テレワーク時の郵便物｜テレワークでの郵便物の受け取りや管理方法、転送方法をご紹介

多くの企業で現在浸透しつつあるテレワーク。テレワークという働き方には多くのメリットが存在する半面、郵便物の受け渡しや管理などに課題が存在します。今後のテレワークの推進や効果的な運用のためにも、テレワーク中に会社に届いた郵便物をどのように対処するべきか様々な角度から検討します。

目次

1. テレワークの郵便物の課題

テレワークを導入している企業で働いている方であれば、会社に届いた郵便物に対応するために出社が必要になり、頭を悩ませた経験があるのではないでしょうか。テレワーク中であっても、一般的に郵便物はオフィスに届きます。しかし、自宅で仕事をしていることで郵便物の受け取りが難しく、郵便物を受け取るためだけに電車に乗って出社することもあります。
ここではまず、テレワーク中に発生する郵便物の課題について見ていきたいと思います。

郵便物受け取りのために出社は必須

現在、各社員が在宅で仕事をするテレワークはまだまだ少数派ではあるものの、決して珍しくない就業形態になりつつあります。しかし、一般的に企業宛ての郵便物はオフィスに届くため、総務などの担当者が定期的に出社して郵便物の仕分けや処理、管理を行うか、各社員が出社して対応することになります。この郵便対応がテレワークを導入する会社の郵便対応の最大の課題です。
新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革でテレワークを実施していても、郵便物の受け取りだけのために出社する必要があるのは企業としても社員としても残念な事です。

テレワークを導入する企業での出社理由1位は郵便物関連

テレワーク中における出社理由のダントツ第1位は「郵便物対応」になります。約80％もの方が郵便物のために出社していることが月刊総務社の調査で明らかになっています。
テレワークを導入している多くの企業が郵便物の課題には頭を悩ませており、総務など一部の社員に負担がかかってしまっていることはデータからも分かる事実です。

2. 郵便物受取方法

それでは、テレワーク中に郵便物を受け取る、もしくは確認する方法にはどのような選択肢があるのかご紹介したいと思います。
具体的な郵便物の受取方法は、以下の主に4つです。

社員が出社して受け取る

１つ目は、まず、従来通りに定期的に社員が出社し、郵便物を受け取るという方法です。出社して受け取るメリットとしては、新たなサービスとの契約が不要であり、テレワークの環境であっても業務フローを変更するコストや手間がかからない点にあります。その反面、完全なテレワークの推進ができないことや郵便物の確認のためだけに出社するという非効率な業務を続ける必要があり、テレワークの恩恵が半減してしまいます。
出社する頻度を減らすための対策として、取引先にはできるだけデータで資料や請求書などを送ってもらうといった対策が必要になりますが、それでも紙の郵便物を全てなくすことは難しいでしょう。もしあなたが完全なテレワーク、いわゆるフルリモートを目指す企業の総務担当であるならば、これから紹介するサービスの導入を検討しましょう。テレワークの恩恵を享受できる環境は会社の魅力にもつながり、求職者の増加や離職者の減少といった効果をもたらすことも期待できます。

郵便転送サービスの利用

２つ目は、郵便局の転送サービスを利用して、郵便物の配送先を責任者や総務担当の自宅に指定する方法です。郵便転送サービスとは、引っ越しをした際に、旧住所に送られてきた郵便物を新住所に転送するためのサービスを指します。郵便局に「転送届」を提出するだけで手続きが完了し、届出日から1年間は無料で郵便物を転送できます。
日本郵便が取り扱う普通郵便や簡易書留、レターパック、ゆうパックなどが対象となり、個人や法人で利用可能で、Web上で簡単に手続きをすることができます。
しかし、一人の担当者の自宅にすべての資料が届くため、大きい企業ではそれを管理する業務量や情報管理の観点から現実的ではないでしょう。小規模の郵便物が少ない企業であれば、別途代行サービス等は不要で担当者を一人指名しておけば導入することはできますが、これから大きくなろうという野心を抱く企業であれば個人の家に全ての郵便物が届くというオペレーションは情報管理の観点から好ましくありません。

私書箱を利用する

３つ目にご紹介するのは私書箱を利用する方法です。私書箱とは、あらかじめ郵便局に申し込むことで郵便局内に専用の受取箱を設置し、郵便物を受け取ることができるサービスです。私書箱を利用する場合、郵便物に宛先の氏名や郵便局名、私書箱番号を記入するだけで荷物を届けることができるようになります。
また、「私設私書箱」と呼ばれる受取代行業者が提供する郵便物受取サービスもございます。私設私書箱は、サービスによって料金体系が異なってくるため、自社に合ったサービスを選ぶことができます。また、サービスによっては、社員が受け取りに出向かなくても、私書箱に届いた郵便物を設定した住所に転送してくれるサービスを行っているものもございます。一方で私設私書箱には免許や許認可といった規制が存在しないため、そのサービス品質は事業者によってバラつきがあります。利用する際には事業者の実績を調査したうえで、信頼に足る事業者かどうかをしっかりと確認しましょう。

クラウド郵便サービスを利用する

４つ目にクラウド郵送サービスを利用する方法です。クラウド郵便サービスとは、ここ数年の間に登場した新しいサービスであり、サービス会社が郵便物の外装をスキャンし、電子データや写真で郵便物の存在を通知するサービスです。ユーザーはその郵便物の外装から対応方法を選択することになります。届いた郵便物の画像や送り主の情報はすべて記録に残されますので安心です。サービス会社の指定するオフィスに郵便物を転送するタイプやサービス会社が自社のオフィスのポストから郵便物を回収してくれるタイプまで様々なニーズに対応しています。
導入している企業の社員は郵便物に触れることなく、メール感覚で郵便物を確認することが可能で、原本が必要であれば郵便物毎に転送を依頼することができるため、オフィスに行かなくても郵便物を処理することができます。テレワークを積極的に推進する企業には非常に便利なサービスと言えるでしょう。

3. まとめ

今回は、テレワークの導入を検討している企業の郵便物の受け取りについてご紹介してきました。私書箱の利用や新しく登場したクラウド郵便サービスなど、テレワークを推進する企業の役にたつサービスが次々と誕生しています。テレワークをできることが求職者が重視する重要な福利厚生となりつつある今、テレワークで働く環境を整えることは採用の成否にも大きな影響を及ぼす要素となりました。
現在、多くの企業で浸透しつつあるテレワーク化ですが、その課題の一つである郵便物問題については、本記事を参考に対応方法を見直してみてはいかがでしょうか。働き方の改善に繋がることは間違いないでしょう。