会社のプロセスや管理を外部委託するアウトソースとは？

人材不足の解消や業務の効率化を目的として、会社のプロセスや管理を外部委託するアウトソースを利用する会社が増えています。ここでは、総務や人事、経理などの業務のアウトソースの利用をご検討中の法人の皆さまが知っておくべきアウトソースに関する基本的な知識についてご紹介します。

目次

1. 会社のプロセスや管理を外部委託するアウトソースとは？

アウトソースとはどのようなものなのか概要や、アウトソースを請け負うBPO企業の主な種類についてご紹介します。

1-1. アウトソース（BPO）とは？

アウトソースとは、会社のプロセスや管理など業務の一部をBPO企業など請負事業者に外部委託することを指す用語で、BPO（Business Process Outsourcing ）と呼ばれています。
世界全体でアウトソース市場は拡大しており、新型コロナウィルスの影響を受け2021年度にはアウトソースの一部が伸び悩んだものの、2022年度から回復傾向に転じ、2025年度には間接業務のBPOに関しては市場規模が1兆4420億円にまで拡大することが見込まれています。

出典：日本経済新聞『ミック経済研究所、「BPO総市場の現状と展望2021年＜間接業務BPO&業種固有業務BPO版＞」を発刊』（2021/8/25）

1-2. BPO企業の種類

会社から委託を受け、業務を代行する事業者はBPO企業と呼ばれています。BPO企業は主に以下の５種類に分類することができます。

［1］メーカー系：NEC、キャノン、東芝、富士通、富士フイルムなど
［2］不動産系：CBRE、JLL、GSSなど
［3］人材系：パソナグループ、パーソルテンプスタッフなど
［4］物流系：佐川急便、ヤマト運輸、日本カーゴエキスプレスなど
［5］独立系：上記から独立している専門請負会社

1-3.アウトソースと外注・アウトソーシングとの違い

 「アウトソース」と似た言葉に「外注」や「アウトソーシング」がありますが、それぞれ微妙に意味合いが異なります。

一般的に「外注」は、製造や業務の一部を外部の専門業者に委託することを指し、主にモノづくりなどの現場業務に使われることが多い用語です。一方、「アウトソース」や「アウトソーシング」は、より広義で、事務・管理・人事・経理などの業務プロセス全体を外部企業に委ねることを意味します。

また、「アウトソース」と「アウトソーシング」も使われ方に違いが見られる場合があります。
「アウトソーシング」は英語由来の表現で、契約関係や戦略的判断を含んだ企業活動全体を指す場合に使われることが多く、「アウトソース」は日本語の中で定着した表現で、日常的な業務委託の意味合いが強い傾向にあります。

いずれも社内のリソースをコア業務に集中させることを目的として導入される手法ですが、業務範囲や委託先との関係性、戦略的な位置づけなどによって使い分けがされている点を押さえておくとよいでしょう。

2. なぜ今アウトソースが注目されているのか

企業活動を取り巻く環境が大きく変化するなかで、アウトソースへの注目が急速に高まっています。背景には、「人手不足」「DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進」「コストの最適化」といった複数の要因が重なっています。

2-1. 慢性的な人手不足と業務過多の深刻化

国内では少子高齢化の影響により、労働人口の減少が年々進んでいます。企業の採用活動も以前に比べて難しくなっており、とくにバックオフィス業務を担う人材の確保が課題となっています。

その一方で、管理業務や間接業務の量は変わらず存在し、限られた人員で多くの業務をこなさなければならない状況が続いています。このような現場において、日常的な業務の一部をアウトソースし、コア業務に集中できる環境をつくることが求められています。

2-2. DX推進による業務の再構築

多くの企業が、DX（デジタルトランスフォーメーション）による業務改善に取り組んでいます。郵便物の電子化や文書管理のクラウド化など、これまで紙ベースで行われてきた作業も見直しの対象となり、“デジタルとアウトソースを組み合わせた業務改革”が進んでいます。

DXを推進する上では、システム導入や業務フローの刷新だけでなく、「誰が・どこで・どのように業務を担うか」の再設計も重要です。その一環として、非戦略的な定型業務を外部に委ねる動きが加速しています。

2-3. コスト最適化と経営資源の選択と集中

経営環境が不確実性を増す中で、企業はコストの使い方により一層シビアになっています。正社員の採用・育成には時間とコストがかかるため、必要な業務だけを外部に委託し、変動費化するという選択は経営的な合理性にもかなっています。

とくにアウトソースは、「即戦力の確保」「柔軟なリソース配分」「管理コストの軽減」など、総務・人事部門が直面する課題の解決策として有効です。これらの観点からも、アウトソースは今後さらに重要な手段となっていくでしょう。

3. アウトソースできる業務・できない業務

アウトソースは便利な手段である一方で、すべての業務に適しているわけではありません。自社の業務を見直す際には、「外部に任せられる業務」と「社内に留めるべき業務」を正しく見極めることが重要です。

3-1. アウトソースできる業務の例

アウトソースに適しているのは、定型的・反復的で、一定のルールや手順に沿って処理できる業務です。たとえば以下のような業務は、多くの企業が外部委託を進めています。

• 郵便物の受取・仕分け・配送管理などの郵便業務

• 請求書発行・入出金管理などの経理業務

• 給与計算や社会保険手続きなどの人事労務関連業務

• 備品や消耗品の発注・在庫管理といった物品管理業務

• お問い合わせ対応・受付代行などのカスタマーサポート業務

これらの業務は、専門のBPO企業が仕組み化された体制で効率的に対応できるため、品質を維持しながら社内負担が軽減されやすくなります。

とくに、郵便物の管理やメール室業務は、総務部門における代表的なアウトソース領域。近年は紙文書からデジタル管理への移行を含めたDX文脈でも注目されており、業務の見直しを検討する企業が増えています。

3-2. アウトソースできない業務の例

一方で、アウトソースに適さない業務も存在します。自社の意思決定や戦略に直結する業務や、法的に外部委託が認められていない業務は、基本的に社内で担うべき領域です。代表的な例は以下のとおりです。

• 経営戦略の立案や、新規事業の企画などのコア業務

• 最終的な利益判断や人事評価などのマネジメント業務

• 弁護士・税理士・社会保険労務士などの士業に限定される独占業務

• 現金を扱う業務、セキュリティ上のリスクが高い業務

• 一時的で非定型なプロジェクトや、属人的な業務

これらは、高度な判断力や社内事情への深い理解が求められるため、外部委託では対応しきれない可能性があります。アウトソースを検討する際には、業務の性質やリスクレベルを丁寧に見極めることが重要です。

4. 会社が業務をアウトソースするメリット

BPO市場が拡大しているのは、アウトソースすることで会社は多くの恩恵を受けることができるためです。ここでは、会社が業務の一部をアウトソースすることで得られるメリットについてご紹介します。 

4-1.会社で働くスタッフの負担軽減

アウトソースを利用する会社が増加している背景にあるのが、人材不足問題や働き方改革の推進による影響などです。人件費削減による従業員数の減少や、働き方改革により増加したスタッフ1人あたりの負担を軽減することができます。

4-2.業務が効率的になり質が高まる

業務の一部をアウトソースすることで、社内の業務を効率的に遂行できるようになります。また、専門性の高いBPO企業に外部委託することで、業務の質を高めることができます。

4-3.柔軟にコスト管理ができる

外部委託を利用することで、業務の拡大や縮小に合わせて人員を柔軟に調整することができます。総務・人事・経理に関する業務をアウトソースすると、基本的に専門性の高い人材が派遣されるため、教育研修にかかる時間も節約することができます。 

5. 会社が業務をアウトソースするデメリット

会社が業務をBPO企業にアウトソースする前に知っておくべきデメリットがあります。ここでは注意点として2つのデメリットをご紹介します。

5-1.外部委託先の選定を慎重に行わなければならない

BPO企業は主に５つに分かれており、事業者の規模や料金体系も実に様々で得意分野も異なります。会社が業務の一部をアウトソースする場合は、どのBPO企業が最適なのか慎重に検討する必要があります。総務・人事・経理の業務の一部をアウトソースする場合は、人材系、物流系、独立系があります。それぞれの専門分野は以下のようになっています。

［1］人材系

受付や総務業務を専門とするスタッフを派遣するBPO企業です。

［2］物流系

メール室に特化したBPO企業で、荷物の配達機能まで提供が可能です。

［3］独立系

もともと総務・人事・経理業務から派生しているため、それらの業務を委託するのに最適です。

5-2.外部委託料金や準備にコストがかかる

会社の業務を外部委託するにあたり、業務を引き継ぎするために準備する時間が必要になります。外部委託するために初めは時間がかかりますが、時間をかけ体制を整えることで2回目以降から効率的に外部委託ができるようになります。
準備に要する時間の他に、アウトソースするためには委託料金も発生します。最近のトレンドとしてオンラインでアシスタントを時給単位で派遣してくれるサービスが増えていますが、BPO企業とは別であると考えるべきでしょう。オンラインのアシスタントサービスは、BPOとまではいかないものの特定業務にアシスタントが欲しいと思う時に利用する安価なアシスタント派遣サービスに近いですが、BPOでは総務・人事・経理関係の業務を外部委託する場合、2名以上の派遣でしか請けないなど人数もある程度求められ、かつ、月に1人あたり30万円以上が一般的な相場です。

6. アウトソース導入のステップとポイント

 アウトソースを成功させるためには、ただ外部に任せるだけではなく、導入前の準備や委託先の選定がカギとなります。ここでは、導入時に押さえておきたい2つの重要なステップをご紹介します。

6-1. 現状課題の整理・依頼範囲の特定

まず取り組むべきは、自社の業務フローや課題を可視化することです。感覚的に「忙しいから任せたい」と感じていても、実際に何を、どこまで委託するのかが明確でなければ、スムーズなアウトソースにはつながりません。

以下のような観点で棚卸しを行うとよいでしょう。

【棚卸しのチェックポイント】

• 日常的に発生しているルーチン業務は何か？

• 社内で属人化している業務はあるか？

• コア業務とノンコア業務の切り分けはできているか？

• 作業時間や処理量の割に、価値貢献度が低い業務はどこか？

これらを整理することで、アウトソースに向いている業務や、委託すべき優先順位が見えてきます。必要に応じてフロー図やチェックリストを作成し、関係部門との合意形成を進めましょう。

6-2. アウトソース企業を選ぶ際のチェックリスト

依頼する業務が明確になったら、次は委託先企業の選定です。コストや業務範囲だけでなく、パートナーとして信頼できるかどうかを総合的に判断することが大切です。以下のような項目をチェックしましょう。

• 自社ニーズに即した提案ができるか
  汎用的なサービスではなく、自社の業務に合う柔軟な対応が可能か

• セキュリティ・情報管理体制が整っているか
  ISMSやプライバシーマークなどの取得状況も確認ポイント

• 対応品質と実績
  同業他社での実績や、業務運用のノウハウを持っているか

• コミュニケーション・サポート体制
  専任窓口があるか、トラブル対応のレスポンスはどうか

• 費用と成果のバランス
  単に安さを求めるのではなく、品質と継続性を含めて評価する

適切なパートナーかどうかを見極めるためには、事前のすり合わせやトライアル、過去事例の確認が重要です。たとえば、初回の打ち合わせでは自社の業務内容を具体的に共有し、相手からどのような提案が返ってくるかを確認することで、提案力や理解力のレベルを判断できます。

また、同業他社への提供実績や、セキュリティ体制についての具体的な資料提出を求めるのも有効です。可能であれば、短期間のテスト導入（パイロット運用）を通じて、実際の運用体制や対応の質を確認するのもおすすめです。

こうした事前確認を丁寧に行うことで、契約後のミスマッチを防ぎ、信頼できるパートナーとの連携を築きやすくなります。

7. 郵便・総務業務をアウトソースするなら「クラウドメール室」

総務や人事部門が担う業務の中でも、郵便物の受け取りや社内便の仕分け・配布といった作業は、日々発生しながらも業務負担の大きい領域です。こうした定型業務をアウトソースすることで、社内の人的リソースを本来注力すべきコア業務に集中させることができます。

『クラウドメール室』は、郵便物の受け取りから仕分け、配布状況の可視化までを一括で担う、株式会社トドケールが提供する郵便業務のアウトソーシングサービス。

従来の紙ベース・人手頼みの運用から脱却し、クラウド上での郵便物管理・通知・トレースが可能になります。これによって、郵便物の所在確認にかかる時間や、社内配送におけるミス・再手配といったムダを大幅に削減できます。

『クラウドメール室』でできること（一例）：

• 郵便物の受領・仕分け・配布履歴のデジタル一元管理

• 到着通知や未受け取りリマインドなどの自動化通知

• 受け取り情報のトレーサビリティ確保とペーパーレス化

• オフィス縮小やフリーアドレス導入時のメール室の運用負担の軽減

とくに、多拠点展開やテレワークとのハイブリッド運用を行っている企業では、『クラウドメール室』の導入によって、郵便業務のDX化とアウトソースを同時に実現することも可能です。

郵便業務の負担を減らし、より戦略的な総務・人事運営を目指すなら、トドケールの『クラウドメール室』を、アウトソース先の選択肢としてぜひご検討ください。

『クラウドメール室』サービス詳細へ

8. よくある質問

Q. アウトソースとはどういう意味ですか？

A. アウトソースとは、「外部（アウト）に資源を提供する（ソース）」という意味から来ており、社内で行っていた業務を外部の会社や個人に任せることをいいます。たとえば、ITサポートや経理、コールセンター業務などを外部企業に依頼して、コスト削減や業務効率の向上を目指すケースが一般的です。

Q. アウトソースとアウトソーシングの違いは何ですか？

A. 意味は基本的に同じで、どちらも業務を外部に委託することを指します。違いがあるとすれば、使い方です。「アウトソーシング」は名詞形で一般的な用語として広く使われ、「アウトソース」は動詞的に使われることが多い傾向にあります。たとえば、「この業務はアウトソーシングしています」と「この業務はアウトソースしています」は、どちらも意味は同じですが表現のスタイルが異なります。

Q. アウトソースと業務委託の違いは何ですか？

A. アウトソースは、会社の仕事の一部を外部の専門業者にお願いすることです。たとえば、コールセンター業務や経理など、決まった業務をまるごと外部にまかせるイメージです。一方で業務委託は、外部に仕事を頼むという広い意味を持っていて、特定の作業だけをお願いする場合なども含まれます。つまり、アウトソースは業務委託の中のひとつで、業務全体を継続的に外部に任せる場合に使われやすい言葉です。

9. まとめ：アウトソースについての理解を深め、サービスの利用を検討しよう！

総務・人事・経理業務の外部委託をご検討中の法人の皆さまが知っておくべき、アウトソースに関する基本的な知識についてご紹介しました。アウトソースする上でデメリットはありますが、メリットの方が大きく、会社はアウトソースで業務を外部委託することで従業員の負担軽減や業務の効率化など多くの恩恵を受けることができます。BPO企業には様々な種類があるため、それぞれの特徴を理解し会社に最適なサービスを利用されてください。