領収書の郵送｜注意事項を徹底解説

通常、モノやサービスの対価を支払った時、その場で領収書を受け取ります。身近な領収書としてはレシートがそうですね。しかし「B to B」もしくは「B to C」の取引では、直接渡さずに郵送する場合もあるでしょう。
今回の記事では、領収書を郵送する場合に注意すべきことを徹底解説します。

目次

1. 領収書の役割

本題に入る前に、領収書の役割について確認しておきたいと思います。
領収書は何のために発行するのでしょう？領収書を発行することによって、いつ、誰が誰に、いくら支払ったか、それは何に対する対価か等の情報が、支払者の手元に記録として残ります。それは何のためでしょう。

領収書は「証憑書類」の一種

「証憑（しょうひょう）書類」とは、事業で行う取引が行われたことを証明する書類のことを言います。
証憑書類には領収書のほか、契約書、納品書、見積書など、金銭に関わるものや人事に関わるものがあり、企業経営の根幹に関わるものですから正確でなければなりません。
もし、記載内容がいい加減だとトラブルのもとになります。また、後々取引や人事上の問題が起きたときに振り返って調べられるよう、領収書は長期にわたって保管されなければなりません。法人の場合には、法人税法上、法人税申告期限日から7年間保管しておくことが義務付けられています。

領収書が必要となってくる経費計上・確定申告・税務調査

経費計上や確定申告および税務調査には領収書が必要です。
経費とは、事業で収益を上げる目的で支出した費用のことですが、経費として計上するためには、領収書によって使用目的が必要経費にあたることが証明されなければなりません。
確定申告の際には、記載された支出が必要経費であることを証明するために、領収書が必要になってきます。この場合、確定申告に必要な領収書の要素としては、５つあります。

• 領収書発行者の住所・氏名

• 支払い年月日

• 支払い理由（但し書き）

• 金額

• 領収書受領者の企業名／氏名

また領収書は、青色申告をする場合は7年間、白色申告の場合は5年間保管する義務があります。さらに税務調査が入った場合、金銭授受の証拠となるものは領収書です。領収書が紛失していたり記載事項に間違いがあったりした場合には取引内容を確認できず、不利になることは間違いありません。

5万円以上の金銭受領に発行する領収書には印紙が必須

国税庁ホームページによりますと、金銭又は有価証券の受取書や領収書は「金銭又は有価証券の受取書」に該当するとあり、印紙税が課税されます。
税額は受領する金額によって細かく決められています。

出典：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

5万円以上の領収書については、取引した金銭の額に応じて領収書に収入印紙を貼り付け、消印を押す必要があります。
なお消印とは、「その文書と印紙の彩紋にかけて判明に印紙を消」すことを言います（国税庁「印紙の消印の方法」）。よく似た言葉に「割り印」があります。これは正副二つの文書にまたがって印鑑を押すことで、押印した後、書類はバラバラになるので「割り印」といい、印紙に押す消印とは違います。

領収書は経理上必要な書類というだけでなく様々なトラブルを防ぐ重要な書類です。記載すべきことは正確に記入しましょう。

2. 領収書郵送の際に気をつけるべきこと

領収書を直接手渡しする場合と違い、郵送する場合にはいくつかの注意点があります。

領収書を同封していることが分かるようにする

間違えて捨てられたり他の郵便物に紛れたりしないよう、封筒の表に「領収書在中」と記入しましょう。記載する位置の規定はありませんが、慣習上、封筒の左下に青字で記入することが多いです。
封筒の大きさにも規定はなく、領収書を折り曲げても問題ありません。折り曲げる際には、文字が書かれている面を内側にすることに注意してください。

送付状を必ず添付する

領収書だけを送るのはビジネスマナーに反します。必ず送付状を付けましょう。
送付状には、先方の社名・部署名・担当者の氏名、入金のお礼、郵送した領収書の内訳と枚数を書きます。

トラブルを避けるため、送付後にメールで通知する

領収書を送付したら、その旨をメールでお伝えしましょう。電話ですと相手の時間を奪うことにつながりますし、文字として残しておくことでトラブルを防げます。

領収書の「控え」を取る

控えを取らずに領収書を送ってしまうと、代金を受け取った方には手元に取引の証拠がなくなってしまいます。必ず控えを取っておきましょう。
控えの取り方については、後で詳しくご説明します。

3. 領収書の郵送方法とその特徴

領収書を普通郵便で送るのは危険です。確実に相手に届くように郵送しましょう。郵送の方法としては３種類あります。

簡易書留

簡易書留は、配送状況をインターネットで確認することができるというメリットがあります。配達人は、受取人から印鑑あるいはサインをもらった後に直接手渡しするので、確実に相手に届きます。さらに、5万円を上限として補償もついています。
簡易書留の料金は、基本料金に320円を加えた金額です。

特定記録郵便

特定記録郵便は、確かに発送したという発送証明を取得できるサービスです。ただし、直接手渡しはされず郵便受けに投函されます。
また、相手の郵便受けに投函された記録は見ることができますが、投函された時刻は記録されません。普通郵便といっしょに配達され、万一紛失しても特別な補償はありません。
特定記録郵便の料金は、基本料金に160円を加えた金額です。

レターパック

レターパックは郵便局で専用の封筒を買って送る方式です。レターパックプラスとレターパックライトの2種類があります。
レターパックプラスは、配達人が受取人から印鑑あるいはサインをもらった上で直接手渡しされるもので、レターパックライトは郵便受けに投函され手渡しはされません。
しかし、どちらもインターネットで配送状況を確認することができるという点では、安心材料になります。
レターパックの料金は、レターパックプラスが全国一律520円、レターパックライトが全国一律370円です。

郵送以外の方法

PDFファイルにした領収書をメールに添付して送ることができます。こうすると領収書を作成した側にも受け取った側にも電子データが残ります。また取引された金額が5万円以上でも収入印紙は必要なくなります。電子的に管理するので、ペーパーレスに寄与するというメリットもあります。
領収書を急ぎで送らなければならないときなど、取りあえずファックスで送ることもありますが、この場合は後で本物を郵送すべきです。

4. 領収書郵送の際に必須の「控え」

先ほど、領収書を郵送した場合には、控えも取っておくことが大切とお伝えしました。領収書の控えについて補足いたします。

「控え」はなぜ必要？

領収書を紙媒体で送る場合、控えがなければ、領収書の発行元には金銭取引の証拠が何も残らないことになります。
取引先が領収書を紛失した場合、再発行を依頼してくる場合もありますし、後々トラブルになった時に対処できなくなります。発行者側も控えを取っておくことは必須といえます。

「控え」も領収書の保管義務に合わせて7年間保管

領収書は、法人会計処理上「帳簿書類」に分類されます。法人税法では、法人税申告期限日から7年間保管することが義務付けられています。
領収書控えも同じように7年間保管しましょう。取引先とのトラブルを回避できます。

控えを正しく作成する方法

取引金額の大きい領収書の場合は、単にコピーするだけでなく、下記の手順に従って控えを取っておくのが安心です。

1. 領収書と領収書控えに「割り印」を押す（複写の場合は不要）

2. 領収書と控えに同じ連番を記入する

3. 発酵日時、宛名、金額、但し書きが両者同じであることを確認し、控えに入金の形態（現金、小切手、手形、相殺等）を記載する

4. 再発行した領収書には「再発行分」と記載する

5. 通常とは違う金銭の受け渡しをした場合には、その説明を控えに書きこむ

6. 後から見直したとき、保管漏れなのか書き損じなのかを判別するため、書き間違えた領収書やその控えは破棄せず、そのまま他と同じようにファイリングする

5. まとめ

領収書は経費計上の基本データであり、確定申告では企業活動の証拠となるものですね。その大事な書類を郵送するときに注意すべき点について述べてきました。
郵送途中で領収書を紛失したり、届いても領収書と認識されずに捨てられてしまったりしては、取引先との信用問題になります。
領収書を正確に記載することと同様に郵送にも細心の注意を払い、取引先とのより良い関係を維持しつつ将来のトラブルを未然に防ぎましょう。