オフィス増床はどう進める？種類・コスト・注意点を解説

オフィスの手狭さに悩んでいませんか？企業の成長に伴い、従業員の増加や業務スペースの確保が必要になることはよくあることです。しかし、オフィス増床にはさまざまな方法があるため、自社の目的に合わせて慎重に検討する必要があります。本記事では、オフィス増床の種類や進め方、費用の目安、注意点について詳しく解説します。適切な増床計画を立てるための参考にしてください。

目次

1.オフィス増床とは？基本を押さえよう

オフィス増床とは、企業が業務環境の改善などの理由で、現在のオフィススペースを拡張することです。具体的には、未使用スペースの活用、同じ建物内の別フロアの賃借、新たなビルの契約など、さまざまな方法があります。近年、リモートワークの普及やフレキシブルな働き方の導入により、オフィスの役割が変化しつつあります。それに伴い、従来のような固定席中心のレイアウトから、コラボレーションスペースやリフレッシュエリアの拡充を目的とした増床のニーズも高まっています。

2.オフィス増床の4つの種類と特徴

オフィス増床は、選択肢によって費用や手続き、適用できる条件が異なるため、適切な方法を見極めることが重要です。ここでは、オフィス増床の4つの種類と特徴について詳しく解説します。

2-1. 内部増床（同じフロア・ビル内での拡張）

内部増床とは、現在のオフィスがある建物内で、未使用スペースを活用して床面積を広げる方法です。移転の必要がないため引っ越し費用を抑えられ、手続きの負担も少なく済みます。また、既存の環境を維持できるため、従業員の負担も最小限に抑えられるのが大きなメリットです。ただし、同じフロア・ビル内に適した空きスペースがなければ増床できない点がデメリットといえます。

2-2. 分室増床（別フロアや別の場所に拠点を追加）

分室増床とは、現在のオフィスを維持しながら、同じビル内の別フロアや別の建物に新たなオフィススペースを確保する方法です。内部増床と似ていますが、より広い選択肢の中から適した物件を見つけられるため、取り入れやすいのがメリットです。

しかし、新しいスペースの確保には物件探しや入居審査の手間がかかり、移転ほどではないものの、一定のコスト負担が発生します。また、オフィスが分かれることで社員間のコミュニケーションが取りづらくなる可能性もあるため、円滑に連絡できる仕組みづくりが必要です。

2-3.オフィス移転（より広いオフィスへ移るケース）

現在の建物内でスペースを確保できない場合や、フロアを分けずに広さを確保したい場合には、オフィス移転による増床が有力な選択肢となります。移転によって立地やレイアウトの自由度が高まり、従業員の働きやすさや業務効率の向上も期待できるでしょう。一方で、オフィス移転には物件の選定、レイアウト設計、旧オフィスの原状回復、各種契約・手続きなど、多くの工程が発生し、業務と並行して進めなければなりません。そのため、コストや負担が大きくなる可能性もあります。移転による増床を成功させるには、十分な準備期間と予算を確保し、計画的に進めることが重要です。

2-4.オフィスビルの建て替え（長期的な視点での再設計）

オフィスビルの建て替えは、既存の建物を取り壊し、新たに設計・建設することで床面積を増やす方法です。自社ビルを所有している企業にとっては、業務内容や従業員のニーズに合わせた最適なオフィス環境を実現できるメリットがあります。設計段階から自由にレイアウトを決められるため、業務効率の向上や企業イメージの向上にもつながります。しかし、建て替えには莫大なコストがかかり、工事期間中は仮オフィスの確保が必要となるため、一時的な業務の混乱は避けられません。長期的な計画と十分な予算を確保したうえで、慎重に検討することが重要です

3.オフィス増床のメリット

オフィス増床には、事業拡大への対応や従業員の働きやすさ向上、企業ブランディングの強化など、さまざまなメリットがあります。ここでは、オフィス増床のメリットについて詳しく説明します。

3-1. 事業拡大に伴うスペース確保

事業の成長に伴い、従業員数の増加や業務の拡大に対応するためには、適切なオフィススペースの確保が不可欠です。十分なスペースを確保することで、従業員の作業効率が向上し、快適な職場環境の維持にもつながります。また、新たな設備や会議スペースの設置が可能になり、社内のコミュニケーションの円滑化や業務のスムーズな運営にも寄与します。内部増床や分室増床であれば、移転の手間やコストを抑えながら、必要な作業環境を整えることが可能です。

3-2. 従業員の働きやすさ向上

オフィス増床により作業スペースが広がることで、快適な労働環境を実現できます。従業員一人ひとりのスペースが確保されることで圧迫感が減り、業務に集中しやすくなる点がメリットです。また、会議室やリフレッシュスペースを設けることで、コミュニケーションの活性化にもつながります。さらに、働きやすい環境は従業員のモチベーションアップにもつながり、結果として生産性の向上や離職率の低下など、企業にとっても大きなメリットがあるでしょう。

3-3. 企業ブランディングの強化

オフィス増床は、企業のブランド価値を高める有効な手段です。新たなオフィスデザインやレイアウトを工夫することで、企業の理念や文化を視覚的に表現し、社内外への印象を強化できます。また、洗練されたオフィス環境は、クライアントや取引先に対して企業の信頼性や成長性をアピールする要素にもなります。さらに、魅力的なオフィスは採用活動にも有利に働き、優秀な人材の確保にもつながります。オフィス増床は、単なるスペース拡張にとどまらず、企業のブランディング戦略としても有効です。

4.オフィス増床のデメリット

オフィス増床には多くのメリットがある一方で、コストや手続きの負担、調整に時間がかかるなどのデメリットも存在します。ここでは、オフィス増床のデメリットについて詳しく説明します。

4-1. 高額なコストがかかる

オフィス増床には、新たなスペースの確保や設備投資など、多額のコストが発生します。とくにレイアウト設計や内装工事、家具・機器の購入に伴う費用は負担が大きくなりやすいです。さらに、工事期間中の一時的な業務生産性の低下も間接的なコストとなる可能性があります。増床の必要性とコスト負担を天秤にかけ、慎重に見極めることが重要です。

4-2. 手続きや調整に時間がかかる

オフィス増床を行う際には、物件の契約手続きや社内調整、レイアウト変更の計画などに多くの時間を要します。そのため、工事や手続きのスケジュール調整を徹底し、既存の業務への影響を最小限に抑える工夫が必要です。また、同じビル内での増床の場合、空きスペースの確認や管理会社との交渉が必要になり、スムーズに進まない可能性もあるため余裕を持って計画しましょう。増床計画を円滑に進めるためには、事前準備をしっかり行うことと、関係者との調整を丁寧に進めることが重要です。

4-3. 移転の方が良いケースもある

オフィス増床は、現オフィスを活かしながらスペースを拡張できる点がメリットですが、状況によっては移転の方が適している場合もあります。たとえば、最新の設備を導入したい場合や、企業のブランドイメージを刷新したい場合は、移転の方が柔軟なレイアウト設計が可能です。増床ではオフィスの一部しか変えられないため、統一感のあるデザインにしたい場合は移転の方が実現しやすいでしょう。さらに、長期的な成長を見据えた拡張が必要な場合は、移転の方が適した選択肢となることもあります。企業の将来のビジョンを踏まえ、総合的に判断することが重要です。

5.オフィス増床とオフィス移転、どちらが最適？

「増床」と「移転」のどちらを選ぶべきか迷うことは、多くの企業が直面する課題です。ここでは、それぞれの特徴を整理し、判断のポイントを解説します。

5-1. コスト比較

オフィスの「増床」と「移転」を比較したとき、一般的に増床の方がコストを抑えやすい傾向があります。既存のオフィスを活用しながらスペースを拡張できるため、大規模な設備投資や工事が不要なケースが多いのが理由のひとつです。一方、オフィス移転は、新たな賃貸契約に加え、内装工事や引っ越し費用、原状回復費用など、多くのコストが発生します。とくに広い物件へ移転する場合は賃料も上昇しやすく、長期的なコスト負担が大きくなる可能性があります。とはいえ、増床や移転のコストには、広さや立地、デザインなどさまざまな要素が関わってくるため、どちらかひとつに優劣をつけることは難しいです。自社のケースできちんと比較するには、両方の見積もりを出して検討することが重要です。

5-2. 生産性・業務効率の変化

オフィス増床は、現在のオフィスを活用しながら作業スペースを拡張できるため、業務への影響を最小限に抑えながら進めることが可能です。ただし、増床したエリアだけが快適になった場合、既存エリアで働く従業員との間で不公平感が生じるリスクもあります。

一方、オフィス移転は、レイアウトや設備を一新できるため、すべての従業員に均一で快適な環境を提供することが可能です。レイアウトの自由度も高く、社内の動線設計や部署配置も最適化しやすいのがメリットです。ただし、引越し作業に伴い、一時的に業務効率が下がる点がデメリットといえます。

5-3. 従業員のモチベーションや企業文化への影響

オフィス増床は、慣れた職場環境のまま快適な作業スペースを確保できるため、大きな変化がなくストレスの少ない選択肢となります。ただし、レイアウトが中途半端になったり、企業の一体感を表現しにくい点には注意が必要です。

一方、オフィス移転は、新しい設備やデザインを取り入れることで、職場環境を刷新し、モチベーション向上につながる可能性があります。また、移転により企業イメージが向上すれば、求める人材を惹きつけやすくなるメリットもあります。しかし、移転先のアクセスが悪くなると従業員の通勤負担が増し、モチベーション低下を招くこともあります。また、従業員によっては職場環境が変わること自体がストレスに感じる場合もあるため、不安な気持ちに寄り添う配慮が必要です。

6.オフィス増床の進め方と成功のポイント

オフィスの増床を計画する際は、目的の明確化や社内意見の取り入れ、物件の交渉、業者選定、スケジュール管理など、複数の要素を慎重に進める必要があります。ここでは、成功へと導くための具体的な進め方とポイントを解説します。

6-1. 目的を明確にする

オフィス増床を成功させるためには、まず「なぜ増床が必要なのか」という目的を明確にすることが不可欠です。スペースを広げる理由があいまいなままでは、最適な手法を選べず、計画が迷走する恐れがあります。目的には、従業員の増加や事業拡大、新部門の立ち上げといった定量的な要素に加え、「従業員満足度の向上」や「企業ブランディングの強化」など、質的な視点も含めて検討することが大切です。目的を明確にすることで、必要な広さやレイアウトの方向性が定まり、予算配分や人的リソースの最適化にもつながります。そのうえで、内部増床・分室増床・移転といった選択肢の中から、自社にとって最も効果的な方法を見極め、戦略的にプロジェクトを進行させましょう。

6-2. 社内の意見を取り入れる（経営層・従業員の視点）

オフィス増床を成功させるためには、経営層と従業員の双方の視点を考慮し、意見を取り入れることが重要です。経営層は事業の成長やコスト管理、将来の計画を重視する一方、従業員は日々の働きやすさや業務効率を優先します。そのため、両者の認識のずれを解消するために、従業員へのヒアリングを実施し、現場の声を反映させることが必要です。ただし、すべての要望を反映することは難しいため、課題には優先順位をつけ、企業全体の利益につながる形で調整することが求められます。従業員が働きやすい環境を整えつつ、経営層のビジョンに沿った増床計画を立てることで、長期的に満足度の高いオフィスを実現できるでしょう。

6-3. 物件の貸主・管理会社と交渉する

オフィス増床をスムーズに進めるためには、物件の貸主や管理会社との交渉が欠かせません。とくに賃貸オフィスでは、増床に伴い契約条件の見直しが必要になることが多いため、賃料や契約期間の変更について慎重に話し合うことが求められます。

内部増床を検討する場合、まずは管理会社や仲介会社に相談し、ビル内の空室状況を確認しましょう。交渉の際には、他の選択肢として移転の可能性を示すことで、賃料交渉を有利に進められる場合があります。また、空室がすぐに見つかるとは限らないため、契約更新のタイミングを見極め、早めに相談することが重要です。さらに、管理会社と良好な関係を築いておくことで、空き物件が出た際に優先的に情報を得られる可能性もあります。

6-4. 施工・デザイン業者の選定（業者リストやおすすめポイント）

オフィス増床を成功させるためには、施工・デザイン業者の適切な選定が重要です。増床の規模や目的に応じて必要な業者を見極め、計画的に手配を進めましょう。

オフィス増床では、主に以下のような業者が必要です。

• 内装デザイン会社・施工業者：レイアウト設計や内装工事を担当

• 引っ越し業者：オフィス家具や機器の移動をサポート

• 通信業者（電話・インターネット）：ネットワーク環境の構築

• ITインフラ業者：ネットワーク環境の構築・PCやサーバーの移設

また、業者を選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう。

• 実績と信頼性：過去の施工事例をチェックし、増床の目的や企業のイメージに合った
  提案ができる業者を選ぶ。

• 提案のクオリティ：企業の業務内容や働き方に応じた
  最適なレイアウトを提案できる業者を選ぶ。

• ワンストップ対応：内装、通信、セキュリティなどを
  一括で手配できる業者を選ぶことで、調整の手間が減る。

• サポート体制と対応力：施工後のフォローやトラブル対応の体制が
  整っている業者を選ぶ。

複数の業者から相見積もりを取り、不明点は事前に確認したうえで、信頼できる業者を選定しましょう。

6-5. 工期・スケジュール管理

オフィス増床を成功させるためには、計画的な工期とスケジュール管理が不可欠です。まず、全体のスケジュールを作成し、各フェーズごとにタスクをリスト化することで、進捗を適切に管理できます。増床プロジェクトは通常業務と並行して進めるため、余裕をもった計画が重要です。

とくに、増床完了日から逆算し、各タスクの期日を設定すると効果的です。内装工事や什器の納品、引っ越し業者の手配などは、遅延が発生しやすいポイントのため、早めの対応が求められます。また、施工や納品が予定通りに進まない場合に備え、代替案を準備しておくことも大切です。打ち合わせ期間を確保せずにスケジュールを詰め込むと、イメージの相違が生じ、期待通りの仕上がりにならない可能性もあるため注意しましょう。

7.オフィス増床をスムーズに進めるために

オフィス増床を成功させるには、単にスペースを拡張するだけでなく、DX化の活用、環境負荷の低減、コスト削減といった要素を考慮することが重要です。ここでは、スムーズな増床のためのポイントを解説します。

7-1. DX化やスマートオフィス化の活用

オフィス増床をスムーズに進めるには、DX（デジタルトランスフォーメーション）やスマートオフィスの活用が効果的です。AIやIoTを導入することで、業務効率や生産性の向上、コスト削減が期待できます。たとえば、会議室の予約やオフィスの利用状況を自動で管理できるほか、ペーパーレス化やRPA（業務自動化ツール）により日々の業務負担の軽減も可能です。入退室や備品管理もAIで効率化でき、セキュリティの強化にもつながります。こうしたデジタル技術を取り入れることで、快適で使いやすいオフィスを実現でき、増床後の運営もよりスムーズになります。

7-2. ESG・SDGsを考慮した増床計画

オフィス増床を計画する際には、ESG（環境・社会・ガバナンス）やSDGs（持続可能な開発目標）を意識することが、企業の社会的責任を果たすうえで重要になります。環境負荷を抑え、持続可能なオフィス環境を実現することで、従業員の満足度向上や企業価値の向上につながります。たとえば、ペーパーレス化の推進やエネルギー効率の良い設備の導入、リサイクル可能な建材の活用などが効果的な施策です。さらに、自然光を活かした設計や緑化スペースの確保により、快適な職場環境を構築できます。増床を検討する際は、環境や社会への影響も考慮し、持続可能なオフィス設計を目指しましょう。

7-3. コスト削減のコツ

オフィス増床では、計画段階からコスト削減の視点を持つことが重要です。まず、賃貸条件を見直し、増床にかかる賃料や共益費の交渉を行いましょう。「移転も視野に入れている」と伝えることで、貸主側が柔軟に対応してくれる可能性もあります。次に、内装工事や設備導入の際には複数の業者から相見積もりを取り、コストの妥当性を確認することがポイントです。また、什器やOA機器のリース・レンタルを活用することで、初期投資を抑えることができます。省エネ設備の導入やレイアウトの工夫により、将来的なランニングコストの削減を図ることも効果的です。限られた予算の中で最大限の効果を得るために、コスト構造を可視化し、優先順位を明確にして進めましょう。

8.オフィス増床を機に、『トドケール』で
　郵便業務をDX化しよう

オフィス増床によって拠点が複数に分かれると、郵便物の受け渡しにタイムラグが生じるなど、業務上の非効率が発生しやすくなります。こうした課題を解消する手段として、クラウド郵便管理サービス「トドケール」が注目されています。

「トドケール」では、届いた郵便物や宅配便の情報をクラウド上で一元管理できます。「いつ・どこから・どんな郵便が届いたか」をシステム上で確認できるため、部署間の移動や確認作業の手間を大幅に削減できます。オフィスが分室化した場合でも、スムーズな受け渡しが可能となり、総務部門の負担軽減にもつながります。

オフィス増床を機に業務のデジタル化を進めるなら、郵便物管理の効率化も検討すべきポイントです。ぜひ『トドケール』を導入し、分散したオフィス環境でスマートな働き方を実現しませんか？

▶ トドケールの詳細はこちら

9.増床か移転か？ 会社の未来を見据えた判断を

オフィスの増床や移転は、それぞれに異なる利点があり、企業の成長戦略や働き方の変化に応じた適切な選択が求められます。増床は現在の環境を活かしながら業務スペースを広げる手段として有効ですが、長期的な展望や設備の更新を考慮すると移転が適しているケースも多いです。コストや業務効率、従業員の働きやすさ、未来性など多角的な視点で検討し、最適な判断を行いましょう。