ペーパーレス化とは？メリットや課題・ポイントを解説

ペーパーレス化は、紙媒体のものを電子媒体へ移行することであり、森林伐採といった環境問題の対策として現在、世界中で注目され実施されています。本記事では、ペーパーレス化のメリットや課題、ポイントについて解説していきます。

目次

1. ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、今まで紙媒体で扱っていた企業のデータや個人情報を電子媒体化し、保管する方法のことです。ペーパーレス化を行うことで紙媒体でのデータ処理等が少なくなるため、森林伐採などの環境問題の対策にもなるので、現在世界中で注目されています。
しかし、ペーパーレス化には、最低限のITリテラシーが必要になるため、企業で本格的に導入されるまで時間がかかることが問題視されています。また、電子媒体化したデータを取り扱うため、セキュリティ対策などさまざまな面を企業内で共有する必要があり、取り扱いに失敗してしまうと重要なデータの紛失などが起こってしまいます。このようなことから、ペーパーレス化の導入を一気に行うと膨大な時間がかかるため、少しずつ行っていくことがおすすめです。

2. ペーパーレス化を行うメリット

ペーパーレス化を行うことで企業や環境面でさまざまなメリットがあります。ペーパーレス化を行うことのメリットは以下の通りです。

• 業務の効率化による生産性の向上

• 紙にかかる費用の削減

• 情報漏洩のリスクマネージメント

• 働き方改革の促進

• SDGsへの取り組み向上

業務の効率化による生産性の向上

ペーパーレス化を行うことの1つ目のメリットは、業務の効率化による生産性の向上です。
ペーパーレス化を行うことで企業で扱うデータを電子媒体で扱えるようになるため、ほしいデータの取り出しや管理が楽になります。
一方で、従来の紙媒体の場合ですとほしいデータの書類を探す作業が必要であり、データの量が増えると管理もしにくくなってしまいます。そのため、紙媒体での業務と比べ、ペーパーレス化を行った電子媒体での業務は効率的に行え、生産性の向上につながります。
また、紙媒体とは異なり、データの量が増えたとしても管理スペースを取らないため、データ管理がしやすくほしいデータをすぐに出せる点もペーパーレス化のメリットです。

紙にかかる費用の削減

ペーパーレス化を行うことの2つ目のメリットは、紙にかかる費用の削減です。
紙媒体での業務の場合には、必ず紙をストックしておく必要があり、費用がかかってしまいます。しかし、ペーパーレス化による電子媒体での業務の場合には、クラウドでデータを管理できるため、毎回紙を用意する必要がありません。そのため、ペーパーレス化を行うことで、電子媒体で業務を行えるようになり、紙にかかる費用の削減につながります。

情報漏洩のリスクマネージメント

ペーパーレス化を行うことの3つ目のメリットは、情報漏洩のリスクマネージメントです。
紙媒体の場合には、情報が記載されている紙を間違えて捨ててしまったり、どこかへなくしてしまったりと万が一の場面で対処ができません。しかし、ペーパーレス化により電子媒体の場合は、情報をシステムによって管理されるようになるため、間違えて捨てることやなくしてしまうということが減ります。そのため、ペーパーレス化を行うことにより、情報漏洩のリスクマネージメントになり、企業の重要な情報を適切に管理できるようになります。
また、紙媒体では捨ててしまうともとに戻りませんが、電子媒体ではデータのバックアップを取っておくことで万が一の場面でも対応ができることもメリットです。

働き方改革の促進

ペーパーレス化を行うことの4つ目のメリットは、働き方改革の促進です。
2022年現在、新型コロナウイルスやさまざまな影響により、働き方の多様化が求められる時代になってきています。そこで、今まで紙媒体で行っていた業務をペーパーレス化による電子媒体で行うことで、オフィスに足を運ばなくても働けるようになります。そのため、ペーパーレス化を行うことにより、1人1人に合わせた働き方ができるようになり、働き方改革の促進につながります。
また、電子媒体で業務を行うため、データの共有などが紙媒体より行いやすく、すぐに反映されるため、レスポンシブに業務を行えるのでおすすめです。

SDGsへの取り組み向上

ペーパーレス化を行うことの5つ目のメリットは、SDGsへの取り組み向上です。
ペーパーレス化とは、紙を利用しない方法ですので、ペーパーレス化が促進されることで紙を多く作る必要がなくなり、紙の原料である森林伐採を防止することにつながります。森林伐採は現在、世界中で問題視されている環境問題の1つであり、SDGsとして地球環境を保護する取り組みを行っています。
そのため、ペーパーレス化を行うことで森林伐採が減り、地球環境の保護につながることでSDGsへの取り組み向上が見込めます。

法改正・電子帳簿保存法への対応

近年、電子帳簿保存法が改正され、企業の書類管理のルールが変わりました。この改正により、請求書や領収書などの書類を紙で保存する必要がなくなり、電子データでの管理が認められるようになりました。

ただし、電子化には決められたルールがあり、適切なシステムを導入しないと法律違反になる可能性もあります。たとえば、データの改ざんを防ぐ仕組みが求められるため、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムを導入することが重視されます。

新しいシステムの導入は煩雑に思えるかもしれませんが、電子保存が認められることで、書類の検索や管理が簡単になり、監査や税務調査への対応もスムーズになります。企業はこの機会を活かして、ペーパーレス化を進めるとよいでしょう。

3. ペーパーレス化の課題

ペーパーレス化を行うことでさまざまなメリットがありますが、課題があることも現状です。そこでここでは、ペーパーレス化の課題を解説していきます。

ペーパーレス化の課題は以下の通りです。

• 紙媒体での保管が必要な書類がある

• 電子媒体への移行による働き方の変動に対応しきれない

• 導入コストが高い

紙媒体での保管が必要な書類がある

e-文書法という法律により、電子媒体として扱えない書類があります。e-文書法とは、法により書面での保管が義務付けられている書類に対して電子媒体でのデータ保管を認める法律です。
e-文書法によって電子媒体化できる主な書類は、会計帳簿などの財務や税金に関する書類、株主総会議事録などの会社経営に関する書類、損益計算書などの企業の決算に関する書類です。一方で、e-文書法によって電子媒体化できない書類は、運転免許証や営業許可証などの現物性の高い書類です。
このようなことから、法律によってペーパーレス化できない書類もあるため、注意しましょう。

電子媒体への移行による働き方の変動に対応しきれない

ペーパーレス化による電子媒体への移行を行うことで、企業の働き方が大きく変わります。
そこで、電子媒体といった慣れないものに対応できず、業務の効率が下がってしまうこともあります。そのため、ペーパーレス化を行う際には一気に行わず、徐々に行っていくことで働き方の変動に対応できるようになるため、おすすめです。

導入コストが高い

ペーパーレス化を行うには、今まで紙媒体で扱っていたものを電子媒体にするためのハードウェアやツールなどさまざまなものにコストがかかってしまいます。そのため、ペーパーレス化を導入したいと思っていても、導入コストのハードルが高すぎて導入していない企業も多くあります。
解決策としては、無駄なコストを支払わないように適切なハードウェアやツールの導入を行うことです。

システム障害の影響を受ける

ペーパーレス化を進めることで、すべての業務が電子データに依存するようになります。しかし一方で、システム障害やネットワークトラブルが発生した場合には、データへのアクセスが一時的に制限されるリスクも。

たとえば、クラウドサービスのサーバーダウンや停電によるシステム停止などが起こると、業務がストップしてしまう可能性があります。また、ソフトウェアのバグやアップデートによる不具合が発生すると、データの表示や編集に問題が生じることもあります。

こうした影響を最小限に抑えるためには、以下の対策が重要です。

• 定期的なデータのバックアップ：クラウドや外部ストレージにバックアップを取ることで、万が一の障害時にも復旧が可能になります。

• システムの冗長化：システムの冗長化とは、システムや設備において、同じ機能やデータを持つ予備を用意し、万が一の故障や障害が発生した際にも運用を継続できるようにすることです。複数のサーバーやネットワーク経路を確保することで、一部のシステムがダウンしても影響を受けにくくなります。

• 障害発生時の対応策を策定：システム障害時にどのように業務を継続するか、事前に計画を立てておくことで、トラブル時の混乱を防ぐことができます。

ペーパーレス化を成功させるためには、こうしたシステム障害のリスクを十分に理解し、対策を講じておくことが不可欠です。

4. ペーパーレス化を行う際の重要なポイント

ペーパーレス化を行うといっても目的がなければ上手くいかなくなり、無駄なコストを支払うことになります。そこでここでは、ペーパーレス化を行う際の重要なポイントを解説していきます。

ペーパーレス化を行う際の重要なポイントは以下の通りです。

4-1.理解度を深める

4-2.部分的に始めて行く

4-3.ツールを利用する

4-4.セキュリティ対策を行う

4-1. 理解度を深める

ペーパーレス化を行う際には、ペーパーレス化に対しての理解度を深めることが重要です。
ペーパーレス化とは、紙媒体を電子媒体へ移行することですので、業務も電子媒体で行うことになり、電子媒体の扱い方といった最低限のITリテラシーを社内で共有する必要があります。そのため、ペーパーレス化を導入する前に最低限のITリテラシーを学ぶ時間を作り、万全の態勢でペーパーレス化を導入するようにしましょう。

4-2. 部分的に始めていく

ペーパーレス化を行う際に一気に行ってしまうと、導入コストや業務の変化に対応しきれないということが起こる可能性があります。そのため、ペーパーレス化を行う際には、簡単な紙媒体といった簡単な部分から始めていくことで上手く導入できます。

4-3. ツールを利用する

ペーパーレス化を行う際には、適切なITツールやシステムを利用することで紙媒体から電子媒体への移行が円滑に進められます。ペーパーレス化を行うためのITツールやシステムは現在、多くあるため、企業の規模や業務によって適切なものを選ぶことがおすすめです。

トドケール（郵便管理DX）

郵便管理DXでは、郵便物の受け取りや仕分けをデジタル化できます。オフィスに届いた郵便物をスキャンし、クラウド上で管理できるため、どこからでも郵便物を確認できるようになります。

「トドケール」は、郵便物を電子データ化し、スマートフォンやPCで閲覧・管理できる郵便管理DXサービスです。このサービスを活用することによって、オフィスに出社しなくても郵便物の確認・対応が可能となり、テレワーク環境にも適応しやすくなります。とくに、リモートワークを導入している企業や、郵便管理にかかる手間を削減したい企業におすすめです。

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クラウドサイン・DocuSign（電子契約）

電子契約を導入することで、契約書の作成や締結をオンラインで完結させることができ、契約業務にかかる時間を大幅に短縮できます。これによって、業務のスピードアップも可能に。

代表的なサービスには「クラウドサイン」や「DocuSign」といったものがあり、紙の契約書を不要にすることで、印刷や郵送にかかる手間はもちろん、コストの削減もできます。また、電子契約は保管や検索が簡単なため、契約内容をすぐに確認できる点もメリット。

契約業務を効率化し、ペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。

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Bill One（電子請求書）

電子請求書の活用によって、請求書の発行や管理をデジタル化できます。これまで紙の請求書を手作業で処理していた企業も、電子化することで確認・承認作業をスムーズに進められます。

「Bill One」は、受領した請求書を電子データとして一元管理できるサービスで、請求書の自動仕分けや検索機能に優れています。手作業による入力ミスや紛失のリスクを減らし、業務の効率化につながるため、請求書のやり取りが多い企業に特に向いています。

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4-4. セキュリティ対策を行う

ペーパーレス化を行うということは、電子媒体でデータを管理することになります。電子媒体は、セキュリティ対策をしっかりと行っていないと、データの紛失やウイルスによるデータ盗難などもあり得ます。そのため、ペーパーレス化を行う際には、同時にセキュリティ対策も万全に行うようにしましょう。

5. まとめ

本記事では、ペーパーレス化のメリットや課題、ポイントについて解説しました。ペーパーレス化を行うことでさまざまなメリットがありますが、現在多くの課題もあるものです。
ペーパーレス化を行う際には、本記事で解説したポイントである、「理解度を深める」、「部分的に始めて行く」、「ツールを利用する」、「セキュリティ対策を行う」を参考にしてみてください。