領収書はどうする？リモートワーク・テレワークの経費精算の方法を解説

新型コロナウイルスの流行により、リモートワーク・テレワークをするようになった人も多いのではないでしょうか。しかし、そのときに気になるのは、今まで紙で申請していた領収書の経費申請です。中には申請書類を出すためだけに出社した経験がある人もいるかもしれません。
そこでこの記事ではリモートワーク、テレワークで経費精算を行う上でのポイントをご紹介します。電子申請に便利なおすすめツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

目次

1. リモートワーク・テレワークで領収書の経費精算が必要となるものは？

まず、リモートワーク、テレワークで経費精算できる費用の一例をご紹介します。
リモートワークやテレワークになると、出社している時に発生しなかった費用が経費としてかかってきます。これらはコストを正確に見積もるためにも、予め把握しておく必要があるでしょう。
しかし中には今までの経費精算ルールが適用できず、従来の区分では申請できない費用もあります。以下に紹介する費用を参考にして、労使間が納得できるよう、規定を見直してゆく必要があるでしょう。

パソコン周辺機器、オフィス用品

まず必要になるのは、パソコンや周辺機器にかかる経費です。リモートワーク、テレワークの普及前は出社して仕事をしていたために、自宅では仕事をできる環境が整っていない人も多いでしょう。
特に外付けのディスプレイや仕事用のデスク、椅子などを揃えようとすると高額になってしまうケースもあります。これらについては一部会社負担という形にするのか、それとも貸与の形式を取っているのか、社内の規定を確認、場合によっては見直しが必要です。

通信費

リモートワーク、テレワークとなるとインターネットや無線LANなどの通信費用が高めにかかってくる可能性があります。これについては通信費補助という形式で支給されるのが一般的です。
また、業務に必要な荷物、書類を送るために郵便や宅配を利用した際には、必要額を事前に渡しておいたり、会社着の場合には着払いなどの対応を取ります。もしくは一時的に社員が立て替えておき、後日申請のケースもあるでしょう。

水道光熱費

通信費と同様に、水道光熱費についても個人負担が生じる部分があります。出社時は会社の水道、電気を利用していたはずのものを、リモートワーク、テレワークになって利用しなくなるためです。
しかし実際のところ、業務で発生した部分とプライベートな部分の切り分けは困難です。その他の費用とまとめてリモートワーク補助費として支給されることがある程度だと考えておきましょう。その他にも想定外の費用が発生する可能性があり、費用になるものとならないものについては規定をよく確認するようにしましょう。

2. リモートワーク・テレワークで経費精算を行う課題は？

リモートワーク、テレワークになって経費精算がうまくいっていないことも多いのではないでしょうか？突然、リモートワーク・テレワークへの移行を強いられて、これまでにはなかった業務の負担が増えてしまっていることもあるでしょう。
そこで、ここでは解決すれば問題の解消につながる根本的な課題を3つご紹介。これらの課題は社内での経費精算のルールを整えたり、ツール・システムを導入することで解決することができる可能性が高いです。
自身の組織が同じような問題を抱えている場合にはぜひ参考にしてください。

精算処理が紙ベース

リモートワーク、テレワークで経費精算を行う場合にまず課題となるのは、紙ベースでの精算処理です。これは申請する側と承認する側、どちらにとっても不都合なことしかありません。申請する社員としては、せっかくリモートで業務自体は完結するのに、わざわざ領収書精算のためだけに出社せざるを得なくなってしまいます。
また承認を行う経理部門は、他部門が在宅勤務をしているなか、精算処理のために出社せざるを得ず、不満が募ってしまうかもしれません。さらに申請される内容もリモートワーク、テレワークの関係でこれまでにはなかったものが増え、手続きにも時間がかかってしまう可能性があるでしょう。

リモートワークの実態に経費規定が追い付いていない

テレワーク、リモートワークによって新たに発生した経費の中には、負担分がはっきりしない経費があります。代表的なものはネットワークの通信費や、在宅勤務によって増加した水道光熱費などの経費です。
これらはリモートワークをしなくても発生する費用であるうえに業務外でも使用するものであるため、明確にプライベートと区別することは困難でしょう。コロナウイルスの流行以前には一般的でなかった経費であるため、処理が難しいのは無理もありません。社員の一人ひとりが迷わず申請できるよう、計算しやすく納得できるようなルールを決めておくようにしましょう。

データや書類の管理が煩雑

急遽、リモートワーク・テレワークとなると、それに全部門がうまく対応できるかといわれればそうではありません。リモートワークになることで、かえって申請が必要な書類が増えてしまうことがあるからです。たとえば必要書類をどうしても郵便で送らなくてはいけずに手間がかかったり、郵送費の精算が必要になったりします。
また、今まで紙ベースでやり取りしていた書類をメールで送るためにはデータ化しなくてはいけず、慣れていないと時間がかかってしまうかも知れません。のちほど紹介する領収書データ化システムなど、業務をデジタル移行するのに役立つツールを導入することも有効な手段です。

3. 領収書の経費精算をリモートワーク・テレワークで行うための手続きは？

ここでは領収書の経費精算をリモートワーク・テレワークで行う際に行うべきことを手続きとしてまとめます。とくに重要となるのは経費精算のルールを決めて、リモートでも申請を行える体制を整えることです。
また、現金精算などは可能な限り廃止する方向にすることで、経理担当者の負担を減らすことができます。自社の課題にあわせて優先順位をつけたら、順番に取り組むようにしましょう。

新たに発生する経費について規定を見直す

まずは、リモートワーク・テレワークによって新たに発生するようになった経費についての規定を見直す必要があります。代表的なものは通信費や水道光熱費で、規定を見直すことで「リモートワーク補助費」などを支給するのが一般的です。
これらの費用に関しては、国税庁が業務で使用した50％を非課税とする方針を示しています。詳細は以下のサイトに載っていますので、まずはこれらを参考に申請時のルールを社内でも明確に示しましょう。

（参照：国税庁｜在宅勤務に係る費用負担等に関するＦＡＱ）

経費精算を電子申請にする

また、従来の経費精算を紙ベースで行っていた場合には、電子申請に切り替えるようにしましょう。そうでないと社員がせっかくテレワーク環境を整備できても、経費申請のためだけに出社する事態になりかねません。
電子申請をする上では、電子申請システムを導入する、処理作業の一部をアウトソーシングするなどの方法が考えられます。とくに電子申請システムはさまざまな種類が存在するため、自社の他システムとの相性も考えて選ぶようにしましょう。

小口現金を廃止する

小口現金を使用している場合には、リモートワーク・テレワークの推進のために廃止するのが望ましいです。小口現金とは会社が事業所等に現金として保有する資金で、現金支払いが必要な経費を清算する場合などに利用されていました。
しかし、近年の決済手段の多様化により現金支払が必要な経費はほとんどなくなりました。これまでに慣習として行っていた小口現金の運用を見直し、経理担当者が手渡ししていた現金をなくすことができれば、管理の手間が減りだけでなく、経理のリモートワーク促進にも繋がります。
最近では法人用のクレジットカードなども発行できるようになってきたので、利用を検討してもいいでしょう。

4. 領収書の経費精算をリモートワーク・テレワークで行うおすすめツールを紹介

最後に、領収書の経費精算をリモートワーク・テレワークで行うためにおすすめのツールを紹介します。最近はスマートフォンで撮影した画像が紙の領収書の代わりになるなど、電子申請に対する規制緩和も実施されてきました。
しかしこれらの制度はまだ整っていない部分もあり、従来のシステムだけでは不便な点も多く見られます。そこでここではそれらの申請・承認を簡素化してくれるツールを紹介。自社の状況に応じて適したツールを選択し、導入を検討してみてください。

電子申請システム

まず欠かせないツールは、経費精算をオンラインで行える電子申請システムです。従来の経費申請の流れは、申請者が必要書類に記入し、領収書と共に提出して上司に承認を貰ったあとに経理に送って精算という型式です。
しかし、クラウドサービスを用いた電子申請システムを用いることで、リモート環境でもアクセス可能です。電子的に印鑑を捺印し、関係者が回覧することもできるため、従来よりも迅速に承認～精算が行えます。
代表的な電子申請システムには楽楽精算などをはじめさまざまなサービスが存在するので、比較して使いやすいと思えるものを導入するようにしましょう。

（参照：楽楽精算）

領収書データ化システム

電子申請の際に必要となるのは、紙の領収書を電子化するシステムです。領収書の管理は基本的に煩雑になりやすく、紛失などのリスクもあり、在宅勤務など社外からの申請となるとなおさらです。
また、紙の書類の場合はダブルチェックが必要であったりと属人的な業務が多く、経理部門においてはボトムネックとなりかねません。このような場合はまず、領収書を電子データ化するシステムを導入し、ペーパーレス業務に取り組む必要があります。
その後はコーポレートカードと言われる企業専用のクレジットカードなどを用いることで、そもそも紙を介さない精算方法にしてゆくことが望ましいです。SAPコンカーなどのシステムを用いればこのような段階的な運用も可能のため、導入を検討してみましょう。

（参照：SAPコンカー）

クラウド会計システム

電子申請システムや領収書の電子データ化システムを段階的に導入した後には、クラウド会計システムを導入しましょう。電子データでの領収書の経費精算において気になるポイントはセキュリティの安全性と機能の拡張性です。
リモートワーク、テレワークでの経費精算は、企業にとって重要な決裁データが多くの人にアクセスできる状態になることが大きなリスクです。とくに最近では大企業による個人情報の流出も相次いでおり、データの扱いにはいっそうの注意が必要です。
逆にオンライン申請のメリットを十分に活かすためには、リモート環境でもアクセスや回覧がしやすく、承認・精算がスムーズな必要があります。このためにはシヤチハタクラウドなどをはじめとしたクラウド会計システムの導入が望ましいでしょう。

（参照：シヤチハタクラウド）

5. まとめ

この記事ではリモートワーク、テレワークで領収書の経費申請を行う上で気になるポイントを解説してきました。リモートワークでは今まで発生しなかった経費も出てくるので、負担分を決めるルールなどを整備しなくてはいけません。
そこで申請・承認のフローをスムーズにするためのシステムを導入すると、経費部門の負担を減らせる可能性があります。この記事が、自社に適したリモートワーク・テレワーク環境、制度を整える助けとなれば幸いです。