普通郵便で領収書は郵送できるのか？　〜郵送する時は折り曲げてよいか等〜

取引先から商品やサービスの代金を受け取った際、領収書を郵送することもあるかと思います。領収書は代金を受け取ったことの証明であるため、普通の書類と同じように送ってもよいのか迷われる方もいるでしょう。また、その際に折り曲げてもよいのか、添付するものはあるのか、などの疑問点も出てくると思います。この記事では、領収書を郵送する方法や注意点などについてを中心に解説していきます。

目次

1. 領収書を郵送する方法

まずはじめに、領収書を郵送するのにはどんな方法があるのかについてご紹介します。

普通郵便

他の書類を郵送するのと同じように、領収書は普通郵便で送ることが可能です。しかし、普通郵便の場合だと追跡機能がないので万が一、紛失してしまうと補償がつきません。値段の大きい領収書や特に大事な領収書を送る際は、普通郵便でなく他の郵送方法で送ることが懸命です。

簡易書留

簡易書留は領収書を送る際に、よく用いられている方法です。郵送を申し込んだ時間と届いた時間が記録され、安全性が高い点がメリットです。また、受け取り時にサインや印鑑を必要とするため、紛失の恐れがかなり低くなります。仮に、紛失したとしても最大5万円の補償がついている点も、簡易書留のメリットになります。

特定記録

特定記録とは、郵便物の引き受けを記録するサービスのことです。簡易書留とは、異なり補償制度は付与されませんが、確実に発送したことの証明になるサービスの一つです。また、値段も簡易書留より安く郵送できるため多くの企業で用いれられている方法になります。

レターパック

レターパックは、日本郵便が指定した専用の封筒を使って、郵送する方法です。特定記録と同じく、発送から到着までの記録のみを行います。郵便局で購入することができ、ポストや窓口で発送します。インターネットで発送から到着までの記録を見ることができるため、しっかりと送られているのかを確認することができます。

2. 領収書を普通郵便で郵送する際の料金

領収書を郵送する際、どうしても料金を安く抑えたい、受取先が領収書の郵送方法についてこだわりがない、などあるかと思います。普通郵便で郵送する際の、料金についてご紹介いたします。

普通郵便にかかる料金

普通郵便で送る際は、定型郵便になるので重さで料金が変わります。

• 25g以内であれば、84円

• 50g以内であれば、94円
  と、いった形です。

送付状を入れたとしても50g以上になることは可能性が低いため、領収書の枚数が少ないなどの場合は、普通郵便でもよいかもしれません。大事な領収書である場合やまとめて送る際などには、簡易書留がおすすめです。

安く送りたいのならミニレター

領収書を最安値で送りたいのであれば、ミニレターを用いてもよいでしょう。ミニレター（郵便書簡）とは、内側が便箋になっている封筒のことで、郵便局かAmazonで購入することができます。ミニレター1通にかかる料金は、63円です。ただし、重さが25g以上になってしまうと定形外郵便物として120円かかってしまうので注意が必要です。25gを超えてしまう場合は、94円で送ることができる定型郵便で郵送するとよいでしょう。

3. 領収書を郵送する際の注意点

領収書は、大切な書類です。ミスがあっては大変なので取り扱いには充分、気をつけましょう。この項目では、領収書を郵送する際に気をつけるべき注意点についてご紹介いたします。

領収書だけを送らない

領収書を送る際には、挨拶や日頃の感謝を込めた送付状を一緒に同封しましょう。領収書だけをまとめて送ることは、配慮が足りないと感じ取られ、失礼な行為にあたります。ビジネスマナーとして習慣を付けておくとよいでしょう。

封筒の中身が領収書であると相手に認識してもらう

領収書を送る封筒には必ず、「領収書在中」と記載しましょう。相手先が領収書だと気付かずに捨ててしまう恐れもあります。そうした危険を避けるためにも相手先が認識しやすいよう工夫を凝らすことが大切です。

郵送後も気を抜いてはいけない

領収書を郵送したからといって、気を抜いてはいけません。相手先に領収書が届くまではしっかりと責任を持ちましょう。また、郵送後にメールで領収書を送付した旨を伝えると、紛失や破棄のリスクが軽減されます。

領収書の控えを保管しておく

代金のやり取りを行った証明として領収書の控えは必ず保管しておきましょう。領収書を送付すると、代金を受け取った側は証明するものがなくなってしまいます。領収書を発行した側も領収書の控えを保管しておくことで、未然に相手先や税務署とのトラブルを防ぐことができます。また、領収書の控えは事業年度の確定申告から7年間は保管しなければならない、という義務があります。

領収書を郵送する際の送付状について

領収書を郵送する際には、送付状を同封する必要があります。これは、領収書を送るうえでのマナーとなるので忘れずに入れましょう。送付状に記載することは、下記の情報になります。

• 相手先の社名

• 部署

• 氏名

• 領収書を郵送した日付

• 入金のお礼

• 郵送した領収書の内訳、同封枚数

以下記事に、送付状のサンプルも含めて解説しているので、合わせてご参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ

領収書を郵送する際に使う封筒について

領収書を郵送する際に使う封筒について、大きさや記載項目などの注意点は下記になります。

大きさに規定はない
領収書の大きさに規定が設けられていないので、使用する封筒も大きさに規定はありません。簡易書留やレターパックなどで郵送する場合は、決められた封筒を使用するので問題はありませんが、普通郵便で郵送する場合は自分で封筒を購入しなければなりません。

領収書在中と記載する
「領収書在中」と記入し、相手先に緊急性の高い郵便物として認識してもらえるようにします。記載する場所としては、封筒の表、左下の隅の方に黒字または青字で記載することが、一般的です。赤字で記載するのは、縁起が悪いとされる他、簡易書留や速達が赤字で記載されるので、相手先が混同しないようにする、といった理由があります。

領収書を郵送する際は折り曲げても問題ない

領収書を郵送する際、大きいものだと折ってしまって大丈夫なのかと不安になると方もいると思います。結論から言えば、領収書は折って郵送しても大丈夫です。折り曲げてしまっても領収書としての効力は一緒なので、問題はありません。ただ、折り方には気をつける必要があります。大切な書類であるため、文字面が内向きになるようにして折り込みます。また、普通郵便で送る際は、領収書に記載されている金額が透けて周囲の目に晒されることのないようにしましょう。

4. まとめ

この記事では、領収書の郵送の仕方や注意点などについてを中心にご紹介いたしました。企業だけでなく、個人事業主としてネットショップやメルカリなどで商品の取引を行った際は、相手方の申し出があれば領収書を発行します。領収書を郵送するうえでのマナーをしっかりと頭に入れておくことは、相手先とのトラブル回避にも繋がります。最後まで責任と自覚を持ち、領収書を郵送することが大切です。