企業の荷物管理どうしてる？コスト削減するための最新ツールとは？

なにかと手間のかかる企業宛の荷物の管理。紙ベースの運用によって紛失や誤配のリスクがあるうえに、総務や受付担当者への負担は大きく、業務効率の低下につながることも。こうした課題を解決するため、注目されているのが荷物管理のデジタル化です。本記事では、デジタル化のメリットと業務を効率化する最新ツールを紹介します。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

目次

1.企業のアナログな荷物管理は課題だらけ

従来のアナログ形式の荷物管理を続けていると、いずれは以下のような課題が発生してしまう可能性もあります。詳しく解説していきましょう。

紙ベース・手作業による非効率な管理

コミュニケーションコストや事務コストへの問題意識が希薄な環境では、依然として紙ベースや手作業による管理方法が採用されることが少なくありません。この結果、記録や保管に多くの時間を要し、人的ミスの発生率が高まります。一度ミスが生じると、修正作業にさらに時間と労力がかかり、業務全体の効率を著しく低下させることにもつながりかねません。

受取者不明や紛失・誤配によるトラブル

紙ベースや手作業での管理では、荷物の引き渡し記録が残らない場合があり、誰が受け取ったのか分からず、「受け取った」「受け取っていない」といった認識の食い違いが生じやすくなります。また、受取人が不在の場合、対応が個々の判断に委ねられ、荷物の所在が不明になるケースも少なくありません。このような状況では、誤配送や紛失が発生し、顧客情報の漏洩や企業の信頼低下といった重大な問題につながる可能性があります。

業務負担の増加（総務・受付・オフィスマネージャーの負担）

荷物の受け取り、仕分け、連絡などの業務が増加し、総務や受付担当者の負担が大きくなります。とくに、リモートワークの普及によって、オフィスに不在の社員が増えたことで、総務や受付、オフィスマネージャーの対応が複雑化するケースも。こうした代理作業によって、業務量がさらに増加してしまいます。

2.荷物管理をデジタル化するメリット

以上にご紹介したアナログ形式な荷物管理を見直すためには、荷物管理のデジタル化がカギ。企業の荷物管理をデジタル化することで、以下のようなメリットが得られます。

荷物の到着・受け取りのリアルタイム可視化

デジタル管理システムを導入すると、誰がいつ荷物を受け取ったのかをシステム上で確認でき、管理がスムーズになります。その結果、荷物の受け渡し状況をリアルタイムで把握でき、荷物の到着を確認しに何度もメール室へ足を運んだり、はたまた受け取りの時間に合わせて待機したりなどせずに済むため、業務の効率化が期待できます。

誤配・紛失リスクの低減

また、デジタル化により、荷物の受け渡し履歴が自動的に記録されるため、誤配や紛失が発生した際にも迅速に原因を特定し、適切な対策がとれます。これに伴い、トラブルの未然防止や顧客満足度の向上につながるため、企業全体の信頼性の向上にもなります。

受付・総務部門の負担軽減

荷物管理のプロセスを自動化することで、担当者の手作業が減少し、業務量を大幅に削減できます。そのため、総務や受付部門のスタッフは他の重要な業務に集中でき、全体的な生産性の向上が期待できるでしょう。

社内業務のDX化による統合管理の実現

デジタル化された荷物管理システムを導入し、ほかの業務管理ツールと連携を図ることで、社内のデジタル化が加速します。その結果、情報の一元管理や業務プロセスの最適化が進むため、企業全体の効率化と競争力の強化にもつながりやすくなります。また、SDGsの観点からも、ペーパーレス化による資源の節約や業務効率の向上による省エネルギー化が期待できます。持続可能な企業運営を目指すうえでも、デジタル化の推進はいまや最重要項目のひとつと言えるでしょう。

3.荷物管理を効率化する最新ツール・システムの紹介

紙の台帳やExcelでの管理は手間がかかり、対応が遅れることも。そこで、クラウドを活用した最新の荷物管理システムを導入すれば、リアルタイムで受取状況を把握し、管理の手間を大幅に削減できます。以下でおすすめのサービスを3つ厳選してご紹介してきます。

MailMate

オフィスに届いた荷物をクラウド上で管理し、担当者に即座に通知できるシステム。紙の管理を減らし、業務負担を軽減します。スマートフォンやPCからもアクセスできるため、外出中でも荷物の状況を把握でき、対応漏れを防ぐことができます。

Atena

郵便物をスキャンしてデータ化し、リモートワーク中でもスムーズに管理できるのが特徴。紙の郵便物をデジタル化することで、どこにいても内容を確認できます。さらに、OCR機能を活用すれば、郵便物の中身をテキストデータとして抽出し、検索性を高めることも可能です。

トドケール

トドケールは、オフィスに届いた郵便物や荷物をスマートフォンで撮影するだけでクラウド上に登録・共有できる、便利な郵便物管理ツールです。荷物の受領記録をデジタル化することで、誰がいつ受け取ったのかを簡単に把握でき、社内の受け渡し業務をスムーズにします。

また、OCR（文字認識）機能を搭載しており、撮影した画像から宛名や差出人情報を自動で読み取り、手入力の手間を大幅に削減。登録された郵便データはリアルタイムで受取人に通知され、メールはもちろん、SlackやMicrosoft Teamsとの連携も可能なため、社内のコミュニケーションツールを活用しながらスムーズな荷物管理ができます。

さらに、管理ダッシュボードを活用することで、荷物のステータスをリアルタイムで追跡も追跡可能に。受領サインは電子署名で完結するため、紙の受取簿を使った煩雑な管理が不要となり、オフィスのペーパーレス化にも貢献します。

加えて、トドケールには郵便物の管理業務そのものをアウトソーシングできる「クラウドメール室」のサービスも。トドケール社が顧客ごとの私書箱的な住所を用意し、そこに届いた郵便物を受領・システム登録したうえでクライアント企業に通知します。受取人はシステム上で「社内のどこに転送するか」「開封してPDF化するか」「廃棄するか」を選択できます。こうした作業はクラウドメール室のスタッフが指示通りに対応するため、オフィスに郵便物が届かなくても、リモート環境で効率的な郵便管理が可能になります。

クラウド型の荷物管理システムを導入すれば、社内の荷物管理がぐっとラクになります。従業員の負担を減らしながら、業務の正確性とスピードを向上させることができます。業務の効率化を進めたい企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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4. バーチャルオフィスの郵便物転送サービス

リモートワークが増える中、「オフィスに届いた郵便物を確認しに行くのが大変…」と感じることはありませんか？ 以下のようなバーチャルオフィスの郵便物転送サービスを活用すれば、オフィスに届いた荷物や郵便物を自宅や指定の住所へ転送できるため、どこにいてもスムーズに受け取れます。とくに、全国に拠点を持つ企業や、固定のオフィスを持たない企業におすすめです。

SBC.COM

企業宛の郵便物を指定の住所へ転送できるサービス。法人登記が可能なバーチャルオフィスとしても利用できるため、新しく事業を始める際にも便利です。さらに、会議室のレンタルや電話秘書サービスなど、ビジネスに役立つオプションも用意されており、事務所を構えずに事業を展開する企業にとって柔軟な運用ができます。

5. 私設私書箱サービス

「オフィスの住所を公開したくない」「郵便物を確実に管理したい」という企業や個人事業主に人気なのが、私設私書箱サービスです。専用の郵便受けを設置することで、重要な書類や荷物を安全に保管できます。とくに、法人登記用の住所とは別に郵便物専用の受け取り先を用意したい企業や、プライバシーを重視するフリーランスにとって便利な選択肢です。また、一部のサービスでは転送オプションが用意されており、必要に応じて指定の住所へ配送してもらうこともできます。

MT私書箱センター

私書箱をレンタルし、郵便物を安全に管理できるサービス。法人利用も可能で、ビジネス用途にも最適です。短期間の利用にも対応しており、出張や転勤などで一時的に拠点を変更する必要がある場合にも便利です。また、セキュリティ対策が施された施設で管理されているため、機密性の高い書類や荷物の受け取りにも適しています。

MBEジャパン

国内外のビジネス向けに、郵便物や荷物の受け取り・転送をサポート。海外と取引のある企業にも便利なサービスです。複数の拠点でサービスを展開しており、グローバルなビジネス展開を行う企業が拠点ごとに郵便物を管理しやすい仕組みが整っています。また、国際配送にも対応しているため、海外在住のスタッフやパートナーへ重要書類を確実に届けることができます。

6.荷物管理のデジタル化が業務効率化とコスト削減の鍵に

企業の荷物管理を紙ベース・手作業で続けると、業務負担が増えるだけでなく、トラブルやコスト増の原因にもなります。最新のクラウド型管理システムや郵便物転送サービスを活用すれば、業務効率を大幅に向上させることができます。さらには業務コストを削減し、社員がコア業務に集中しやすくなるため、企業全体の効率化にもつながります。

「荷物管理のDX化」によって、コスト削減と業務負担の軽減を実現しましょう。