領収書の郵送時には何を書く？封筒、送付状の書き方などを詳しく解説

領収書を郵送する際に何を書いたらいいのか分からず困った経験がある方もいるではないでしょうか？
本記事では領収書を郵送する際の封筒や送付状の書き方、領収書の郵送方法について詳しく解説します。

目次

1. 領収書の郵送方法について

領収書を普通郵便で送ることは相手によってはマナー違反と感じる場合もあるため、できる限り普通郵便で送ることは避けましょう。具体的な領収書の郵送方法は次の3つが挙げられます。それぞれの郵送方法の特徴を考えて適した郵送方法で領収書を送るようにしましょう。

簡易書留

簡易書留では、郵送を申し込んだ時間と届いた時間が記録される郵送方法です。配達状況はインターネットで確認することができるので、いつ先方に領収書が届いたかを随時確認できます。
さらに簡易書留は配達員から受取人に郵便物が対面手渡しとなり、受け取りにサインか印鑑が必要です。受取人が不在時には持ち戻りとなります。そのため紛失のリスクが非常に低くなる信頼できる郵送方法です。
万が一の郵便物の紛失や破損時には最大で5万円までの実損額の損害賠償が行われるので、領収書といった貴重なものや大切なものを送る際におすすめの送り方です。
また、普通郵便とは違い平日だけでなく、土曜日・日曜日・祝日の配達も行われることもメリットの1つです。

特定記録

特定記録による郵送は簡易書留と同様に、配送状況をインターネットで確認することが出来ます。簡易書留と異なる点は郵便物が手渡しされずに郵便ポストへの投函となることです。
またサインや受け取りの印鑑などはないため、紛失のリスクは簡易書留と比べてやや高まります。しかし、簡易書留より料金が安いことから特定記録を利用している企業も少なくありません。

レターパック

レターパックは郵便局やコンビニエンスストアで購入できる専用封筒を使用して郵送する方法です。レターパックには、レターパックプラス(料金：520円)とレターパックライト(料金：370円)の2種類があります。
レターパックプラスでは郵便物をポストや郵便局から投函すると、配達員が送付先に対面で配達を行い、不在の場合は不在票がポストに投函されます。
レターパックライトでは郵便物を投函後、配送先に対面配達ではなくポストに郵便物を投函し、ポストに入らない場合は不在配達通知が入ります。
どちらの配達方法も上記の簡易書留、特定記録と同様にインターネットで配達状況を確認することが出来ます。

2. 領収書を郵送する時の封筒の書き方

領収書を入れる封筒の書き方について解説します。封筒の表と裏の書き方を確認し、相手に失礼と思われないようにしましょう。

封筒表の書き方

【郵便番号】

右上に郵便番号を記載しましょう。封筒によっては、郵便番号を記載する枠が設けられています。枠が無い場合には郵便記号を記載し、その隣に郵便番号を記載してください。

【住所】

郵便番号の下に都道府県から順に住所を記載しましょう。一行で書き切れない場合には2行に分けて記載します。その際には、1行目より少し下の位置から書き始めるようにしましょう。また、ビル名や階数や部屋番号まで省略せずに明確に記載しましょう。

【企業名】

企業名を明確に記載します。住所や部署名・担当者名が合致していた場合であっても、企業名を書き漏らしてしまうと、郵便配達員が届け先として合っているのかどうかを判断することができず、差し戻しになってしまう場合がありので気をつけましょう。前株か後株かも間違えないように再確認し、㈱などと省略せず記入しましょう。

【部署名】

担当者の名刺やメール署名を元に、部署名を記入します。部署名は会社名の下、もしくは一行隣に記載しましょう。

【役職名】

役職は4文字以内など短い役職名の場合は、名前とセットで見えるよう改行に気を配ります。それ以上の文字数であれば、企業名、部署名とあわせて一緒に記しても構いません。

【担当者名】

担当者名を記入します。部署内に同じ名字の人がいる可能性もありますので、必ずフルネームで書きましょう。住所や役職名を記した時よりも少し目立つよう、一回り大きく記載しましょう。
部署名のみの記載で担当者の記載がない場合、領収書を受け取ってもらえない場合もありますので、担当者名は必ず記載するようにしましょう。万が一担当者名が分からない場合であっても、「（部署名）御中」とするか、「経理ご担当者様」とするなど、どの部署に届ける郵便物かは分かるようにしましょう。

【添え書き】

封筒の表には、どのような内容の書類が入っているか一目で分かるように記載すると親切です。領収書の場合には「領収書在中」と左下に記載しましょう。「領収書在中」と記載することにより、誤って廃棄されるリスクを減らすことができます。

封筒裏の書き方

封筒の裏には、差出人の郵便番号、住所、企業名、氏名、などを記載しましょう。役職は記載しないことが一般的です。また、封緘日を記載する場合には左側に記載します。

3. 領収書を郵送する時の送付状の書き方

領収書を郵送する際に同封する送付状の書き方を解説します。領収書を郵送する際には領収書のみを郵送するのではなく、送付状も同封するのが一般的なので送付状の書き方のポイントを押さえておきましょう。

日付

この日付は、領収書発行日ではなく、この送付状を書いた日付または郵送する日にします。

宛名

相手先が法人の場合、㈱などと省略せず、「株式会社〇〇」など会社名は正式に記入します。また担当部署や担当者名が分かる場合には、記入します。

件名

「領収書送付のご案内」や「領収書送付のお知らせ」など、何に関する郵送物なのかがわかるように件名を記入します。このとき一回り大きな文字で書くと良いでしょう。

本文

拝啓に始まり、続いて時候の挨拶や日頃のお引き立てに感謝を述べます。次に、今回の入金のお礼を書きます。この際、請求した日付や取引内容を簡単に書いておくと、相手先に分かりやすくなります。そして、領収書を同封していることを伝えます。
また、同封物は、記書きで記入するのが一般的です。領収書についての単位は、通を用いることが多いです。

領収書の発行元

発行社（者）名、住所や電話番号と担当者名を書きます。会社角印や担当者印を押印すると、より正式な文書になります。

以下記事に送付状のサンプルも含めて紹介しているので、合わせてご参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ 

4. 領収書を郵送する時の「領収書在中」の書き方

封筒の表に添え書きとして「領収書在中」と書く必要があるので、「領収書在中」の書き方を解説します。

領収書在中の記載位置

領収書在中は封筒の表に記載します。縦書き封筒であれば先方担当者名の左下に、横書き封筒であれば先方担当者名の右下に記入します。重要書類が入っていると一目で分かるようにすることが重要です。
ただし、レターパック専用封筒を使う場合に限り、宛名欄ではなく「品名」と書かれている欄に記入するようにしましょう。

領収書在中に使う色

領収書在中に使用する色に特に決まりはありません。一般的には赤色や青色、黒色が使用されていますが、経営をする上で縁起を気にする会社や社長さんもいらっしゃるので、「赤字」を連想させる赤色はなるべく避けたほうが良いでしょう。
また、赤色で書かれていると郵便局の方も簡易書留と間違える可能性がある為、青色や黒色で書いたほうが無難でしょう。

5. 領収書郵送後のポイント

領収書郵送後のポイントについて解説します。領収書郵送時だけでなく、郵送後も次の点に注意しましょう。

郵送後はメールで連絡を入れる

領収書を郵送した後には、必ずメールで郵送したむねを先方に伝えることが必要です。郵送した日付、郵送方法などをメールに記載することで証拠として残すことができます。
電話連絡でも問題ありませんが、万が一領収書が行方不明になってしまったときに確かに送ったことを証明でき、トラブルになる危険性を最小限に抑えられるでしょう。
面倒くさい作業に思えますが、リスクを避けるためにも大切なひと手間となるので、必ずメールを送るようにしましょう。

領収書の控えを取っておく

領収書を郵送してしまうと、代金を受け取った側には取引があったことを証明するものが残りません。そのため領収書の控えを取っておくことが非常に重要です。
領収書を受け取った企業は、領収書の控えを事業年度の確定申告から7年間は保管しておく義務があります。相手とのトラブル回避のためにも、必ず保管しておきましょう。

6. まとめ

領収書をはじめとした重要書類を郵送する際は、通常の郵便物以上の配慮が必要です。紛失・破損があった場合、例え自社に責任がなかったとしても先方に迷惑をかけてしまう、と意識しておきましょう。