書留はいつ届く？使い方や料金・メリットデメリット【総務・メール室のための郵便講座】

重要な書類や大切な情報を安全に届けたいときに活用される「書留郵便」。しかし、書留とは具体的にどんなサービスで、いつ届くのか、どんなメリット・デメリットがあるのか、詳しく知らない方も多いかもしれません。

本記事では、書留の基本情報から、配達にかかる日数、さらに利用する際に知っておきたいメリット・デメリットまで、わかりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。

目次

1. そもそも書留とは？

日本郵便によると、書留は「引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、万一、郵便物等が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差出しの際お申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償します。」と説明されています。

つまり、書留とは「配達状況を確認できて、万が一配達途中に問題が起こった時でも損害補償を受けられる」配達方法です。

書留では、手渡しで受取人に郵便物が渡されます。また、受取時にはサインや印鑑が必要であるため、受け渡しまでの紛失リスクが低いです。

但し、書留の種類によっては配達できるモノや郵便物の追跡方法・損害賠償額が異なるため、まずは3つの書留の種類について理解していきましょう。

2. 書留の種類

書留には種類がいくつかあります。以下では、書留の種類についてそれぞれ解説します。正しく理解して、使用する際の参考にしてみてください。

一般書留

一般書留では、引受から配達までの配達状況を記録し、郵便物の破損・紛失などがあった場合は損害賠償額を支払います。具体的には、次の5つが記録されます。

・発送郵便局
・発送時間
・経由郵便局
・到着郵便局
・到着時間

また、損害賠償額は上限500万円までとなっております。但し、郵便物の価値を超えた賠償額の申し出はできません。さらに、具体的な損害賠償額を申し出なかった場合、賠償額は上限10万円となります。

現金書留

現金書留は、現金を送る時専用の一般書留です。記録内容は一般書留と同様であり、損害賠償額は上限50万円までとなっております。但し、内包されていた現金の額を超えて申し出することはできず、具体的な損害賠償額を申し出なかった場合、賠償額は上限1万円となります。

○ 使い方の例：現金（日本円）だけを送ることができ、紙幣・貨幣ともに対応可能です。外国紙幣・外国貨幣・古銭は該当しません。

簡易書留

簡易書留は、追跡方法や損害賠償額に制限がある一方で、一般書留よりも安価に利用できる配達方法です。具体的には、一般書留・現金書留における経由郵便局以外の、次の4つが記録されます。

・発送郵便局
・発送時間
・到着郵便局
・到着時間

また、損害賠償額は上限5万円までとなっております。

※一般書留・簡易書留における郵便物サイズ

一般書留・簡易書留で送ることが可能な郵便物サイズは次の通りに決められており、書類以外の郵送も可能です。

・条件1：縦・横・奥行の辺において、一番長い辺が60cm以内
・条件2：縦・横・奥行における、合計の辺の長さが90cm以内
・条件3：重さ4kgまで

3. 書留の料金体系

書留の料金体系は以下の通りです。

① 一般書留
基本料金+435円です。　
さらに、損害賠償額を5万円上乗せするごとに+21円となります。　

② 現金書留
基本料金+435円です。　
さらに、損害賠償額を5,000円上乗せするごとに+10円となります。　

③ 簡易書留
基本料金+320円です。

4. 書留はいつ届く？

書留郵便を利用するときに気になるのが「どれくらいで届くのか」という点です。大切な書類や重要な情報を確実に届けたい場面だからこそ、配達にかかる日数を正しく理解しておくことが重要です。ここでは、書留郵便の配達日数について詳しく解説します。

書留の配達日数は1～3日程度

書留郵便は、基本的に通常郵便と同じ配送ルートを使うため、配達にかかる日数はおおむね「発送日の翌日～3日以内」とされています。

たとえば、都内から都内への発送であれば翌日に届くことが多く、遠方地域への配送の場合は中1日から2日程度かかるケースもあります。ただし、天候不良や交通事情などにより配達に遅れが生じることもあるため、重要な郵便物の場合は余裕を持って発送するのがおすすめです。

また、速達オプションを付けることで、これよりも早く配達することも可能です。

【比較】その他のサービスの配達日数

あくまで目安となりますが、各郵便サービスの配達日数を以下にまとめました。

• 普通郵便…近郊地域で2日後、遠方地域で3日後（最短でも翌々日以降）

• 速達…基本的に翌日配達（土日祝日も配達）

• 書留…翌日～翌々日配達

• レターパック…基本的に翌日配達

• スマートレター…近郊地域で2日後、遠方地域で3日後（普通郵便と同様）

• ゆうパック…翌日～翌々日配達（時間指定も可能）

• ゆうパケット…翌日～翌々日配達（遠方地域・離島は数日～1週間）

• ゆうメール…近郊地域で2日後、遠方地域で3日後（土日祝日は配達なし）

ただし、上記はあくまで目安となり、実際の配達日数は条件によって変動する可能性があります。具体的な条件と照らし合わせて配達日数を調べたい場合は、日本郵便公式サイトからご確認ください。

5. 書留のメリット

書留郵便は通常の郵便に比べてコストがかかる分、多くのメリットがあります。ここでは、書留ならではのメリットについて詳しく見ていきましょう。

損害賠償を受けられる

書留郵便には万が一の郵便事故に備えて、損害賠償制度が適用されます。一般書留や現金書留では、差出時に申告した内容に応じて一定額の賠償金が支払われる仕組みになっています。重要な文書や現金を送付する際にも、安心して利用することができるのが大きなメリットです。

配達の自由度が高い

書留は対面受け取りが基本ですが、配達時間帯の指定や、不在時の再配達依頼も柔軟に対応できるため、受け取る側にとっても利便性が高いサービスです。受取人側の都合に合わせた受け取り方ができる点が魅力です。

追跡が可能

書留郵便は、引受から配達完了までの配送状況をインターネット上でリアルタイムに追跡することができます。送付中の郵便物がどこにあるのかを常に把握でき、紛失や遅延リスクに対する不安を軽減できます。特にビジネス文書や重要な契約書類を送る際には、追跡機能があることで、安心して発送手続きを進められます。

6. 書留のデメリット

一方で、書留郵便にはいくつか注意すべきポイントもあります。利用に際して想定外の負担が発生しないように、あらかじめデメリットも把握しておくことが大切です。ここでは、書留を利用する際に知っておきたいデメリットを整理します。

通常郵便よりも価格が高い

書留郵便は、通常の郵便物に比べて料金が高めに設定されています。基本の郵便料金に加えて書留料金が加算されるため、通常郵便に比べるとコスト負担が大きくなります。大量発送やコスト重視の発送が求められる場合には、利用を慎重に検討する必要があります。

直接受け取る必要がある

書留は、基本的に受取人本人または家族など代理人による直接受け取りが求められます。

そのため、受取人が不在の場合には再配達手続きが必要になり、タイミングによっては受け取りまでに時間がかかることもあります。
特に平日昼間に不在がちの個人や企業では、再配達依頼の手間が発生しやすいため、受け取りスケジュールをあらかじめ調整しておくと安心です。

7. 総務・メール室で使うなら「簡易書留」がおすすめ

書留を利用する場合は、「簡易書留」の利用がオススメです！

総務・メール室では、契約書類や請求書等の発送が多く、簡易書留で充分なケースがほとんどです。簡易書留であれば、郵便物の紛失リスクが低く、且つ書留の中でも一番安価に利用することができるので、困ったら簡易書留を利用していきましょう！

ただし、書留を利用する場合は「簡易書留」がオススメですが、配達方法には様々な種類があり、他にも総務・メール室の方にオススメな配達方法があります！例えば、もし郵便物の記録が大事なのであれば、書留以外にも特定郵便という方法もあり、こちらであればさらに安くなりますし、レターパックライトであれば簡易書留よりも安価で郵便の追跡もできますし、速達扱いになるので届くのも早いです。

トドケールでは、郵便物管理の効率化を目的としたツールを総務・メール室向けに提供しております。マニュアル運用での煩雑な郵便物対応や郵便物管理タスクにお困りな方は資料をダウンロードいただけますと嬉しいです！

8. 郵便業務をもっと効率化！クラウド郵送サービス「トドケール」

郵便業務を効率化したい企業におすすめなのが、クラウド郵送サービス『トドケール』です。

トドケールは、届いた郵便物をスマートフォンで撮影するだけで、宛先や差出人をOCRで読み取り、自動でデータ化できるサービスです。また、発送した郵便物も、追跡番号をスマホで撮るだけで管理できます。煩雑な郵便業務を効率化できるのはもちろんのこと、従来から課題とされてきた郵便物の紛失リスクも、送付履歴の可視化や管理体制の整備により防ぎやすくなっています。スキャンした郵便物はオンライン上で共有できるため、出社することなく郵便物を確認でき、リモートワークを加速させることも可能です。

「働き方改革を進めたい」「業務改善に興味がある」という方は、ぜひクラウド郵便サービス『トドケール』の導入を検討してみてください。

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9. まとめ

書留郵便は、通常の郵便に比べて料金は高めですが、その分、安全性や確実性が高い配送サービスです。損害賠償制度や配送追跡サービスも整っており、重要な文書や貴重品の送付には非常に適した手段といえるでしょう。

一方で、受取人が不在の場合には再配達が必要になることや、コスト負担が増えることなど、あらかじめ理解しておくべきデメリットも存在します。書留の特徴や仕組みを正しく把握した上で、用途に応じた適切な配送方法を選択しましょう。