領収書を郵送する時の切手や封筒は？切手代など確認すべきこと

仕事の取引先から領収書の郵送を頼まれた時に、どのような方法で郵送すべきなのか、切手代や封筒の選び方などでお悩みではないでしょうか。領収書を郵送する方法は主に4種類［普通郵便・特定記録郵便・簡易書留・レターパック］がありますが、それぞれに特徴があり切手代も大きく異なります。この記事では、不備なく領収書を取引先企業に郵送するために知っておくべき基本的な知識やビジネスマナーをご紹介します。

目次

1. 領収書を郵送する時の4つの方法

領収書を郵送する方法は主に4種類ありますが、それぞれに特徴があるため企業にとって最適な方法を選ぶようにしましょう。ここでは、普通郵便・特定記録郵便・簡易書留・レターパックとはどのようなものなのかについて、メリットやデメリットなどを含めながらご紹介します。

普通郵便

領収書は金券ではないため、普通郵便で郵送することができます。領収書の金額が高額になる場合は、追跡サービスが付随している特定記録郵便や簡易書留など他の方法で郵送するのがビジネスマナーとされています。領収書を普通郵便で郵送するメリットは、郵送にかかる経費を安く抑えることができ、郵便局の窓口に行かずにポストに投函できることです。普通郵便のデメリットは、郵便物の追跡サービスが付随していないことです。

特定記録郵便

領収書を普通郵便で郵送するデメリットとして追跡サービスが付随していないことをご紹介しましたが、郵便局の窓口に普通郵便を持っていき特定記録郵便にすると、追跡サービスをつけることができます。特定記録郵便のデメリットは、普通郵便物にかかる切手代に追加料金が発生することです。

簡易書留

特定記録郵便ではなく、簡易書留という形で郵便物を郵送することもできます。
特定記録郵便と簡易書留の違いは、郵便物の配達方法と切手代にあります。特定記録郵便の場合は普通郵便物と同じように郵便受けに投函されますが、簡易書留は手渡しされます。郵便物が手渡しされる簡易書留の方が切手代がかかります。簡易書留は通常、高額になるためビジネス上の利用であればレターパックの方が安価でおススメと言えます。

レターパック

郵送する領収書の枚数が多い場合は、レターパックで郵送する方法もあります。
他の郵送方法と比較すると料金が高いのがレターパックを利用するデメリットです。レターパックには2種類ありますが、どちらにも追跡サービスが付随しています。レターパックプラスとレターパックライトの違いは、郵便物の厚さと配達方法にあります。レターパックライトは厚さ3cmまでですが、レターパックプラスは封筒内に収まれば3cm以上の厚さでも郵送可能です。また、レターパックプラスが直接手渡しされるのに対し、レターパックライトは郵便受けに投函されるという違いがあります。

2. 領収書を郵送する時の切手代

領収書をどの方法で郵送するかにより、切手代が異なります。ここでは、普通郵便・簡易書留・特定記録郵便・レターパックの切手代の目安についてご紹介します。

普通郵便

普通郵便は、封筒の重量とサイズにより定形郵便物と定形外郵便物に分類され、重量により切手代が変わります。

［1］定形郵便物

幅12cm×高さ23.5cm×厚さ1cmまでのサイズで、50g以内の封筒は定形郵便物として郵送することができます。切手代は25gまでが84円、50gまでは94円です。

［2］定形外郵便物
定形外郵便物は封筒のサイズと重量により規格内・規格外に分類され、重量により切手代が異なります。長辺34cmまで短辺25cmまで、厚さ3cmまで重量1kgまでの封筒は規格内に分類されます。切手代は次のように定められています。

 規格内切手代規格外切手代50g以内120円200円100g以内140円220円150g以内210円300円250g以内250円350円500g以内390円510円1kg以内580円710円2kg以内取り扱いなし1,040円4kg以内取り扱いなし1,350円

出典：日本郵便株式会社『第一種郵便物 手紙』

特定記録郵便

特定記録郵便にかかる料金は一律で定められています。普通郵便物の切手代に160円を追加払いすることで、特定記録郵便として郵送することができます。

出典：日本郵便株式会社『特定記録』

簡易書留

簡易書留にかかる料金も一律で定められています。普通郵便物の切手代に320円追加払いすることで、簡易書留として郵送することができます。

出典：郵便局『オプションサービスの加算料金一覧』

レターパック

レターパックプラスの料金は520円、レターパックライトの料金は370円と一律に定められています。レターパックは郵便局の窓口の他にコンビニエンスストアでも購入できますが、全ての店舗で取り扱われているわけではないため注意が必要です。以下の店舗がレターパックを取り扱っています。

• ローソン

• デイリーヤマザキ

• ミニストップ

• サークルKサンクス

• セイコーマート

• セブンイレブン(1部店舗)

出典：日本郵便株式会社『レターパック』

3. 領収書を郵送する時に確認すべきこと

領収書を郵送する方法や切手代についてご紹介しましたが、その他に領収書を郵送する時にビジネスマナーとして確認すべきことをご紹介します。

領収書を郵送する時の封筒の選び方

今回ご紹介した4つの方法のうち、レターパック以外は郵便物担当者が封筒を選ぶことになります。領収書や請求書、納品書などのビジネス文書を社内外でやり取りする時は、茶封筒を使用してもマナー違反にはなりません。

宛先の書き方

［1］封筒の表書き

• 郵便番号と住所郵便物が差し戻しにならないよう、郵送先の郵便番号と住所は省略せずに正確に書くようにします。

• 企業名・部署名・担当者名企業は1日に多くの郵便物が届くため、誰あての郵便物なのか一目見て分かるようにしておくのがマナーです。経理部門宛てなのか、経理担当者はいるのかなど郵送する前に郵送先の企業のルールを確認しておきましょう。

• 領収書在中封筒の表書きに「領収書在中」と書くことで、どのような郵便物なのかを郵送先の郵便物担当者に知ってもらうことができます。

［2］封筒の裏書き

• 自社の郵便番号と住所

• 企業名・部署名・担当者名

郵便物の送り主が一目で分かるよう、企業の住所や送り主の名前を正確に記載します。郵便物の送り主の役職名は記載しないのが一般的です。

領収書のリスト作成

1度に郵送する領収書の枚数が多い時は、領収書のリストを作成し添付すると親切ですし、領収書の受取人に良い印象を抱いてもらえます。

以下記事に、送付状の書き方について解説していますので、合わせてご参照ください。
ブログ｜領収書郵送のとき添える送り状｜書き方の徹底解説 ｜トドケールブログ

4. まとめ：不備なく領収書を郵送しよう！

この記事では、取引先企業から領収書の郵送を依頼された時に不備なく領収書を郵送するために知っておくべき知識として、郵送方法や切手代、封筒の選び方や書き方についてご紹介しました。どのように郵送するかによって、切手代が大きく変わりますので企業に最適な方法を選択されてください。