普通郵便はマナー違反？領収書の郵送方法について詳しく解説

銀行振込などによって取引先から商品やサービスの代金を受け取った場合、領収書を郵送する必要が生じるかもしれません。
領収書は代金を受け取ったことを証明する重要な書類であるため、普通郵便で相手に送って良いのか不安に感じたこともあるのではないでしょうか？
今回は領収書の郵送方法について詳しく解説していきます。本記事を参考に相手に失礼と思われないようにしましょう。

目次

1. 普通郵便で領収書を郵送するのはそもそも大丈夫なのか？

金額について記載がある領収書を、そもそも普通郵便で郵送することが出来るのか疑問に思った方もいるかと思います。結論からいうと、普通郵便で領収書を郵送することは禁止されていません。普通の領収書であればそれ自体が金券ではないため、普通郵便で送ってしまっても問題ありません。
しかし受け取り相手によっては領収書を普通郵便で送ることをマナー違反と感じる方もいるので、普通郵便で郵送することは避けたほうが無難です。特に領収書の記入金額が高額である場合は、特定記録や簡易書留で送ることがマナーと言えるでしょう。

2. 領収書の郵送方法について

領収書を郵送する際、具体的にどのような手段を選べばよいのでしょうか。ここでは、ビジネスシーンにおいて信頼性の高い、普通郵便以外の郵送方法を3つご紹介します。それぞれの特性を理解した上で、送付先や重要度に応じて最適な方法を選択するようにしましょう。

2-1.封筒の種類と正しい宛名の書き方

領収書を郵送する際は、封筒の選び方や宛名の書き方にも気を配る必要があります。取引先に丁寧な印象を与えるためにも、以下の点に注意しましょう。

封筒の種類とサイズ

• 書類が折れずに入る「角形2号」や、三つ折りで収まる「長形3号」が一般的です。

• 中身が透けない二重封筒や、グレー・茶色などビジネス向けの落ち着いた色味がおすすめです。

宛名の書き方

• 会社名、部署名、担当者名の順に記載し、宛名の最後には敬称をつけます。 　- 例：「○○株式会社 経理部 御中」
  　- 例：「○○株式会社 経理部 ○○様」

※部署宛てで個人名がない場合は「御中」、担当者が明確な場合は「様」を使用しましょう。
また、封筒の表面には赤文字で「領収書在中」と明記しておくと、受け取る側が大切な書類だとすぐに気づきやすくなります。

2-2.郵便の種類

簡易書留

簡易書留では、郵送を申し込んだ時間と届いた時間が記録される郵送方法です。配達状況はインターネットで確認することができるので、いつ先方に領収書が届いたかを随時確認できます。
さらに簡易書留は配達員から受取人に郵便物が対面手渡しとなり、受け取りにサインか印鑑が必要です。受取人が不在時には持ち戻りとなります。そのため紛失のリスクが非常に低くなる信頼できる郵送方法です。
万が一の郵便物の紛失や破損時には最大で5万円までの実損額の損害賠償が行われるので、領収書といった貴重なものや大切なものを送る際におすすめの送り方です。
また、普通郵便とは違い平日だけでなく、土曜日・日曜日・祝日の配達も行われることもメリットの1つです。

特定記録

特定記録による郵送は簡易書留と同様に、配送状況をインターネットで確認することが出来ます。簡易書留と異なる点は郵便物が手渡しされずに郵便ポストへの投函となることです。
またサインや受け取りの印鑑などはないため、紛失のリスクは簡易書留と比べてやや高まります。しかし、簡易書留より料金が安いことから特定記録を利用している企業も少なくありません。

レターパック

レターパックは郵便局やコンビニエンスストアで購入できる専用封筒を使用して郵送する方法です。レターパックには、レターパックプラス(料金：520円)とレターパックライト(料金：430円)の2種類があります。
レターパックプラスでは郵便物をポストや郵便局から投函すると、配達員が送付先に対面で配達を行い、不在の場合は不在票がポストに投函されます。
レターパックライトでは郵便物を投函後、配送先に対面配達ではなくポストに郵便物を投函し、ポストに入らない場合は不在配達通知が入ります。
どちらの配達方法も上記の簡易書留、特定記録と同様にインターネットで配達状況を確認することが出来ます。

3. 領収書の送り方

次に領収書を郵送する際の注意点を解説します。次の注意点に気をつけて相手に失礼と思われないようにしましょう。

3-1. 領収書を郵送する際の注意点

次に領収書を郵送する際の注意点を解説します。次の注意点に気をつけて相手に失礼と思われないようにしましょう

中身が領収書であることがわかるようにする

領収書を送る際もっとも注意しておきたいのが、封筒にしっかり「領収書在中」と記しておくことです。この作業を省略したことで相手が領収書と気づかずに捨ててしまうおそれもあるため、なるべく記載するようにしましょう。
特段ルールなどはありませんが、一般的には左下に青色で記載している企業が多いです。
領収書だと一目でわかるようにしておけば、中身を確認せずに捨てられてしまうこともなく、確実に相手先に届くでしょう。

送付状を同封する

領収書だけを送るのではなく、挨拶や感謝の言葉を綴った送付状を一緒に送るようにしましょう。送付状には、簡単な季節の挨拶の他に、差出人の部署や名前、書類の内訳を書くのが一般的です。同時に複数の領収書を送る送付状の場合は、ひとつひとつの領収書の明細を送付状に書くといいでしょう。
また、何か領収書に特記事項や、書いて伝達したいことがある場合は、送付状に連絡事項を記載するといいでしょう。

送付状の具体的な書き方を以下の記事で書いているので参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ

郵送後はメールで連絡を入れる

領収書を郵送した後には、必ずメールで郵送した旨を先方に伝えることが必要です。郵送した日付、郵送方法などをメールに記載することで証拠として残すことができます。
電話連絡でも問題ありませんが、万が一領収書が行方不明になってしまったときに確かに送ったことを証明でき、トラブルになる危険性を最小限に抑えられるでしょう。
面倒な作業に思えますが、リスクを避けるためにも大切なひと手間となるので、必ずメールを送るようにしましょう。

領収書の控えを取っておく

領収書を郵送してしまうと、代金を受け取った側には取引があったことを証明するものが残りません。そのため領収書の控えを取っておくことが非常に重要です。
領収書を受け取った企業は、領収書の控えを事業年度の確定申告から7年間は保管しておく義務があります。相手とのトラブル回避のためにも、必ず保管しておきましょう。

3-2. 送付状には何を書けばいい？基本の書き方

領収書を郵送する際は、書類の内容や送付目的を明確に伝えるために、送付状を添付するのがビジネスマナーとして望ましい対応です。
送付状には、以下の項目を過不足なく記載することが基本とされています。

• 宛先（会社名・部署名・ご担当者名）

• 簡潔な挨拶文

• 同封書類の明細

• 差出人情報（会社名・所属・氏名・連絡先など）

送付状が添えられていることで、受領者側でも書類の内容や背景が把握しやすくなり、後工程（保管・経費処理等）のスムーズな対応にもつながります。

【送付状の例文】

○○株式会社　経理部　○○様

平素より大変お世話になっております。
下記の書類をお送り申し上げますので、ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

記
・領収書　1通

今後とも変わらぬご高配を賜りますよう、お願い申し上げます。

○○株式会社  
総務部　○○ ○○  
TEL：03-1234-5678 / E-mail：xxxx@example.co.jp

3-3. 送付後の連絡と受取確認の方法

領収書の発送後は、到着予定日や送付手段について先方へ連絡を入れておくことが望ましいです。
とくに、書留やレターパックなど追跡可能な方法で送った場合は、追跡番号を記載して送信することで、受領確認や到着遅延への対応がスムーズになります。

なお、連絡はメールが一般的で、以下のような内容を簡潔に伝えると丁寧な印象となるでしょう。

• 発送日・送付手段

• 配達予定日（または目安）

• 追跡番号（該当する場合）

【送付完了を連絡する例文】

本日○月○日付で、貴社宛に領収書を簡易書留にて発送いたしました。
追跡番号：1234-5678-XXXX
到着まで今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

なお、受取人が不在の場合は不在票が投函され、一定期間を過ぎると差出人へ返送されることがあります。事前にお知らせしておくことで、郵便物の見落としや再発送の手間を防ぐことができます。

また、先方から到着確認の連絡があった際には、お礼の返信も忘れずに行うと、良好な取引関係の維持につながるでしょう。

4. 普通郵便で領収書を郵送したい場合

領収書はなるべく簡易書留や特定記録で送る方が無難ですが、どうしても普通郵便で郵送したい場合は次の点に注意して郵送するように心がけましょう。

• 領収書はクリスタルパック(OPP袋)に入れて水濡れから防ぐ

• 切手の料金を間違えないようにする

• 領収書を入れる封筒は白封筒を使用する

領収書を普通郵便で郵送して水濡れによって領収書が濡れていたら相手からの印象は最悪です。中の領収書が絶対に汚れないようにクリスタルパックで保護しましょう。
切手の料金を間違えてしまうと受取人が不足分の料金を負担させられてしまうのでこちらも注意が必要です。
領収書といった仕事関係の書類は白封筒を使用して郵送することがビジネスマナーなので、郵送用の封筒には白封筒を使用するようにしましょう。封筒に「領収書在中」の記載も忘れずに行いましょう。普通郵便では相手が気づかずに領収書在中の封筒を捨ててしまうリスクが高まるので、忘れずに封筒に記載しましょう。 

5. 領収書を郵便以外で送りたい場合

領収書を郵便以外で相手に送りたい場合は、電子領収書を利用するのがおすすめです。電子領収書とは、一般的に電子データで発行・保存する領収書のことを指します。領収書を電子化すれば印紙が不要になるほか、経費や手間、郵送にかかる時間を大幅に削減することが出来ます。
領収書は法人税法で7年間保管することが義務づけられているため、保管スペースを確保する必要があります。領収書を電子化すれば、電子データをパソコン内やクラウド上に保管できるので、管理スペースがほぼ不要になります。
また、紙の領収書は劣化により内容の確認ができなくなったり、誤って廃棄・紛失したりするおそれもあります。しかし、電子データとして保管しておけば劣化することはなく、バックアップを取っておくことで廃棄や紛失のおそれもありません。

6. 領収書の電子化という選択肢も

これまで、領収書は紙で発行・郵送するのが一般的でしたが、昨今では電子発行による業務効率化を進める企業も増えてきています。
ここでは、電子領収書のメリットや法的な扱い、さらにDXを支援するツールの活用についてご紹介します。

6-1. 電子発行のメリット（コスト削減、効率化、紛失リスク低減）

電子領収書の導入には、以下のような実務的な利点があります。

• 印刷・封入・郵送コストの削減
  　用紙代、切手代、作業時間のいずれも削減可能です。

• 発行・送付の即時対応が可能
  　PDFなどの電子データであれば、発行と同時に送付まで完了でき、業務のスピードが向上します。

• 保管・検索が容易で紛失リスクも低減
  　クラウド上で一元管理すれば、過去の取引情報をすぐに検索でき、紛失や紙の破損といったトラブルも防げます。

これらの理由から、コストパフォーマンスと情報管理の両面で優れた運用が実現できる手段として、電子領収書は注目を集めています。

6-2. 法的に有効な電子領収書の取り扱い

電子領収書を正式な証憑（しょうひょう）として運用するには、電子帳簿保存法に準拠する必要があります。
以下のような保存要件を満たすことで、紙の領収書と同等に扱うことができます。

• 改ざん防止の措置（タイムスタンプ付与や事務処理規程の整備）

• 検索性の確保（取引年月日・金額・取引先などで検索できること）

• 見読性の保持（必要に応じて画面・印刷で内容確認が可能であること）

また、相手先が電子領収書の受領を認めていない場合や、社内での保存要件が整っていない場合は、引き続き紙での発行・郵送が求められます。導入の際には、自社と取引先の運用ルールの整合性を確認したうえで進めることが重要です。

6-3. 郵送DXサービス「トドケール」で効率化を

電子化が進む一方で、すべての領収書や請求書を完全に電子化するのは難しいと感じている企業も多いのが現実です。

そこで有効なのが、「トドケール」のような郵送業務を効率化・可視化するクラウド型サービスの活用です。

「トドケール」では、紙での発行が必要な領収書や書類をクラウド上でアップロードするだけで、一元管理可能。
送付履歴の管理や配達状況の追跡も可能なため、電子と紙の“間”をうまく補完する業務インフラとして機能します。

完全な電子化が難しい部署や業務領域でも、こうしたツールを活用することで段階的にDXを推進し、業務負荷を軽減することができます。

「トドケール」サービス詳細へ

7.よくある質問

Q. 領収証は普通郵便で送れますか？

A. はい、領収書は普通郵便でも送付可能です。ただし、普通郵便は配達記録が残らないため、紛失や未着などのリスクがある点に注意が必要です。確実に届けたい場合や、取引先への信頼性を重視する場合は、「簡易書留」や「特定記録郵便」など、追跡可能な方法を選ぶと安心です。

Q. 領収書はどうやって送ればいいですか？

A. 領収書の送付方法は、重要度や相手との関係性によって選ぶのが一般的です。通常は普通郵便でも送付可能ですが、紛失防止のために追跡機能付きの「特定記録郵便」や「簡易書留」を利用するケースが増えています。ビジネス文書として送る場合は、クリアファイルに入れて折れや汚れを防ぎ、送付状を添えると丁寧な印象になります。

Q. 領収書を宅配便で送ることはできますか？

A. いいえ、領収書は「信書」に該当するため、宅配便では送ることができません。郵便法および信書便法により、信書の送付は原則として郵便または信書便事業者に限られており、一般の宅配便（例：ヤマト運輸、佐川急便など）で送ることは禁止されています。誤送にならないよう注意が必要です

8. まとめ

本記事では領収書の郵送方法について解説しました。領収書のやりとりは先方との信頼関係に関わることなので、本記事を参考に失礼のないように領収書を郵送するようにしましょう。