Web会議ブースを導入すべき？選び方やおすすめの製品を総まとめ

オフィスでWeb会議をしていると、「周囲の声が気になって集中できない」「機密情報が漏れそうで不安」と感じたことがある方は多いでしょう。最近ではこうした課題を解消する手段として、「Web会議ブース」の導入を検討する企業が増えています。

本記事では、Web会議ブースを導入すべき理由やメリット、製品の選び方までわかりやすく解説します。おすすめの製品についてもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

1.Web会議ブースが必要な理由

Web会議が日常的になった昨今では、周囲の音や目線が気になり、会議に集中できないと感じる人も少なくありません。こういったストレスを減らし、安心して話せる空間をつくる手段として「Web会議ブース」が注目されています。

企業でWeb会議ブースが必要とされる理由は以下の通りです。

• 周囲の騒音や会話による“音の干渉”を防ぐため

• プライバシーや機密情報を保護するため

1-1. 周囲の騒音や会話による“音の干渉”を防ぐため

大きな理由は、周囲の騒音や会話による“音の干渉”を防ぐことです。

オープンスペースでは、複数人が同時にWeb会議を行う場面も少なくありません。あちこちから声や音が飛び交い、会話が聞き取りにくくなることがあります。このような環境では集中力が途切れたり、会議そのものにストレスを感じてしまったりすることもあるでしょう。

Web会議ブースを導入することで外部の音を遮ることができ、周囲にも自分の声が漏れにくくなります。

1-2. プライバシーや機密情報を保護するため

プライバシーや機密情報を保護するためにも、Web会議ブースの設置は重要です。

Web会議では顧客との商談や社内での擦り合わせなど、センシティブな情報が話題に上ることもあります。近くのデスクに他の社員がいる状況では、発言に気を遣ってしまい、本来の内容に集中できないこともあるでしょう。

ブースを使うことで声が周囲に聞こえにくくなり、情報漏洩のリスクも軽減されます。社外秘の資料を扱う場面でも安心して会話ができる環境が整うため、ビジネスの信頼性を高める効果も期待できます。

2.Web会議ブースを導入するメリット

続いて、Web会議ブースの導入によって得られるメリットを見てみましょう。

• 社外に対するイメージがアップする

• 従業員が集中して会議や作業に臨める

• 会議室不足を解消できる

• 来客や面談対応スペースとしても活用できる

2-1. 社外に対するイメージがアップする

1つ目のメリットは、社外に対するイメージがアップすることです。

オフィスにWeb会議ブースがあると、先進的で柔軟な働き方を大切にしている企業という印象を持たれやすくなります。社内外の打ち合わせに対応できる環境が整っていれば、信頼感や安心感にもつながるでしょう。

こうした設備は、採用活動やブランディングにも影響します。「働く環境に配慮している会社だ」と感じられれば、応募者にとっての魅力も高まりやすくなるはずです。

2-2. 従業員が集中して会議や作業に臨める

2つ目のメリットは、従業員が集中して会議や作業に臨めるようになることです。

周囲の目や耳を気にせずに話せる空間があれば、自然と気持ちが仕事に向きやすくなります。ブースがあることで、安心して会話ができるだけでなく、作業にも集中しやすい状態が生まれます。

2-3. 会議室不足を解消できる

3つ目のメリットは、会議室不足を解消できることです。

社内に会議室が足りていないと、雑音の多いデスクで会議を進めなければならないこともあります。Web会議ブースを導入すれば、個室代わりのスペースを増やして限られた空間を有効活用できます。Web会議ブースにはレイアウトの変更がしやすい製品も多く、必要な場所に必要な数だけ設置できる柔軟性も魅力です。

2-4. 来客や面談対応スペースとしても活用できる

4つ目のメリットは、来客や面談対応スペースとしても活用できることです。Web会議ブースは商談や採用面接、1on1ミーティングなど幅広い用途に活用できます。とくに急な来客対応や外部との接続が必要な場面では、すぐに使える個室空間があると便利です。

3.Web会議用ブースの費用相場

Web会議ブースは、設計や構造によって価格に幅があります。使用用途や設置場所に合ったタイプを選ぶために、おおまかな相場を把握しておきましょう。

価格は製品によって異なりますが、素材や防音性能、照明・換気設備の有無などによって金額は上下します。施工費やオプションも別途必要となる場合があるため、見積もり時には内容をしっかり確認しましょう。

4.Web会議用ブースの種類

Web会議ブースにはいくつかのタイプがあり、設置場所や利用目的によって適したものが異なります。ここでは代表的な以下の3種類について紹介します。

• クローズドタイプ

• セミクローズドタイプ

• オープンタイプ

4-1. クローズドタイプ

クローズドタイプは、天井・壁・扉がすべて揃った完全密閉型のブースです。外の音が入りにくく、内側の声も漏れにくいため、機密性の高い会話や集中を必要とする作業に向いています。

内部には照明や換気設備が備えられていることが多く、快適な空間で会議や作業を行うことができます。他のタイプのものよりスペースが必要ですが、遮音性を最優先に考えるならおすすめのタイプです。

4-2. セミクローズドタイプ

セミクローズドタイプは、扉や仕切りはあるものの天井がないタイプです。完全に密閉されてはいないため空調が効きやすく、圧迫感も少なめです。

一定の遮音効果がありながら、開放感や使いやすさも兼ね備えています。個人作業や短時間の電話対応にも使いやすいでしょう。

4-3. オープンタイプ

オープンタイプは、壁だけで囲まれた簡易的なブースです。天井も扉もないため、音の遮断効果はさほどありませんが、周囲の視線を避けたいときやちょっとした打ち合わせに向いています。

設置が手軽で、スペースのない場所にも配置しやすいのがメリットです。価格も比較的リーズナブルで、まずは導入してみたいという企業にも選ばれています。

5.Web会議用ブースの選び方

Web会議ブースを選ぶときは、価格や見た目だけでなく、使い勝手やオフィス環境との相性などもチェックしましょう。ここでは、導入前に確認しておきたいポイントを紹介します。

• 防音性・遮音性をチェック

• 設置スペースとサイズをチェック

• 移動や組み立てのしやすさをチェック

• 通気性・照明・配線をチェック

• 費用対効果をチェック

5-1. 防音性・遮音性をチェック

Web会議での使用を想定するなら、ブースの遮音性能は最も重視したい項目です。

製品スペックに記載されている「遮音性能（dB）」の数値や、実際に使っている企業のレビューなどを参考にしましょう。機密性の高い会話が多い場合は、クローズドタイプを検討するのがおすすめです。

5-2. 設置スペースとサイズをチェック

どんなに高機能なブースでも、設置できなければ意味がありません。あらかじめオフィスのレイアウトを確認し、通路や動線を妨げない場所に置けるサイズかどうか確認しておきましょう。また、搬入経路やエレベーターのサイズなども確認が必要です。

5-3. 移動や組み立てのしやすさをチェック

将来的にレイアウト変更がある、複数の場所で使いたいといった場合には、可動性も重要なチェックポイント。キャスター付きのモデルや組み立てが簡単な設計のものを選んでおくと、使い方の幅が広がります。

固定式のブースを導入する場合は設置後の移動が難しくなるため、設置場所を慎重に検討する必要があります。

5-4. 通気性・照明・配線をチェック

ブース内の快適性を保つために、通気性・照明・配線もチェックしましょう。長時間の利用になると、換気が不十分な空間では集中力が下がったり、体調に悪影響を与えてしまったりすることがあります。

照明の明るさや調整機能、電源やUSBポートの有無も確認しておくと、実際の使用時に困らず使用できるでしょう。

5-5. 費用対効果をチェック

コストを抑えたい場合でも、単に価格の安さだけで判断せず、実際の利用頻度や用途に合った機能が備わっているかを見極めることが大切です。

例えば、遮音性が求められる場面が多いのに簡易ブースを選んでしまうと、結局使われなくなってしまうこともあります。「必要な性能に対して適正な価格かどうか」を比較しながら選びましょう。

6.Web会議ブースを設置する流れ

スムーズにWeb会議ブースを導入するために、設置する流れを押さえておきましょう。Web会議ブースを設置する流れは以下のとおりです。

1. ニーズと用途を整理する

2. 設置場所を確認する

3. 製品選定・見積もりを行う

4. 購入・搬入・組み立てを実施する

5. 運用を開始して社内に周知する

6-1. ニーズと用途を整理する

はじめに確認したいのは、「誰が」「どこで」「何のために」使うかという点です。Web会議専用なのか、面談や作業にも使うのか、利用人数は何人程度かといった情報を洗い出してみましょう。目的が明確になれば、選ぶべきブースのタイプや必要な機能を絞りやすくなります。

6-2. 設置場所を確認する

設置するスペースの広さやレイアウト、搬入経路などをチェックします。通路をふさいでしまわないか、空調や照明の影響を受けにくい場所かなども検討しておくと安心です。

ビルによっては、消防法や設備規定により設置に制限がある場合もあるため、事前に問題ないか必ず確認しましょう。

6-3. 製品選定・見積もりを行う

必要な機能やサイズ、予算が決まったら、複数のメーカーや販売代理店から見積もりを取り寄せます。同じような仕様でも、価格やサービス内容に差が出ることがあるため、比較検討は欠かせません。あわせて、設置にかかる費用や納期も確認しておくとスムーズです。

6-4. 購入・搬入・組み立てを実施する

発注が完了したら、指定の納品日に合わせて搬入・設置を行います。製品によっては組み立てが必要な場合もあるため、スケジュールに余裕を持たせておくと安心です。

設置が完了したら動作確認や照明・電源のチェックを行い、不具合がないか確認しましょう。

6-5. 運用を開始して社内に周知する

ブースが完成しても、使い方や予約方法が従業員に伝わっていなければ活用してもらえません。社内に向けて運用ルールを発信し、誰もが迷わず使えるような仕組みを整えましょう。

ルールの例としては、利用時間の上限や事前予約の手順、清掃やマナーに関する取り決めなどが挙げられます。

7.Web会議ブースのおすすめの製品5選

一口にWeb会議ブースといってもさまざまな種類があるため、何を選んで良いかわからないかもしれません。以下では、実際に多くの企業で導入されている人気のWeb会議ブースを5つ紹介します。

それぞれ特長や設置環境が異なるため、自社に合うかどうかの参考にしてみてください。

7-1. WORK POD（ワークポッド）

「WORK POD（ワークポッド）」は、KOKUYOが提供する完全個室タイプのブース。遮音性が高く、オフィス空間にすっきりとおさまるデザインがポイントです。照明や換気システムも内蔵されており、長時間のWeb会議でも快適な環境を維持できます。

設置の自由度が高く、オフィスのレイアウトに応じた調整がしやすいため、フロア構成が頻繁に変わる企業にも向いています。

7-2. REMUTE（リミュート）

「REMUTE（リミュート）」は、TECCELLが提供するブースで、ハニカム構造による吸音パネルを使用した構造が特長です。ミーティングスペースやソロワーク用、間切り、卓上タイプなど、多彩なラインナップの中から選べます。

必要な遮音性を確保しつつ省スペースに設置できる点から、小規模オフィスやサテライト拠点での導入におすすめです。

7-3. TELECUBE AIR（テレキューブ エア）

「TELECUBE AIR（テレキューブ エア）」は、IRIS CHITOSEが提供するWeb会議ブースです。遮音性が優れているため、機密性の高いミーティングでも使用しやすいです。

1、2、4人用の3タイプがあり、オンライン会議や電話対応だけでなく、オンライン商談やカジュアルな1on1にも活用しやすい設計です。

7-4. Kolo Solo（コロソロ）

「Kolo Solo（コロソロ）」はPLUSが展開するWeb会議ブースで、遮音性・デザイン性ともに評価の高いモデルです。外観がスタイリッシュで、オフィスの雰囲気を損なわずに設置できます。照明や換気機能も標準装備で、本体カラーは白・黒・赤の3色展開です。

7-5. drape（ドレープ）

「drape（ドレープ）」はオカムラが提供するミニマムなワークブースで、柔らかい素材感が特徴。完全個室のような防音性はないものの、軽量で移動しやすく、空間に柔らかく馴染むデザインが魅力です。
音を吸収するパネルを採用しており、周囲のノイズを軽減しつつも圧迫感の少ない空間を実現できます。「人の目が気になる」「作業に集中したい」といった場合におすすめです。

8.Web会議ブースを設置するときの注意点

Web会議ブースは便利な設備ですが、設置にあたっては事前に確認しておきたいポイントがあります。導入後のトラブルを避けるためにも、以下の点をチェックしておきましょう。

• 消防法やビル管理規定を確認する

• 人の出入りの少ない場所に設置する

• 運用ルールを決める

8-1. 消防法やビル管理規定を確認する

Web会議ブースのタイプや設置場所によっては、消防法やビルの管理規定によって制限を受ける場合があります。とくに天井付きの完全個室タイプは、消防法で「居室」と見なされることがあります。

導入時にはトラブルにならないよう、消防法やビル管理規定について事前に確認しましょう。消防設備の設置が負担な場合は、消防法に配慮した構造の製品を選ぶこともおすすめです。

8-2. 人の出入りの少ない場所に設置する

ブースの設置場所は、できるだけ静かなエリアを選びましょう。人通りの多い場所や、会話が頻繁に発生するエリアに設置すると、外部の音が入りやすくなり、集中しにくくなります。

また、近くで同時に複数のブースが使われると、音の干渉が起きる可能性もあるため、設置の間隔や向きにも配慮が必要です。

8-3. 運用ルールを決める

せっかくWebブースを設置しても、社内に浸透しなければうまく活用してもらえません。利用時間や予約方法、利用後の清掃やマナーなど、基本的なルールを決めておくことで、誰もが使える状態を維持しましょう。

あわせて、ルールを社内に周知するためのガイドやマニュアルを用意しておくと、初めて利用する人も戸惑わずに使えます。

9.Web会議ブースの導入とともに検討したい「トドケール」

Web会議ブースを導入している企業の中には、サテライトオフィスへの移転やオフィスの縮小を検討している企業も多いでしょう。

オフィス移転やリモート併用の体制で起こりがちなのが、「郵便物管理の悩み」です。実際にリモートワークを導入する中で、「ハイブリッドワークで従業員が荷物を取りに来てくれない」「紛失が発生すると総務のせいになってしまう」といったお悩みを抱えている企業も多くあります。

そこで便利なサービスが、郵便物・配達物のデジタル管理システム『トドケール』です。

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10.よくある質問

10-1. リモート会議とオンライン会議の違いは？

「リモート会議」も「オンライン会議」も、意味としてはほぼ同じです。どちらも離れた場所にいる人同士が、インターネットなどを使って会議を行うことを指します。

強いて言うなら、「リモート会議」は“物理的に離れた場所で行う会議”というニュアンスがあり、「オンライン会議」は“ネット上で接続して行う会議”という印象を持たれることがあります。ただし、実質的な使い分けはされていないことがほとんどです。

10-2. Web会議とテレビ会議の違いは？

テレビ会議では、専用の設備や会議室を用意して、複数人が集まり大画面を使って行う形式が一般的です。一方、Web会議は各自がパソコンやスマートフォンを使い、自席などからインターネット上で参加する形式が基本です。現在ではWeb会議が普及したことで、テレビ会議を実施する機会は減少傾向にあります。

10-3. Web会議の欠点は？

Web会議の欠点は、以下のような点です。

• 通信環境に左右されやすい

• 相手の表情や雰囲気が読み取りにくいことがある

• 発言がかぶりやすく、会話のテンポが乱れやすい

10-4. Web会議で必要なものは？

Web会議では、以下を用意しましょう。

• パソコン（またはスマートフォン、タブレット）

• マイク（内蔵型でも可）

• カメラ（Webカメラまたは内蔵カメラ）

11.Web会議ブースを導入して生産性を高めよう

Web会議ブースを取り入れることで、周囲の音に悩まされることなく、安心して会話や作業に集中できる環境が整います。防音性やプライバシーの確保だけでなく、社内外への印象や従業員の働きやすさにもつながるでしょう。

会議や業務の質を高めるには、用途に合った製品を選び、適切に設置・運用することが大切です。「集中できる場所が足りない」「Web会議中に気を使ってしまう」といった課題を抱えている場合は、Web会議ブースの導入を検討してみてはいかがでしょうか。