領収書郵送時のマナー｜送付状には自社名を記載しなければいけないのか？

領収書を郵送するときには相手に失礼がないように送りたいですよね。領収書はお金に関する書類なので郵送するときにも取り扱いには十分に注意したいものです。
領収書を相手に郵送するときには、領収書のみでなく送付状も同封するかと思います。この送付状についても書き方にマナーがあるのはご存知でしょうか？
本記事では領収書を郵送する際に同封する送付状に焦点を当て、送付状の書き方や注意点について詳しく解説していきます。

目次

1. 領収書を郵送するときに送付状は必要なのか

領収書を郵送するときに送付状が必要になる理由は大きく3つあります。

ビジネスマナーとして必要

送付状を同封しないからといって罰則があるわけではありません。しかし、ビジネスの世界では常識として知られているマナーです。
領収書はお金に関わる書類です。領収書のみを相手に送付してしまうと、相手から失礼と思われてしまうこともあります。特別な事情がない限りは、送付状は必ず同封するようにしましょう。

同封物の詳細を伝える

送付状には送付した書類の一覧を記載することが一般的です。送付した書類の一覧を記載した送付状を同封することにより、受領した相手は送付した書類の一覧から不足している書類があるかどうかを確認することができます。この情報は送る書類が多い場合には送る方、受け取る方の双方にとって非常に有益です。

返送先の詳細を伝えることができる

一度書類のやり取りをした相手であれば、その後も書類を送ったり、受け取ったりすることが多いはずです。郵便物の宛先は名前だけでなく部署などを正確に書かないと大きな会社が相手の場合は社内で宛先の人まで届かない場合があり、届くとしても手元に渡るまでに時間がかかる場合があります。
送付状は相手の情報だけではなく、自社の情報を正確に記載するだけのスペースがありますので、相手が書類を返送する際には送付状を見て返送してくれる場合が多いのです。こういった細かい情報を伝えることができることが送付状の大きなメリットです。

2. 領収書を郵送するときの送り状の書き方

それでは実際に送付状の書き方を解説していきます。

日付

この日付は領収書発行日ではなく、この送付状を書いた日付または郵送する日を記載します。

宛名

用紙の左上部に宛名を書きます。相手先が法人の場合、(株)・(有)と略さず、「株式会社○○」「有限会社○○」と正式名称で記載しましょう。
また担当部署や担当者名が分かる場合には記載するようにしましょう。

件名

宛名の下の中央部に「領収書送付のご案内」や「領収書送付のお知らせ」と記載します。
相手先に同封されている書類が何であるかが一目で分かるように、少し大きな文字で書くようにしましょう。

本文

拝啓で始め、時候の挨拶や日頃のお引き立てに感謝を述べるなど、一般的なビジネスの文書と同様に記入します。
次に、今回の入金のお礼を書きます。この際、請求した日付や取引内容を簡単に書いておくと、相手先に分かりやすくなります。
そして、領収書を同封していることを記載し敬具で締めます。何か領収書に特記事項や、書いて伝達したいことがある場合は、送付状に連絡事項を記載するといいでしょう。また、同封物は記書きで記入するのが一般的です。領収書についての単位は、「通」を用いることが多いです。

自社名

最後に領収書を発行する側の自社名を記載します。自社名の他に住所や電話番号、担当者名を記載します。
会社角印や担当者印を押印すると、より正式な文書になります

困った時はテンプレートを使用

いざ送付状を作ろうと思っても失敗してしまうかも、と不安になってしまう方もいるかと思います。そんな時はテンプレートを使用するようにしましょう。ここでは、送付状のテンプレートを提供しているサイトをいくつかご紹介します。

ビジネステンプレート
ビジネステンプレートでは送付状のテンプレートのみではなく、メールで領収書を送る際のメール文例も紹介しています。 

MISOCA
MISOCAでは送付状のテンプレート以外にも領収書の書き方や送り方についても解説しています。領収書を作るツールも提供しているので、領収書関係で困っている方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

以下記事で添え状のサンプルを紹介しているので、合わせてご参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ

3. 領収書を郵送するときは送り状以外にも注意が必要

ここまでは送付状に焦点を当てて解説してきました。領収書を郵送するときには送付状以外にも注意する点があります。
この項目では送付状以外にも注意する点を2点解説します。

領収書を入れる封筒には「領収書在中」と明記

1つ目は領収書と送付状を入れる封筒についてです。領収書を入れる封筒には領収書が中に入っていることが一目で分かるように「領収書在中」と明記します。
「領収書在中」と明記することにより、相手が誤って領収書を捨ててしまうことを防いでくれます。
「領収書在中」は封筒の表に記載します。縦書き封筒であれば先方担当者名の左下に、横書き封筒であれば先方担当者名の右下に記入します。
ただし、レターパック専用封筒を使う場合に限り、宛名欄ではなく「品名」と書かれている欄に記入するようにしましょう。
また「領収書在中」に使う色は青色や黒色を使うようにしましょう。経営をする上で縁起を気にする会社や社長さんもいらっしゃるので、「赤字」を連想させる赤色はなるべく避けたほうが良いでしょう。
また、赤色で書かれていると郵便局の方も簡易書留と間違える可能性がある為、青色や黒色で書いたほうが無難でしょう。

領収書の郵送方法は普通郵送以外の方法で郵送

領収書を郵送する際には普通郵送以外の方法で郵送するようにしましょう。領収書を普通郵送で送ることは禁止されているわけではありませんが、相手によっては領収書を普通郵送で送ることをマナー違反と感じる人もいます。
特に領収書の金額が高額である場合は、特定記録や簡易書留で送った方がマナー的に適しているでしょう。

4. 領収書を郵送した後の対応も忘れずに

領収書を郵送した後の対応も忘れてはいけません。郵送後に正しく対応を行うことにより、相手からの印象も良くなりますし、トラブルの防止にもつながります。
領収書郵送後には次の2点の対応を行うようにしましょう。

領収書郵送後には相手にメールを送る

領収書を郵送した後には、必ずメールで領収書を郵送したことを相手に伝えることが重要です。郵送した日付、郵送方法などをメールに記載することで証拠として残すことができます。
電話連絡でも問題ありませんが、万が一領収書が行方不明になってしまったときに確かに送ったことを証明でき、トラブルになる危険性を抑えることができます。
面倒な作業に思えますが、リスクを避けるためにも重要な作業なので、必ずメールを送るようにしましょう。

領収書は捨てずに保管しておく

領収書を郵送してしまうと、代金を受け取った側には取引があったことを証明するものが残りません。そのため領収書の控えを取っておくことが非常に重要です。
領収書を受け取った企業は、領収書の控えを事業年度の確定申告から7年間は保管しておく義務があります。相手とのトラブル回避のためにも、必ず保管しておきましょう。

5. まとめ

本記事では領収書を郵送する際に同封する送付状に焦点を当て、送付状の書き方や注意点について解説しました。
領収書はお金に関わる大事な書類なので、取り扱いを間違えると相手との信頼関係を壊してしまうかもしれません。
これまで送付状の書き方で頭を悩ませていた人はぜひ本記事を参考にしてみてください。