オフィスの郵便管理をもっとスムーズに！受け取り代行サービスのメリットと選び方

日々届く郵便物の対応に追われていませんか？リモートワーク中に重要書類が届いても対応できない、複数拠点の郵便を一括管理したい、総務の負担を減らしたい…そんな悩みを解決するのが「郵便物受け取り代行サービス」です。本記事では、サービスの仕組みやメリット、選び方を詳しく解説し、おすすめのサービスも紹介します

目次

1.郵便物受け取り代行サービスとは？

郵便物受け取り代行サービスとは、企業や個人事業主の代わりに郵便物を受け取り、管理・転送・デジタル化などを行うサービスです。オフィスに直接届く郵便物を代行業者の専用住所へ送付し、受け取った郵便物を必要に応じて開封・スキャン、データ化して提供します。利用者はオンラインで郵便物の内容を確認でき、業務の効率化やペーパーレス化を実現できる点が特徴です。

従来、郵便物の確認や処理のために出社が必要だった企業でも、このサービスを活用することで、リモートワーク中でもスムーズに郵便物を管理できます。また、転送や破棄などのオプション機能を活用すれば、不要な郵便物の処理や重要書類の即時転送も可能に。

とくに、総務・管理部門の業務負担軽減や、拠点が複数ある企業の郵便物管理の一元化に貢献するサービスとして、多くの企業で導入が進んでいます。

2.郵便物受け取り代行サービスの4つのメリット

2-1. リモートワークでも郵便物を確認できる

郵便物を受け取るために出社する必要がなくなり、どこにいてもスマホやPCから郵便物の内容を確認できます。急ぎの書類も迅速に対応可能になるため、業務のスピードアップにもつながります。

2-2. ペーパーレス化を促進

郵便物の内容をスキャンしてデジタル化すれば、物理的な書類の保管スペースを削減できます。また、検索・管理が容易になり、業務の効率化にも貢献します。

2-3. 郵便物の管理業務を効率化

郵便物の管理を代行することで、社内での対応がシンプルになります。

• 煩雑だった郵便物管理がシンプルになり、業務の手間を削減

• 郵便物の通知機能により、到着確認が自動化

• 他部署からの郵便物に関する問い合わせが減少

• 管理コスト削減や人件費削減につながる

一つひとつの作業は小さくても、積み重なると負担になりやすく、担当者に負担が過集中してしまうことも。郵便物の対応にかかる時間を減らすことで、ほかの業務に集中しやすくなり、全体の業務スピードも向上します。

2-4. 一元管理で郵便物の紛失リスクを低減

オフィスでは、郵便物の配達が集中する時間帯に受け取りや仕分けが重なり、「誰が受け取ったかわからない」「誤って別の部署に仕分けてしまった」といったヒューマンエラーが発生しやすくなります。とくに、総務やメール室の担当者が多くの郵便物を処理する場合、管理が煩雑になり、紛失や誤配のリスクが高まります。

郵便物を一元管理することで、「どこに届いたのかわからない」「誰が受け取ったのかわからない」といったトラブルを防げます。重要書類の紛失リスクを最小限に抑え、確実な管理が可能になります。

郵便物の処理にかかる手間やコストを削減し、業務を効率化するためにも、受け取り代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

3.郵便物受け取り代行サービスの選び方

郵便物受け取り代行サービスを導入する際は、自社の業務フローに適したサービスを選ぶことが重要です。料金や機能だけでなく、郵便物の種類や管理方法などを総合的に判断し、最適なサービスを選びましょう。

3-1. 自社に届く郵便物の種類を確認

郵便物の種類に応じて、適したサービスが異なります。

• ポスト投函型（小型郵便）：封書やハガキがメインなら、多くのサービスが提供する基本プランで対応可能です。請求書や契約書などの書類が中心の場合、スキャン機能があると便利です。

• 宅配便対応型：カタログや商品サンプル、大型書類が届くことが多い場合は、宅配便の受け取りが可能なサービスを選びましょう。倉庫保管や転送機能が充実しているサービスを選ぶと、柔軟な管理ができます。

3-2. 回収エリアの対応範囲

自社ポストに届いた郵便物を回収してもらうサービスを利用する場合、対応エリアの確認が必須です。

• 全国対応のサービスもありますが、一部地域のみ対象のサービスもあるため、事前にエリアを確認しておきましょう。

• 都市部では回収頻度が高いサービスもありますが、地方では対応が限定されることがあるため、回収スケジュールも確認しておくと安心です。

3-3. オプションサービスと追加料金

郵便物の管理方法はサービスによって異なり、基本プランに含まれる機能とオプションで追加できる機能があります。

• 開封スキャン：郵便物を開封し、スキャンしてデジタルデータで提供する機能。ペーパーレス化を進めたい企業におすすめ。

• 原本転送：重要書類や契約書など、原本が必要な場合に指定の住所へ転送する機能。転送頻度や料金を確認すると安心です。

• 不要郵便物の破棄：不要な郵便物を適切に処分してもらえる機能。情報漏えいを防ぐために、機密書類の適切な廃棄方法もチェックしておきましょう。

オプションを追加するとコストがかさむため、料金体系を比較し、自社の業務に必要な機能だけを選択することが大切です。

3-4. 通知連携できる外部ツール

郵便物の受け取りやスキャン完了を、社内の業務ツールと連携できるかどうかも確認しましょう。

• チャットツール：Slack・Microsoft Teams・Chatworkなど、オフィスで使用しているチャットツールと連携すれば、チーム内でリアルタイムに情報共有が可能です。

• メール：メール通知機能があれば、郵便物の到着を見逃す心配がなくなります。

また、自社のワークフローに適した通知方法を選ぶことで、郵便物管理の手間を最小限に抑えられます。導入前には必要な機能と費用を整理し、自社のスタイルに合った郵便物受け取り代行サービスを選びましょう。

4.おすすめの郵便物受け取り代行サービス5選

郵便物受け取り代行サービスは、提供会社によって機能や料金が異なります。自社の業務スタイルに合ったサービスを選ぶことが重要です。ここでは、企業向けに特におすすめの5つのサービスを紹介します。

クラウドメール室（株式会社トドケール）

株式会社トドケールが提供する『クラウドメール室』は、クラウド型の郵便代行サービスで、郵便物の受け取り・開封・データ化・転送・共有まで代行します。受け取った郵便物は受取人に通知が行き、「開封」「スキャン」「転送」「破棄」などをワンクリックで指示するだけでOK。オンライン上ですべて完結できるため、リモートワーク中でもリアルタイムで書類の内容を把握できます。SlackやChatwork、Microsoft Teamsなどの業務ツールと連携できる通知機能があり、情報共有がスムーズに行えるのも魅力です。

さらに、企業向けにセキュリティ対策を強化しており、ISMSやプライバシーマーク、クラウドサービスに関する国際認証を取得しています。スキャンデータや操作ログなどの情報も厳格な管理体制のもとで運用されており、個人情報や機密情報を含む郵便物でも安心してご利用いただけます。

 公式サイト：https://www.todoker.com/product-cloudmail

atena（アテナ）

郵便物をオンライン上で管理し、必要に応じて開封スキャンやPDF化、転送、破棄まで対応するサービスです。個人事業主や中小企業向けに柔軟なプランを提供しており、必要な機能を選んで利用できる点が魅力です。郵便物のスキャンデータは検索しやすく整理されるため、ペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。
公式サイト：https://atena.life/

MailMate（メールメイト）

リモートワークに最適化された郵便管理サービスで、企業のニーズに応じた多様なプランを用意しています。郵便物のデジタル化だけでなく、専用のクラウドシステムを利用して、チーム全体で郵便物を管理・共有できるのが特徴です。セキュリティ対策にも力を入れており、機密書類の管理を安心して任せられます。
公式サイト：https://mailmate.jp/ja

fuuto（フート）

シンプルで使いやすい郵便物管理サービス。手軽に導入できる料金設定が魅力で、コストを抑えつつ郵便物管理を効率化したい企業に適しています。郵便物のデジタル化や転送、破棄といった基本機能を備えており、初めて郵便物受け取り代行を利用する企業でも使いやすい設計になっています。
公式サイト：https://fuu.to/

GMOオフィスサポート

大手IT企業GMOグループが提供する法人向け郵便管理サービス。信頼性が高く、セキュリティに配慮した郵便物管理を求める企業に適しています。郵便物の転送やスキャン機能に加え、オフィス全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を支援するサービスが充実しており、バックオフィス業務の効率化を図りたい企業におすすめです。
公式サイト：https://www.gmo-office.com/

5.まとめ

郵便物受け取り代行サービスを導入することで、リモートワークでも郵便物をスムーズに管理でき、業務の効率化やコスト削減が可能になります。特に、多くの郵便物を扱う企業や、出社頻度の少ないオフィスにとっては、大きなメリットがあるでしょう。

本記事で紹介したサービスを参考に、自社に最適な郵便物受け取り代行サービスを選んでみてください。