TODOKER STORY 05

メール室業務の工数を大幅削減!荷物のトラブルがゼロに

取材にご協力頂いた方

(左)コーポレートサポート部門 大橋 絋平氏

(右)コーポレートサポート部門 杉本 明彦氏

企業プロフィール

会社名:株式会社アイスタイル

設立:1999年7月27日

URL:https://www.istyle.co.jp/

サービス内容:コスメ・美容の総合サイト「@cosme」、化粧品専門ECサイト「@cosme SHOPPING」、化粧品専門店「@cosme STORE」、その他関連サービス

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多様な働き方を支えるすべての人に届ける郵便物管理アプリケーション

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日本最大級のコスメ・美容の総合サイト「@cosme(アットコスメ)」を企画・運営する株式会社アイスタイル様に、サービス導入のインタビューをさせていただきました!



紙で台帳を作ったり、アナログな作業を続けていた

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Q. クラウドメール室を導入するにいたった経緯を教えていただけますか。

当社のビジネスにおいては取引先様からの化粧品のサンプルをお預かりするなどオフィスにおいても紛失することができない重要な物品のウケワタシが多くありました。 そういった物品のウケワタシがコーポレートサポート部門の重要な業務でしたので、紙で台帳を作ったり、受け渡しのサインをもらったり、写真は別途撮影して保管したりとアナログな作業を続けていました。

 

問い合わせには物品の概要を電話で聞きながら、伝票をめくって対応していたのでコーポレートサポート部門のなかでもメール室業務の占める工数は非常に大きかったです。


何とか効率化できないものかと頭をひねらせていたところ、トドケールさんを見つけてお話を聞いたところ、メール室業務のデジタル化につながるのではないかと考えて導入することを決めました。

荷物のトラブルがなくなった

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Q.クラウドメール室を導入して、どのような効果を感じていますか?

大きな効果を感じています。今後、利用をやめるつもりは全くありません。導入してよかっ
たです。 まずメール室業務の工数が大きく減りました。これまでは紙を中心とした業務でしたが、今では iPad を一台置いておくだけでほとんどの作業が終わります。2名程度で業務に当たっていた従業員の負担も減り、実質的には 1 名分に満たないくらいの負担で業務が捌けています。荷物に関する問い合わせが減ったもの大きいです。これまでは月に 50 件程度の問い合わせがあったのですが、今では半分程度です。導入がより周知されればもっと減ると思います。 そして、これまで度々あった荷物が行方不明になり、全員で探すといったことが無くなりました。

 

Q.ダッシュボードは、どのように活用されていますか?

私はダッシュボードしか見ていないです。当初は配送物や郵便物のデータ化に必要性を感じませんでしたが、数字があると見てしまいます。 紛失のリスクは減らしたいですし、保管できるスペースにも限りがありますので、基本的に早めに取りに来ていただきたいのでダッシュボードの「受取率」などが下がっていると気になってしまいます。 数字を見ながらリマインダーを送るなどのルールを決めるなど、業務をルール化できるといいのかもしれません。

時代の流れとしてオフィス以外で働く人は増えている

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Q.コロナ禍において、トドケールのサービスはどう役に立っていますか?

コロナ渦だから、緊急事態宣言下だからというより、時代の流れとしてオフィス以外でも働く人は増えています。トドケールを導入して最も大きな影響を受けているのは働いている従業員だと思います。これまでは各従業員が荷物が届いたかどうかを定期的に確認、問い合わせしていましたが、メールで自動的に連絡があり、そこから荷物が確認できますのでそういった心配や工数が失くなっています。そのあたりのコスト削減効果はまだ測定できていないですが最も大きいインパクトだと思っています。

 

従業員の皆様の多様な働き方に貢献できてうれしいです!ありがとうございました!

 

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