに10円。

• 点字郵便物3kg以内は無料。

• 特定録音物等郵便物3kg以内は無料。

• 植物種子等郵便物50g以内73円から400g以内290円の範囲で切手料金が規定されています。400gを超えると1kg以内を上限に100gごとに52円加算されます。

• 学術刊行物郵便物100g以内37円で、100gを超える場合は上限1kg以内とし100gごとに26円加算されます。

参照元：郵便局『手紙・はがき - 国内の料金表』

2. 法人向けのお得な割引もあり

第1章で基本となる切手料金についてご紹介しましたが、郵便物をオフィスから大量に出す場合は、法人向けのお得な割引サービスを利用することができます。日本郵便は、法人向けに様々な割引サービスを実施していますので、該当するものがあれば利用することで配達にかかるコストを大幅に削減することができます。法人向けの割引サービスを1部ご紹介します。

DM発送のコスト節約

DMの発送をしているオフィスは、日本郵便が定める条件を満たすことで、8〜44%の範囲内でお得な割引サービスを受けることができます。
参照元：郵便局『広告郵便物』

区分郵便物割引

郵便局に配達してもらう郵便物が2,000枚以上ある場合は、受取人の住所の郵便区番号ごとに分類してから持ち込むことで1〜6%の範囲内で割引サービスを受けることができます。
出典：郵便局『区分郵便物 割引率詳細』

郵便区内特別郵便物割引

同じ郵便番号に100通以上の定形郵便物もしくは定形外郵便物を配達してもらう場合に、日本郵便が定める条件を満たすことで受けられる割引サービスです。
出典：郵便物『郵便区内特別郵便物』

3. 郵便物が配達されたかを確認できる郵便追跡サービスとは？

ビジネス上の重要な書類などを郵便で出した場合、郵便物が配達されたかを確認することが大切です。ここでは日本郵便が提供する郵便追跡サービスの内容や、郵便追跡サービスを受けるための条件についてご紹介します。

確実に相手に届いたかどうかを確認できる郵便追跡サービスとは？

郵便追跡サービスとは、郵便物が配送先に届いたかをネット上で確認できるサービスです。以下の郵便物に対して郵便追跡サービスを利用することができます。

［郵便物］

• 一般書留

• 現金書留

• 簡易書留

• 特定記録郵便

• レターパック

• レタックス

• 配達時間帯指定郵便

• 新特急郵便

［荷物］

• ゆうパック

• ゆうパケット

• クリックポスト

［国際郵便物］

• EMS

• 国際小包

• 国際書留・保険付

参照元：郵便局『郵便追跡サービス』

追跡サービスを受けるための条件

上記でご紹介した郵便物に関しては、郵便局のウェブサイトにアクセスし、追跡番号を入力することで、郵便物が配送中なのか届いたのかなど状況を確認することができます。オフィスから出す郵便物が届いたかを確認するためには、普通郵便ではなく、上記でご紹介したいずれかの形式で郵便物を配達してもらう必要があります。
再配達については以下記事でも詳しく書いているので参照ください。 

• ブログ｜郵便物の再配達依頼方法や時間の確認方法について解説 ｜トドケールブログ

• ブログ｜郵便再配達は追跡できる！4つのポイントと再配達されないときの要因  ｜トドケールブログ

4.まとめ：郵便物の配達にかかる料金を理解し、確実に郵送作業を行おう！

この記事では、法人の皆さまが知っておくべき郵便物の配達に関する基本的な知識をご紹介しました。法人向けの割引サービスなどを利用することで、毎月かかる郵便物の配達にかかる切手料金を大幅に節約することができます。重要な書類を配達してもらう時は、相手先にきちんと郵便物が届いたかを確認できる郵便追跡サービスをぜひご利用ください。