郵送、メール？着払いはできる？領収書を送る方法と注意点を解説

取引先から「領収書を送って欲しい」と言われて困った経験はありませんか？リモートワーク・テレワークが進んだことで非対面での業務が増え、今まで手渡ししていた書類を送ることが増えたかもしれません。
特に領収書は、金銭のやり取りを示す重要書類であるため、扱いには注意が必要です。そこでこの記事では、領収書を送る方法と、その注意点をご紹介します。

目次

1. 郵送、メール？領収書を送る方法を解説

領収書を送る代表的な方法は、郵送とメールの2つです。そこでまずは、郵送とメールのそれぞれの特徴とメリット、注意点などについて解説します。
しかし、これらの方法は各企業における文化なども影響しており、一概にどちらが良いかは決められません。ビジネスの世界は信頼関係が大事であり、ときには効率性に目をつぶらなくてはいけない場面もあります。領収書一枚の送り方についても、相手のやり方を尊重し、双方が納得できる形で取引できることが望ましいでしょう。

郵送で送る

直接領収書のやりとりができない場合、もっとも一般的な方法は郵送で送ることです。
やはりまだ多くの企業は、領収書は原紙で保管しておきたいと考えていることでしょう。このため少し時間はかかってしまうものの、取引の記録を残しておくために領収書を郵送することは多いです。
しかし、郵送するのには封筒を選んで記入したり、送付状を書くなどの手間がかかります。また、間違った送り方をしてしまっては相手方に失礼になってしまうなどトラブルのもとです。領収書が郵送の過程で紛失されてしまっては、大きな問題につながるため、注意が必要になります。

メールで送る

紙媒体の領収書を保管するのは、どうしてもかさばってしまうのが悩ましいところ。
実は、領収書はメールで送ることが認められており、相手が了承してくれれば利用可能です。領収書をメールで送信することで、送る側は発送の手間が省ける、受け取った側も管理の手間が省けるなど双方にメリットがあります。
しかし、会社によっては、紙媒体でのやり取りが基本で電子媒体の領収書はあくまでも補助に過ぎないケースもあります。そのような場合に無理にメールでのやり取りをお願いすることは避けたほうがいいでしょう。
リモートワーク・テレワークが普及した現在でも、「メールで送ることができることもある」という程度の認識にとどめておき、基本的には郵送で対応する方が無難です。

2. 着払いはできる？領収書を郵送する方法を解説

ここでは、領収書を郵送するのに適した方法と、適さない方法、そして郵送する際のポイントについて解説します。領収書は取引先とのやり取りを証明する重要な書類であるため、一部の方法では送ること自体が認められていません。
また、もし郵送の途中で紛失してしまったときのため、配達経路の記録や紛失時の補償がつく方法を選択する必要があります。問題がおきてしまってからでは取り返しがつかないことになってしまうかもしれないので、しっかり確認しておきましょう。

領収書を郵送するのに適した方法

領収書を郵送する方法を選択するときには、確実に届く方法を選ぶようにしましょう。
領収書は、信書と呼ばれる書類に分類されるからです。中には再発行しないと決めている会社もあるため、郵便事故などによって紛失してしまった場合はトラブルの元になります。
このため、発送から到着までの記録が残る郵送方法が望ましいといえます。代表的なものは、簡易書留、特定記録、レターパックなどです。これらの郵送方法は、事故が起こった場合の損害補償が付いているものや、受取人への直接手渡しなどを選択することができます。取引先の要望や、領収書の重要性によって使い分けられるようにしましょう。

領収書を郵送するのに適さない方法

逆に、領収書を郵送するのに適さない、もしくは違法となってしまう方法もあります。
まずは特別な取り扱いをしない一般的な郵送方法である普通郵便です。送料も安く、早く送ることができますが、発送から受渡しまでの記録がされず、紛失した場合の補償もありません。
また、ゆうパック、宅急便、飛脚宅急便などの宅配便を利用して領収書を送ることはできません。領収書は書類の中でも重要な信書として分類されますが、宅配便は信書の運送に対応していないものが多いからです。場合によっては罰金が課されることもあり、「知らなかった」では済まされないので十分に注意しましょう。

領収書を着払いで送ることは可能？

領収書を着払いで送ることはできるのか？は気になるポイントかも知れませんが、基本的にはできないと考えておきましょう。領収書は重要書類であり、配達記録や紛失時の補償がつく郵送方法を選択する必要があります。
そして、これらの郵送方法では着払いを選択することはできません。残念ではありますが、確実に相手に領収書を受け渡すためにもこれらのコストには目をつぶる必要があります。取引の回数が多くなってどうしても領収証の送料が気になる場合には、メールで送る、直接あった際に渡すなど別の方法を検討しましょう。

3. 封筒の選び方、書き方は？領収書を郵送するときの注意点を解説

ここでは、領収書を郵送する際に注意して欲しいポイントを解説します。とくに気をつけるべきなのは封筒の選び方、封筒の書き方、送付状の書き方です。
封筒の選び方や、記入方法を間違えると、他の郵便物と間違えられ捨てられてしまうケースもあります。また、送付状を入れることはマナー的に失礼なため、必ず入れるようにしましょう。この記事を参考にして、取引先に失礼なく領収書を送れるようにしましょう。

封筒の選び方

まずは、領収書を送る際の封筒についてです。
封筒の大きさについては特に決まりなどはありません。領収書に適した方法である、簡易書留、特定記録、レターパックに適した封筒を用いましょう。
また、小さな封筒を使った場合、領収書を折りたたんでも構わないのか気になるかもしれません。折り畳んだからといって領収書が無効にならないので心配は不要ですが、文字が内向きになるように気を付けましょう。

封筒に記入すること

次に封筒に記入する事項についてです。
宛先の住所、会社名などについては、基本的に省略無しで記入しましょう。会社名については、後株か前株かについても、十分に注意する必要があります。担当者の部署、役職名についても、名刺やメールの署名をもとに記入しましょう。
裏面の差出人の欄には役職を書かないのが一般的です。また、ダイレクトメールなどの優先度の低い書類と区別できるよう、「領収書在中」と目立つように書くようにしましょう。

送るときには送付状をつけよう

郵送する際に、封筒に領収書だけを入れるのは失礼にあたる場合もあるため、必ず送付状を同封するようにしましょう。
送付状の内容としては、簡単な時候の挨拶に加え、差出人の部署や名前、封入されている文章の内訳を書くのが一般的です。これに加えて、入金のお礼や郵送した日付があると更に丁寧になります。また、伝えたいことがある場合には最下部に「連絡事項」として記載しましょう。

4. 領収書はメールでも送れる？方法と注意点を解説

ここまで、領収書を郵送するときのポイントと、注意点を解説してきました。しかし、実は領収書をメールで送ることもでき、場合によってはメールの文面自体が領収書の役割を果たすこともあります。
新型コロナウイルスの影響によって、今後非対面・非接触の必要性は高まるかもしれません。そこでここからは、領収書をメールで送ることのメリットと、送る際のポイント、注意事項について解説します。しっかりチェックして、状況に応じてはメールも有効活用して領収書を送れるようにしておきましょう。

領収書をメールで送るメリット

領収書をメールでやり取りすることは、送る側にも受け取る側にもメリットがあります。送り手にとっては、発送の手間が省けるとともに、印紙税が発生しないこともメリットの一つです。5万円以上の取引がなされる場合、紙の領収書を発行するのには印紙税がかかりますが、電子媒体の場合には支払う必要がありません。
また、領収書を受け取った側は最長7年間の保管義務が生じますが、この際に電子媒体ならば圧倒的なスペースの節約にもなります。また電子データならば管理もしやすく、必要になったらすぐに取り出して確認できることもメリットです。

領収書をメールで送る方法

領収書をメールで送る場合、記入する必要事項は紙の領収書と変わりません。ただし、取引金額の部分は、受け取った後に修正を加えられないように注意しましょう。
また、領収書には印鑑を押す必要があるのかは気になるポイントですが、決して義務ではありません。しかし、取引先によっては社内規則として押印が必要になることもあります。最近ではデータ上で手軽に印鑑を押せるソフトやアプリも存在しますので、必要に応じて利用しましょう。

領収書をメールで送るときの注意事項

このように、紙での郵送に加えてメリットが多いメールでのやり取りですが、注意すべきポイントもあります。たとえばメールに電子データを添付する場合に、双方のOSや使用ソフトの違いによってデータが正しく扱えないケースです。
このように何か不備やトラブルがあった際には柔軟に対応できるようにしておくことが必要です。また、正式な電子ファイルでなくとも、メール本文に必要事項を記載すればそれ自体が領収書の役割を果たすこともあります。もし、簡易的な取引の証拠が必要な場合には、メールがその代わりになることを知っておきましょう。

5. まとめ

この記事では、領収書を取引先に送る方法として、郵送とメールのそれぞれのやり方と注意点をご紹介しました。領収書は相手先との金銭のやり取りを示す重要な書類であるため、紛失すると問題になりかねません。
決まった送り方はないものの、取引先の同意が取れていないと信頼を損ねてしまう可能性もあるので、失礼のないように心がけましょう。
この記事が、あなたの業務上のお悩みを少しでも解決する助けになれていたら幸いです。