〈取材にご協力いただいた方〉
株式会社湖池屋
人事総務本部 総務部次長 秘書課課長 総務課課長
村田　真彦　様

人事総務本部 総務部 総務課
檜森　千恵　様

人事総務本部 総務部 総務課
髙橋　孝治　様

〈法人プロフィール〉
名称：株式会社湖池屋
創業：1953年
設立：1958年1月
URL：https://koike-ya.com/

事業内容：菓子・スナック事業、乳酸菌事業

日本で初めてポテトチップスの量産化に成功したパイオニア

本日は郵便物・配達物管理サービス「トドケール」を導入いただいた株式会社湖池屋から村田様、檜森様、髙橋様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！まずは株式会社湖池屋の事業と、皆様の職務についてお伺いできますか？

【村田様】株式会社湖池屋は、1953年に創業したスナック菓子等の製造販売を主業としている企業です。1967年に日本で初めてポテトチップスの量産化に成功し、代表的な商品としては、「湖池屋 ポテトチップス」をはじめ、辛口ブームを作った「カラムーチョ」や姉妹ブランドの「すっぱムーチョ」、ユニークなＣＭでお馴染みの「スコーン」や「ポリンキー」、「ドンタコス」などがあります。最近では、厳選した素材に拘った「湖池屋 プライドポテト」や、厚切り芋の美味しさを存分に味わうことができる「PURE　POTATO」といった商品などに加え、スナック以外の新市場創造型商品として「ランチパイ」という商品を発売し、「スナック＝おやつ」という従来の定義を「スナック＝軽食」という定義に拡大し、おやつ以外の新しい食の形の提案も行っています。

ありがとうございます。テレビなどでもユニークで記憶に残るコマーシャルを発信されており、子供から大人まで馴染みの深い商品の数々を取り扱われていますね！自社オリジナルの芋の栽培や、新しいスナックの在り方を提唱されていることから、先進的な取り組みを積極的に取り入れられている印象を受けますが、バックオフィス部門の職務はどのようなものがあるのでしょうか。

【村田様】私達が総務課として担当している業務は、代表電話や来客の対応などの受付業務、自社ビルである本社の営繕活動、従業員食堂や社有車・従業員社宅・社用携帯電話などの会社から従業員に貸与する備品全般の管理、官公庁と連携した取り組み、人間ドッグや健康診断などの従業員の健康管理、BCP(事業継続計画)の作成など、多岐に渡ります。会社の縁の下の力持ちのような役割を担っていますので、従業員が働きやすくなるような環境整備や、従業員間のコミュニケーション構築、組織としての新たな取り組みについての発信などを行い、ホスピタリティを大事にしなくてはいけない部署であると考えています。

トドケールの導入を検討したきっかけ

とても幅広い領域の業務をご担当されていることに驚きました。それでは、今回弊社サービスをご検討いただくことになった経緯について教えていただけますか？

【村田様】前段でお話しした通り、総務課所属の人員に対して対応する業務が非常に多いので、限られたリソースで業務遂行できるようにするために、定期的に展示会などに参加して業務の省人化に繋がるようなツールを探しています。トドケールのことも、バックオフィス関連の展示会に伺った際に知り、宅配便処理の効率化ができるというワードに興味を引かれて検討を始めました。

ご関心をお寄せくださり、ありがとうございます！その際に抱えられていた課題はどのようなものだったのでしょうか。

【村田様】当時、大きく分けて2つの課題がありました。

まず1つ目は、宅配便が本社に届いた際の通知の課題です。宅配便が到着した際、総務課メンバーが宛先の従業員に向けて到着連絡をメールで送っていたのですが、宅配便の管理業務のフローを省力化していたため、荷物の写真を撮って添付するといった対応は行っていませんでした。そのため、メールを受け取った従業員からすると、どこからどんな荷物が届いて、どこに保管されているのか分からない状態でした。

2つ目は、宅配便の管理工数の課題です。到着連絡を送った従業員がメールを確認しているのか、従業員が荷物の受取を完了しているのかが分からず、定期的に確認する手間が発生していました。そのような状況下では、荷物の紛失リスクにも注意を払う必要があるため、総務課メンバーのマインドシェアも奪われてしまいます。そのため、直接確認しに行かなくとも荷物のステータスを確認できるような仕組みが必要でした。

写真を撮ったらその場で通知。荷物の管理台帳の作成も不要

ご回答ありがとうございます！荷物の到着通知の効率化・データでの荷物ステータス管理の実現にご期待いただき、トドケールの導入をご検討いただいたのですね。それでは、実際にご利用いただいて感じられたメリットなどを教えていただけますか？

【村田様】宅配便対応の工数削減はもちろんですが、トドケールに登録された荷物データの一覧を、そのまま管理台帳として活用できるのが大きなメリットだと感じています。トドケールは登録された荷物の中から、送付元や日付をキーにして荷物を検索したり、ステータスで絞り込むことで処理状況を確認したりできるので、荷物管理を行う上で非常に役立っています。

【檜森様】宅配便の写真を撮って画面を数回タップするだけで、宅配便の宛先の従業員に向けて通知を送れることが非常に便利です。宅配便の画像や、その宅配便がどこから届いて、今どこに保管されているのかといった情報も通知内容に自動的に連携されるため、これまで行っていた宅配便の到着通知メールを作成する作業は無くなりました。また、従業員が宅配便の受取を完了したら、こちら側でその通知を受け取ることができるため、荷物管理の工数削減にもなっています。

【髙橋様】宅配便が到着したら、その場で到着通知と管理簿の作成ができるのは嬉しいです。これまでは、異なる配送業者からバラバラのタイミングで届く宅配便の処理を行いながら、平行して来客や電話対応なども行っていました。大量に届く宅配便の送り状を1件ずつ確認しながらメールを作成している最中に、かかってきた電話の取り次ぎ内容などをメモしていると、どうしてもミスにつながりそうな瞬間が出てきます。トドケールを導入してからは宅配便の対応業務がクイックに完了するようになったので、1つの業務によりフォーカスできるようになりました。

ジョブ・クラフティング的思考でアップデートし続けるバックオフィス

お役立ていただけており嬉しく思います！それでは最後に、村田様が目指すこれからの総務部の方向性について教えていただけますでしょうか。

【村田様】常にアップデートと変化を求めて業務改革を推進していきたいと考えています。例えば、トドケールの導入に踏み切ったことで宅配便の受け渡し業務の効率化が実現できたように、いま私達が担っている業務全般に対して、どうすればより少ないリソースでパフォーマンス良く遂行できるようになるかを常日頃から試行錯誤しています。もちろん、これまでの業務フローの中には変えない方が良いものもありますが、現状に満足していたり、従来のやり方にこだわり過ぎてしまったりすると、全体の効率化が止まってしまいます。冒頭でお話ししたように、弊社は企業全体として新しいこと・革新的なことに取り組んでいるので、バックオフィス部門だからといって現状に満足することなく、ジョブ・クラフティング的な思考を持って、部門ひいては会社全体の業務効率や生産性の向上に繋げていきたいと考えています。

ご回答ありがとうございます。バックオフィスの業務フロー改善には、多くの社内ステークホルダーの理解を得る必要があるハードな側面もありますが、それらを実現されている貴社の推進力の秘訣を伺うことができました。本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました！株式会社湖池屋様の今後の活躍を祈念しております！