取材にご協力いただいた方
総務部 総務課 
佐々木　美穂様
村山　類様
伊藤　愛仁様

法人プロフィール
城西国際大学
事業内容：教育機関（大学）
URL：https://www.jiu.ac.jp/

月間荷物数：約600件

今回は、千葉県東金市に広大なキャンパスを構える城西国際大学様に、荷物・郵便物管理サービス「トドケール」の導入経緯と効果についてお話を伺いました。

総務・施設管理を兼務するなかで1人の担当者が担い続けてきた荷物管理業務。長期休暇明けには処理が丸1日に膨れ上がることもあった煩雑な手作業から、どのように抜け出されたのでしょうか。本記事では、トドケール導入によって実現した業務効率化の具体的な道のりをご紹介します。

幅広い業務を兼務する総務担当者が、荷物管理を一手に担う

城西国際大学様の総務部門は、一般的な事務業務にとどまらず、施設管理などのキャンパス運営を幅広く支える部署です。建物の修繕対応からエアコンの不具合確認まで、広大なキャンパス内をくまなく管理しながら、荷物・郵便物の対応もその業務範囲に含まれていました。

Q: 総務部門として、日々どのような業務を担われているのでしょうか？

施設管理を兼ねていますので、建物に不具合がないかの確認や修繕対応から、経費の集計・各部署への振り分けといった経理に近い業務まで、幅広く対応しています。キャンパスが広いので、確認に走り回ることも多いですね。荷物・郵便物の管理もそのなかの一つで、以前は1人の担当者がすべてを手作業で回していました。

導入前の課題——毎朝1時間超の手書き管理と、終わらない個別対応

トドケール導入前、城西国際大学様の荷物・郵便物管理は、届いた荷物を手書きで台帳に記録し、受取人ごとに連絡手段を変えながら個別に対応するという運用で行われていました。施設管理を兼務するなかで、荷物管理業務だけでも毎日午前中の大半を占める状況が常態化していました。

Q: トドケールを導入される前、荷物・郵便物の管理はどのような状況でしたか？

始業が8時半で、そこから大体1時間以上は郵便の対応に取られていました。お昼前にも郵便が届いて、登録・書き写し・受取人への連絡で、午前中はほとんどその作業で埋まってしまうような状態でした。特に長期休み明けは信じられない数の荷物が積み上がって、いつもは2時間で終わる作業が丸1日かかることもありました。本当に大変だった記憶があります。

Q: 受取人への連絡はどのように対応されていたのでしょうか？

どこから何が届いたかをチャットツールで連絡したり、先生によってはチャットだと気づかないから電話の方がいいとか、直接持ってきてほしいという方もいるし、人に応じて連絡手段も受け渡し方法もすべて切り分けて対応していました。連絡だけでかなりの時間がかかっていましたし、それでも全員にその日中に受け取ってもらうことは難しく、翌日まで対応が持ち越されることもありました。

Q: 取りに来てもらえない場合は、どのように対応されていましたか？

待っていても来てくれない場合は、自分で荷物を抱えてキャンパスを走って渡しに行くこともありました。広いキャンパスですので、それ自体がかなりの時間になってしまって。
また、対応が自分一人に集中していたので、私が不在の時には業務が回りにくくなる、という問題もありました。

Q: 荷物の管理や受け渡しでトラブルが発生することはありましたか？

頻繁にというわけではないのですが、やはり起きてしまっていました。私が不在の時に別のスタッフが代わりに荷物を受け取り、後で私がサインをもらうつもりで置いておいたのですが、その荷物を台帳への記入前に本人が持ち去ってしまうことがあって。記録にも残らないし、私も直接見ていないので、「届いたのか・受け取ったのか」が追えなくなってしまうんです。「管理が大変だった」というより、「管理できていなかった」という感覚がありました。1〜2ヶ月に一度は何かしら問い合わせが来るような状況でした。

導入の決め手——課題へのジャストフィットと、明確な導入メリット

荷物管理の課題が明確になるなか、システム導入の検討が始まります。複数のサービスを本格的に比較検討する間もなく、トドケールへの意思決定は驚くほどのスピードで進みました。

Q: 導入を検討したきっかけを教えてください。他のサービスとの比較検討はされましたか？

こういったシステムを入れようという話になってから、トドケールにたどり着くまでが本当に早かったんです。他にも1、2サービス検討したことがあったかもしれないのですが、あまり記憶に残らないくらい。ホームページや資料を見て、「こちらが困っていることと、解決できる内容が本当に一致した」という感覚がすごく早い段階でありました。上司もサービスをとても気に入ってくれて、意思決定までのスピードが驚くほど早かったですね。

Q: 社内の承認はスムーズに進みましたか？

課長が積極的に動いてくれて、「こういう問題点があって、このシステムでこう解決できる」というメリットをきちんと整理して上に説明してくれたんです。それが課題の実態と本当に一致していたので、「そうだよね」という話が早い段階でまとまりました。あとは限られた予算内に収まりそうだったことも、最終的な後押しになりました。

導入時の工夫——全学へのアナウンスと、丁寧な周知活動

トドケール導入にあたっては、システムの使い方を周知するだけでなく、荷物管理のルールそのものを見直す機会にもなりました。全学への案内を通じて、これまで課題となっていた運用上の問題にも、うまく対処できたと言います。

Q: 全学への導入告知はどのように進めましたか？

トドケールの導入が決まったタイミングで、「こういうシステムを導入します」というお知らせを全学に送りました。その後、システムの使い方説明のタイミングでも再度案内を出して、段階的に周知していきました。一度に大量に送るとうるさいと思われてしまうので、タイミングを分けてお伝えするようにしました。

Q: 周知に対する教職員の皆さんの反応はいかがでしたか？

ほとんどの方はすんなり受け入れてくれました。もともと荷物が届いたら通知してほしいというニーズは強かったので、むしろ喜ばれた部分も多かったと思います。導入当初は通知に気づかない方もいて、認知が広まるまでに少し時間はかかりましたが、今はだいぶ定着してきた実感があります。

導入後の効果——作業時間が約1/5に。「見える化」で問い合わせも激減

トドケール導入後、最も大きく変化したのは荷物登録にかかる時間です。手書きで伝票を転記していた作業が撮影1枚で完結するようになり、午前中を丸ごと占有していた業務は一変しました。写真付きの一覧管理によって、「届いているはずなのに見つからない」というトラブルも解消されています。

Q: 導入後、最も大きく変化したのはどのような部分ですか？

作業時間が本当に大幅に削減されて、体感では1/5くらいになったと思います。以前は追跡番号を手書きで転記していたので、伝票のどこに番号が書いてあるか探すだけで時間がかかるし、数字を写し間違えることもありました。今は伝票を撮影するだけで、1件1分もかかりません。本当に楽になりました。

Q: 写真で管理するようになって、業務はどのように変わりましたか？

何が受け取られていなくて、何がもう受け取り済みなのか、一目でわかるようになりました。以前は「届いているはずなのに見つからない」という問い合わせが来ても、手書きの台帳をめくって調べるしかなかったのですが、今はすぐに検索できるので安心感がまったく違います。荷物の状態が「見える化」されたことが、一番良かったことだと感じています。

Q: 実際の運用フローはどのようになっていますか？

荷物が届くと1階の窓口で受け取り、その場でトドケールに登録します。写真を撮って伝票情報を紐づけるだけなので、登録自体はあっという間です。あとは通知を受け取った受取人が自分で取りに来て、デジタルサインで受け取り確認をする、という流れになっています。

Q: 受取人の皆さんの反応はいかがでしょうか？

最近は自分で取りに来てくれる方がどんどん増えてきています。以前は取りに来てもらえなくて、結局自分で荷物を抱えてキャンパスを走って渡しに行くこともあったので、それに比べると本当に楽になりました。なかなか取りに来ない方は大体決まってくるので、そういう方にはリマインダー機能を使って個別に連絡を入れるようにしています。

今後の展望——キャンパス全体のデジタル化をさらに前へ

城西国際大学様では、トドケールの導入と並行して、大学全体のペーパーレス化を段階的に進めています。入退室管理のQRコード化やタイムカードのデジタル化など、広大なキャンパスならではの移動コストを含めた非効率を、デジタルの力で一つひとつ解消していく取り組みが続いています。

Q: 今後の業務改善の方向性について聞かせていただけますか？

大学全体として、数年かけてペーパーレス化を進めていく方針があります。入退室管理はICカードからQRコードに切り替わりましたし、タイムカードも1〜2年前にデジタル化されました。キャンパスが広いので、たとえばタイムカードを押すためだけに離れた場所まで歩くと、それだけで5分かかってしまうこともあって。職場でそのままパソコンから打刻できるようになったのは、地味ですが大きな改善でした。こういった取り組みを着実に続けていきたいです。

Q: 最後に、導入してみて一番良かったことを改めて教えていただけますか？

作業時間が本当に大幅に削減されたことが、一番良かったことです。あとは荷物の写真があるので、何が残っていて、何がもう受け取り済みなのかを管理することがとても効率的にできるようになりました。以前のことを思うと、本当に楽になったと感じています。

本日はインタビューの機会をいただきましてありがとうございました。城西国際大学様の今後のご発展を祈念しております。