バーチャルオフィスでの郵便物と追跡番号の取り扱いについて

スタートアップやスモールビジネスの経営者などを中心に利用が活発化しているバーチャルオフィス。しかし、バーチャルオフィスとは何かを知らずに敬遠し、不必要に大きいオフィスを構え、高い賃料を支払い続けている企業様もまだ多くいらっしゃいます。
そこで、今回はバーチャルオフィスとは何か、どんなサービスを提供してくれるのか、例えばどのように郵便物の対応を行ってくれるのか、等をご紹介したいと思います。

目次

1. バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、事業に必要なオフィス機能の一部をカスタマイズして提供するサービスを指します。例えば、登記のための住所の利用、郵便物の受け取りや電話番号の提供と対応、来客対応のための貸し会議室など、スタートアップ企業や中小企業などが会社の規模や業態に合わせてオフィスの一部の機能を選択して、部分的に利用することができます。

2. バーチャルオフィスの基本機能

では、バーチャルオフィスのサービスや機能について、具体的にどのようなものが提供されているのかご紹介します。

電話番号やFAX番号が利用可能

バーチャルオフィスでは固定電話やFAX番号の利用も可能です。また、社内宛にかかってきた電話は、バーチャルオフィスのスタッフが契約者の携帯電話などに転送してくれます。サービスの内容については、委託するバーチャルオフィスによって様々で、ニーズにあったサービスを提供しているバーチャルオフィスを選んで契約しましょう。

会議室が利用可能

バーチャルオフィスには専用の仕事場がありませんが、オフィス内に共用の会議室などが備えられていることが多いです。利用する際は時間単位で利用することになり、利用した時間に応じた料金を支払うことが基本的ですが、事前に予約しておくことで社内のミーティングや来客対応などに利用できます。

宅配便の受け取りや急な来客対応をしてくれる

オフィスだけを貸し出して無人運営をしているバーチャルオフィスもありますが、中には有人で運営しているオフィスもあります。その場合、バーチャルオフィス宛に届いた宅配便の受け取りや急な来客対応については、担当スタッフが行ってくれる場合もあります。急な宅配便や来客の対応について、バーチャルオフィスの運営者とすり合わせを行っておくことで小規模な起業であっても、立派なオフィスで気持ちの良い商談になります。

デスクなどの作業場は準備されていない

バーチャルオフィスはその名の通り、住所など一部の機能だけを提供する仮想オフィスですので、通常のオフィスのように執務スペースを提供することは想定されていません。そのため、個別デスクや作業スペースなどは準備されていないことが多いです。しかし、バーチャルオフィスによっては個別ブースの貸し出しが可能であったり、他社との共用スペースが利用できたりと様々なオプションもついていることがありますので、契約にあたっては事前に問い合わせるなどして確認しましょう。

3. バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスにはさまざまなメリットがあります。　

コスト削減

バーチャルオフィスを利用することで大幅なコスト削減に繋がります。オフィスの賃貸料は、毎月支払う固定費の中でも大きな割合を占めています。
バーチャルオフィスでは、個人や企業が専有するスペースが極端に少なく、月額5,000円程度から利用することも可能で、従来のようなオフィスを借りる場合と比較すると賃貸料が非常に安くなります。バーチャルオフィスでのサービスの内容によっても異なりますが、安価な場合は月額3,000円～5,000円程度、高額でも月額10,000円～20,000円程度で利用できる場合が多いようです。
また、電話対応などのサービスは必要に応じてオプションで加えることができるため、事業の規模が大きくなり始めたら利用を始めるなど、段階的な機能の拡張が可能です。

自宅住所の登記を回避できる

個人事業主であれば自宅住所を登記することもできますが、セキュリティやブランド力の観点から自宅登記を避けたいと考える方も多いでしょう。バーチャルオフィスの住所は多くの場合有料で登記が可能となっていて、自宅外の住所を使って会社を設立できることもバーチャルオフィスの大きなメリットです。

専門性に特化した担当スタッフのサポートが受けられる

ミーティングや外勤が多い方であれば、宅配便の受け取りや電話対応などが難しい場合も多々あると思います。
そこで、バーチャルオフィスを契約することにより、有料オプションで担当スタッフのサポートが受けられるようになるため、雑務のために人を雇用する必要はなく、担当スタッフに依頼することで少額で必要な機能に特化した人材に業務を依頼することができます。

4. バーチャルオフィスのデメリットと注意点

バーチャルオフィスは、まだまだ世間に浸透していないことも事実です。バーチャルオフィスの制度に不便な点やデメリットも複数存在しますので事前にチェックしておきましょう。

特定の許認可が取れない

バーチャルオフィスでは、特定の許認可がおりない場合もあります。厚生労働省の許認可を得るためには個室を準備する等が求められるケースがありますし、銀行口座を解説することができない場合もあります。このように、いくつかの業種においてはバーチャルオフィスでは許認可が取れない可能性があるため、注意が必要です。

顧客が混乱する可能性あり

バーチャルオフィスでは同一の住所に複数企業が存在し、執務スペースとしての実態がないため、顧客の訪問があった場合には、混乱を招くケースも考えられます。そのため、来訪者がある場合には招き入れるための手順を入念に確認することが必要です。スムーズに顧客対応が行われなければ、信用を得られないこともありますので、ぜひ確認しておきましょう。

5. バーチャルオフィスの郵便転送サービスを利用する

次にバーチャルオフィスでご利用頂ける郵便物・宅配物の転送サービスについてご紹介します。こちらのサービスは、会員様宛に届いた郵便物を管理し、毎週もしくは毎月の決まった日付・曜日に発送してくれるサービスです。月々の基本料金に含まれることが一般的で、追加の転送依頼をしない限り、郵便物の転送に別途手数料等はかかりません。

郵便物が手元に届くまでの流れ

うまく想像できない方もいらっしゃると思いますので、一般的なバーチャルオフィスにおいて郵便物がお手元に届くまでの基本的な流れについて紹介します。

1. 会員様宛に到着した郵便は一時的に郵便転送サービス会社で保管・管理されます。

2. 会員様が指定したメールアドレスに郵便物が到着したことをメールで配信
   （※メール配信は土日祝を除いた平日のみの対応がほとんどになります。）

3. 会員様からの指示に基づき発送準備を行います。（発送や保管だけでなく、破棄することも可能です。）

4. 会員様のお手元に郵送物が届きます。(基本的に決まった曜日にまとめて発送されることになります。)

不在票対応となった荷物や追跡番号が必要となった場合について

郵便転送サービス会社でも、以下のような郵送物については受け取りできない可能性もあります。

• 本人確認が必要な荷物など

• 現金書留・電信為替

• 宅急便（事前に連絡があれば対応可となる場合あり）

• 内容証明書などの法的書類

• 着払いの郵便物・宅急便

• その他　不適切と判断した物

担当者が不在票を受け取った場合は、会員様にメールで追跡番号を送付します。会員様ご自身で「郵送先の住所を変更」または「荷物預かりセンターで直接受け取り」いずれかの対応を行っていただく必要があります。また、不在票対応となった荷物を転送サービス会社で受け取ってほしい場合は、ご自身で再配達の手配をしていただく必要があります。

郵便転送サービス利用にかかる費用

郵便転送サービスの費用については、月額の基本料金に含まれることが一般的です。
前述の通り、安価な場合は月額3000円台で対応してくれるところもあります。また、郵便転送のみならず、バーチャルオフィスならではの法人登記や会議室の貸し出しなども込みで5000円から10000円と様々なオプションを付けることも可能です。

6. まとめ

今回は、バーチャルオフィスの機能やサービス、郵便物の取り扱いについてについて、ご紹介いたしました。現在、スタートアップやスモールビジネスの経営者などを中心に利用が活発化しているバーチャルオフィスは、様々な便利サービスが提供され、サービスを駆使することで小規模な企業であっても立派なオフィスを構えることが可能で、大きなオフィスをすでに構えている場合はコスト削減に繋がる可能性もあります。