【保存版】総務のキャリア形成はどうする？具体的なプランやおすすめの資格を解説

総務で働くことは、社内においても転職においてもキャリアアップの先に未来があります。総務でキャリア形成するには、実績の積み重ねが必要です。
この記事では、総務のキャリア形成に役立つヒントを紹介します。また、総務に向いているタイプについても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

1. 総務職でもキャリアプランを考えることは重要！

総務は企業の縁の下の力持ちとして、多岐にわたる業務を支える重要なポジションです。

しかし「サポート役だから」「専門職じゃないから」と、キャリアプランを深く考えないまま日々の業務に追われてしまうケースも少なくありません。

実は総務職こそ、キャリアプランを意識するかどうかで未来が大きく変わる職種です。スキルや経験を積み上げることで、管理職や他部門へのステップアップも十分可能になります。

まずは総務の仕事を正しく理解し、どんなキャリアを描きたいかを考えることから始めましょう。

2. 総務の仕事内容とは？

総務は企業全体の経営が円滑に回るように、社内のさまざまな支援業務を担当する役割を担っています。会社組織が成長し続けるためには、社員が安心して働ける環境を整えることが欠かせません。総務は、まさにその「縁の下の力持ち」として、表に出ることは少ないものの、会社を支える重要なポジションと言えます。

総務の主な仕事内容

総務の業務範囲は非常に幅広く、組織のニーズに応じて柔軟に役割が変わることが特徴です。たとえば、社内規程や各種契約書の管理、社員向けの社内イベントや会議運営のサポート、オフィス設備や備品の購入・管理、社会保険や福利厚生制度の運用支援など、業務内容は多岐にわたります。

また、災害時の対応マニュアルの整備や、安全衛生管理といったリスクマネジメントに関わる分野も、総務が担う場合があります。

これらの業務は一つひとつが目立つものではありませんが、すべてが社員の日常業務や企業運営を支えるために不可欠なものです。

他のバックオフィス職との違い

総務と似たようなイメージを持たれることが多いのが、人事や経理、法務といった他のバックオフィス職です。いずれもバックオフィスであることは共有していますが、職種によって専門領域が分かれています。

たとえば、人事であれば採用活動や人材育成、経理であれば仕訳や決算などの財務業務、法務であれば契約書のリーガルチェックやコンプライアンスの推進が主な仕事となります。

これに対して総務は特定の専門領域に縛られることなく、会社運営に必要な幅広い業務を柔軟にカバーするポジションです。必要に応じて業務範囲を広げ、社内のさまざまな課題を解決していくことが求められます。

3. 総務に向いている人とは

総務の仕事でキャリア形成するには、まず自分が総務向きかどうか判断する必要があります。総務でキャリア形成することは、総務業務のエキスパートを目指すことです。それには、日々の取り組む姿勢が求められます。向き不向きの特性を理解して、足りない部分を明確にしましょう。

縁の下の力持ち的存在でいたい人

総務向きの人は、縁の下の力持ち的存在でいたい人です。イベントなどを開催して自分が司会進行したり、プレゼンしたりするよりも裏方として役に立ちたい人が向いています。

タスクの同時進行を苦にしない人

総務は、タスクの同時進行を苦にしない人が向いています。総務の仕事は、施設管理や外部業者の応対など管轄範囲が広く、他者から依頼を受けて動く受け身な立場です。そのため、依頼案件が集中することでタスクを同時に処理することが多いとが考えられます。

チームワークを保てる人

総務が関わる範囲は広く、会社組織の経営層から各部署とすべての関係者と接点があります。組織全体の人と関わるため、部門横断的な知識と多様な枠割の部門との協調が求められます。そのような理由から、マイペースで働きたい人よりも、チームワークを保てる人が向いているでしょう。

社内で人望のある人

総務は、人を知ることが重要です。オフィスを中心に会社というコミュニティを運営する役割にあるため、会社の経営陣から各部署の担当者まで幅広くコミュニケーションをはかる必要があります。日頃から他の部門とコミュニケーションをとっていれば、仕事も進めやすくなるでしょう。そのため、分け隔てなくコミュニケーションがとれる社内で人望のある人が向いています。

経理や法務などバックオフィス機能に幅広く関わりたい人

総務は郵便物として届いた請求書を仕分けて配布したり、規程や契約書などの文書を保管したりと、バックオフィス機能を中心とした部門を横断して社内の情報を整理することが多く、それらに関係する知識を身に着けることになります。社内で請求書や契約書などが処理されるプロセスに関わることになるため、幅広い業務に興味があり、関わりたいと思う人に向いています。

4. 総務がキャリアアップするメリット

総務職として日々の業務に取り組む中で、意識的にキャリアアップを目指すことには多くのメリットがあります。

役職の昇進にとどまらず、収入や働き方、仕事へのモチベーションに至るまで、さまざまな面でプラスの影響を受けることができるはずです。

年収が上がる

総務職は、担当する業務の幅広さや、企業経営における重要性の高さが評価されるポジションです。キャリアを積み、管理職やリーダー的立場に昇格することで責任範囲が広がり、それに伴って年収も上昇していきます。

特にリスクマネジメントやコンプライアンス対応、組織運営に関わるスキルを磨くことで、社内での存在感が高まり、転職市場でも高い評価を得やすくなるでしょう。

働きやすくなる

キャリアアップによって職場での発言力が高まると、自分たちがより働きやすい環境を作るための提案や改善がしやすくなります。

無駄な業務プロセスの見直しやリモートワーク環境の整備、福利厚生制度の拡充など、実際に総務が主導して職場改革を進めるケースも増えています。自ら働き方をデザインできるようになることで、ストレスの少ない、効率的で快適な環境で仕事に取り組めるようになるでしょう。

総務職の柔軟性と、業務全体を見渡す視点を活かして、理想的な働き方を実現していくチャンスが広がります。

仕事へのモチベーションが向上する

キャリアアップを果たすと自分の役割や仕事の影響力が大きくなり、仕事へのモチベーションも自然と高まります。

これまで以上に組織運営や社員サポートに貢献できる立場になることで、日々の業務に対する手応えや達成感を強く感じるようになります。また、総務職としてのスキルや経験が周囲に認められることで、自信にもつながり、さらなる成長意欲を引き出すきっかけにもなるはずです。

5. 総務でのキャリアアップのスタイルは主に3つ

総務でキャリアアップした場合は、その先に次のような未来を想定できます。

同じ職場で地位を構築する

総務でキャリアアップした先の未来では、会社の総務部リーダーの地位を築くことが見えてきます。縁の下の力持ちとして裏方に徹することで、社内で頼りにされる人材として地位を構築することも可能です。近年では人事と強調して新しいオフィスの形や働き方を開拓する責務を背負う総務の重要性は高まりつつあります。

他部署へ異動する

ある程度、総務の仕事に慣れてきたら、他部署へ異動して新しい分野に挑戦してみることもキャリア形成につながります。日頃から社内の様々な文書や情報を取り扱うため、総務の仕事で積み重ねてきた実績があれば、経理や法務などの業務で重用されることも考えられます。

転職する

総務の仕事では、キャリアアップを求めて転職することも選択肢となります。総務としての経験値が他の会社で活かせるか試してみる機会にもなるでしょう。ただし、ヘッドハンティングではない転職の場合は、現在より給与や待遇面が下がることもあります。転職先がキャリア形成に対して、高く評価してくれるか？の判断が大事です。

6. 総務のキャリアに役立つスキル

総務が身に着けていると役立つスキルは、次に紹介する5つの能力があげられます。

事務処理能力

事務処理能力は、総務にとってなくてはならないスキルです。総務は、各部署から受ける課題などをデータとして残したり、他部署の問題解決をサポートしたりします。そのため、事務処理案件が複数同時進行になる場合も考えられるでしょう。事務処理能力が高ければ、仕事を抱え込まなくなります。

スケジュール管理能力

スケジュール管理能力は、社内イベントの企画運営や取引先の応対など段取りを付ける際に必須となるスキルです。経営陣や各部署の担当者などを対象に優先順位をつけて調整する能力が求められます。

ビジネスツール操作能力

文章作成や表計算、プレゼン資料作成などビジネスツール操作能力は、総務の仕事において使う場面が多くなります。社内のファイル共有環境が整っていれば、データで渡されることも考えられるでしょう。総務がビジネスツール操作に長けていなければ、逆に各部署の足を引っ張ってしまいます。そのため、必須なスキルと言えます。

経理事務能力

経理事務能力は、経理部のある企業において必要性はありませんが、総務が兼任したり、経理業務をサポートしたりするのであれば、知識として必要です。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、総務にとって欠かせない能力となります。社内すべての関係者と外部取引先関係者など接する範囲は広くなるため、各部署に対して分け隔てなくコミュニケーションをはかる必要があります。

7. 総務のキャリアに役立つ資格

総務にあると役立つ資格は、次に紹介する資格です。

衛生管理者

衛生管理者は、労働安全衛生法という法律により定められた資格で、事業場の「衛生管理業務従事者」として働くために必要な資格です。社員50名以上の企業では、社員の健康面や安全面、衛生面において配置が義務付けられています。
衛生管理者の資格には、第一種衛生管理者と第二種衛生管理者の2種類が存在します。第一種衛生管理者と第二種衛生管理者では、対応できる業種の数で大きな違いがあります。第一種衛生管理者を取得していれば、全ての業種の対応できますが、第二種衛生管理者のみの場合は、有害業務を含む業種には対応できません。具体的には、ライフラインに関する業種、医療業、清掃業、運送業などが含まれます。
参照元：衛生管理者について教えて下さい。｜厚生労働省

社会保険労務士

社会保険労務士は、社会保険労務士法に基づいた国家資格で、労働基準法や社会保険などの知見を証明する資格です。労働問題や各種保険手続きなど理解していることで、社員への適切なアドバイスができます。社会保険労務士になるには、社会保険労務士試験に合格した後に、連合会に備える社会保険労務士名簿に登録（実務経験2年以上又は事務指定講習の修了が必要）することが必要です。
参照元： 社労士とは｜全国社会保険労務士会連合会

簿記

簿記は、事業活動における資金の流れを記録し、経営成績や財政状況を把握するスキルを証明する資格です。
簿記検定には、日商簿記・全経簿記・全商簿記の3種類があります。中でも日商簿記が最もよく知られており、社会人が受けることも多い検定です。日商簿記は、1級・2級・3級・簿記初級・原価計算初級の5種類がありますが、3級から受けるのが一般的です。日商1級は公認会計士の受験科目とも共通点があり、合格すれば税理士試験の受験資格を得られます。大手企業の社員が受験することも多く、難易度は高めです。
参照元：簿記検定の種類で役に立つ資格はどれ？日商・全経・全商を徹底比較｜コラム｜簿記（3級）｜資格取得なら生涯学習のユーキャン

ビジネス・キャリア検定

ビジネスキャリア検定は、事務処理能力を証明する資格です。総務2級や3級などで難易度が分かれています。

マイクロソフトオフィススペシャリスト

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の資格は、マイクロソフト社製品のエクセルやワード、パワーポイントの操作スキルを証明します。

8. 総務がキャリアアップするためには業務効率化もポイント！

総務職としてキャリアアップを目指すなら、日々の業務を効率化し、より戦略的な仕事に時間を使うことが不可欠です。

近年では、社内文書や郵送物管理など、総務の負担を軽減するツールも登場しています。

たとえば、『トドケール』は、郵便物の発送・管理をクラウド上で一元化できるサービスです。煩雑な郵便業務を効率化できるのはもちろんのこと、従来から課題とされてきた郵便物の紛失リスクも、送付履歴の可視化や管理体制の整備により防ぎやすくなっています。スキャンした郵便物はオンライン上で共有できるため、出社することなく郵便物を確認でき、リモートワークを加速させることも可能です。

導入により、総務担当者は重要度の高い業務（制度設計・社員支援など）に集中しやすくなり、キャリアアップへの道をスムーズに進めることができます。

「働き方改革を進めたい」「業務改善に興味がある」という方は、ぜひクラウド郵便サービス『トドケール』の導入を検討してみてください。

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9. 総務のキャリアアップに関するよくある質問

最後に、総務のキャリアアップに関するよくある質問をまとめました。総務でキャリアに悩んでいる方は、疑問解消にお役立てください。

総務部に向いている人は？

総務職は、担当する業務の幅広さや、企業経営における重要性の高さが評価されるポジションです。キャリアを積み、管理職やリーダー的立場に昇格することで責任範囲が広がり、それに伴って年収も上昇していきます。

特にリスクマネジメントやコンプライアンス対応、組織運営に関わるスキルを磨くことで、社内での存在感が高まり、転職市場でも高い評価を得やすくなるでしょう。

総務の三大業務は？

総務の仕事は企業や組織によって異なりますが、一般的に「代表電話の取次ぎ」、「社印対応」「郵送物の処理」の三つであるとされています。いずれも地道な作業ではありますが、企業の運営に欠かせない役割を果たしており、総務の基礎力を養ううえでも重要な経験となります。

総務は誰でもできる仕事って本当？

総務職について「誰でもできる仕事」というイメージを持たれることもありますが、実際には高い調整力や臨機応変な対応力が求められる、非常に重要なポジションです。

単なる事務作業をこなすだけではなく、社内外のさまざまな関係者と連携を取りながら、組織全体をスムーズにサポートしなければなりません。トラブルが発生した際には迅速に対処し、状況に応じてリスクマネジメントも行う必要があります。

また、法律や規程に関する基本知識も欠かせず、近年ではDX推進や働き方改革への対応など、時代に合わせた新たな課題にも取り組む力が求められています。一見「誰でもできるのでは？」と思われることがあっても、実際には判断力が求められる専門性の高い仕事だと言えるでしょう。

総務で身に付くスキルは？

総務職を経験することで、以下のようにさまざまなスキルが身に付きます。

• 幅広い業務を並行して処理するためのマルチタスク能力

• 社内外の調整や交渉を円滑に進めるためのコミュニケーション力

• チームワークを推進する力

また、リスク管理やコンプライアンス対応に必要な法的知識、社会保険や労務に関する基礎知識も業務を通じて習得できるでしょう。さらに、オフィス環境の改善やコスト管理といった分野では、経営感覚を養うことも可能です。

こうしたスキルは、総務部門だけでなく他の管理部門やマネジメント職にも応用できるため、将来的なキャリアの幅を広げる大きな武器となるはずです。

10.まとめ

今回は、総務のキャリア形成に役立つヒントを解説してきました。総務がキャリアアップすることは、社内で地位を築くだけではなく転職にも優位と考えられます。総務のキャリア形成は、資格取得だけではなく、日頃の行動による蓄積がコミュニケーション能力を高めたり、社内の人望を集めたりするでしょう。