ムリムダムラの原因から判断！業務効率化に向けた6つの改善ポイント

企業の働き方としてよく耳にする「ムリムダムラをなくそう」は、具体的にどのような取組みなのでしょうか。ムリムダムラが発生する原因からいかに合理化できるかがポイントとなるでしょう。
この記事では、ムリムダムラが発生する原因と改善するためのポイントを6つ紹介します。

目次

1. ムリムダムラをなくすとは？

ムリムダムラをなくすことは、合理的に仕事を進めることです。代表的な取り組みとして、トヨタ生産方式で実践されているムリムダムラを取り除く活動があげられます。プロジェクト管理の基準となる時間管理やコスト管理、品質管理に連動した取組みです。
ムリムダムラは、業務と業務担当者を「負荷」と「能力」により判断基準とします。ムリムダムラの指標は、負荷の掛かり具合と能力の程度によるものです。

ムリ

ムリな部分とは、業務に対して能力以上の負荷がかかっている状態を指します。ある作業に対して、担当者の能力以上の力を必要として、常に担当者の許容を超えてしまうため、ムリな状態になるでしょう。

ムダ

ムダな部分は、業務に携わる担当者が持つ能力に対して負荷が掛かっていない状態を指します。言い換えると、担当者にとって負荷を感じないため、ラクな仕事とも捉えられるでしょう。業務を任せている企業にとっては、ラクな仕事となるムダな部分が蓄積されれば、業績の悪化を招きます。

ムラ

ムラな部分は、ムリな部分とムダな部分が混在して不安定になっている状態を指します。「良いときもあれば悪いときもある」や「上手くいくときもあれば失敗するときもある」という状態です。ムラな部分は、予測不能な状態とも言えます。そのため、企業は先見的にビジネスを進めることが難しくなるでしょう。

2. 企業がムリムダムラを発生させてしまう原因

企業がムリムダムラを発生してしまう原因は、能力と負荷のバランスが崩されている状態です。具体的にどのような状態となるのか？例をあげてみましょう。

能力以上に負荷をかけている状態

能力以上に負荷をかけている状態は、作業の停滞を引き起こします。物流の生産ラインで考えると、1日の生産目標に到達しない結果となるでしょう。作業担当者の能力不足のため、業務の遅延や検品ミスなどを引き起こします。結果的にビジネスの生産性だけはなく、商品やサービスの品質も低下します。

負荷以上に能力をかけている状態

負荷以上に能力をかけている状態は、ヒトモノカネが余剰コストとなっている状態です。

• ヒト＝作業担当者

• モノ＝設備機器やツールなど

• カネ＝人件費や設備費など

負荷以上に能力をかけている状態とは、いわゆるコストパフォーマンスの悪い状態。1日の生産量や売上に対して、余剰人員や余剰機器を抱えている状態です。人員が余っている状態なので、作業待ちの状態も仕事時間とみなされて作業工程のロスタイムが膨らみ業績は悪化します。

3. ムリムダムラをなくす6つの改善ポイント

ムリムダムラをなくすためには、見直すべき6つの改善ポイントがあります。

ポイント1：人材配置や予算の改善

業務にかけるコストは、能力と負荷のバランスが大事です。ムリムダムラをなくすためには、人材配置や予算の見直しがポイントとなります。本部が高い目標を設定していても、その目標に見合う労働力や設備などが不足していたら達成できないでしょう。そのような状況でムリして能力を超えた負荷をかければ、人材や設備が壊れてしまうでしょう。そのため、人材配置や予算の再考が必要です。

ポイント2：業務実行を目的にしない意識の改善

ビジネスの目的は、業務実行ではありません。本来ならば、売上や生産数などが目標となるところ、業務実行自体を目的化してしまうことで業務の生産性低下が考えられます。とくに定型化した業務に対して、「ムダな作業になっていないか」定期的に見直すことが大事です。

ポイント3：属人化業務の改善

特定の業務に関して、専門家をつくってしまうと業務の属人化が生まれます。特定の担当者でなければ対応できない特定業務をそのままにしておくと、その担当者次第でシステムが止まるかもしれません。そのため、属人化業務の必要ない業務分担が必要となります。

ポイント4：業務のテンプレート化に向けた改善

業務実行中にトラブルが発生した場合、最初からやり直すことも考えられます。業務システムでは、使いまわせる汎用的な部分があれば、流用できるように分割しておくことが重要です。汎用的な部分を流用できる仕組みがあれば、トラブル発生時に一から作り直す必要がなくなるでしょう。

ポイント5：作業工程の優先度見直しによる改善

現在取り組んでいる作業工程の優先度は、最適な状態でしょうか？常に効率化を念頭においた考え方で物事を捉えられれば、作業工程のムダな部分を発見できます。優先度の見直しにもなるでしょう。

ポイント6：スタッフのコスト意識を改善

スタッフに対して、現状の業務プロセスがどのような課題を抱えているか？問題意識を持って取り組む必要があります。上長からの命令ではなく、スタッフひとり一人がコスト意識をもって、取り組める透明性を打ち出せればムリムダムラの改善に繋がるのではないでしょうか。

4. 事務処理業務におけるムリムダムラの対策例

事務処理におけるムリムダムラに対しては、次の改善策が考えられます。

ムダな文字入力をなくす単語登録

事務処理におけるムダな部分は、ムダな文字入力ではないでしょうか。入力する文字量が多ければ、入力ミスも増えてきます。ムダな文字入力を改善するには、パソコンに備わっている「単語登録」を使って文字数の多い単語をショートカット入力できるように設定してみてはいかがでしょうか。たとえば、「お世話になっております」などを入力する場合に、「お」の1文字だけで全文呼び出すイメージです。

ムダな探す時間をなくすファイル整理

事務処理では、ファイルなど探す時間をなくすことがムダな時間の改善策となります。案件が重なるにつれ、パソコンのデスクトップにフォルダやファイルが散乱していませんか？事務処理能力を向上するには、保存したファイルを探しやすくするためにファイル名やフォルダ名をわかりやすく設定する工夫が必要です。

ルーチンワークのマクロ処理

エクセルなどで処理する表計算では、何度も繰り返されるルーチンワークのマクロ処理により効率化できます。エクセルVBAを使った簡単なマクロ処理を設定することにより、定型動作の自動化が可能です。

5. まとめ

この記事では、ムリムダムラをなくすための改善策を解説してきました。また、物流業界における取り組みや事務処理における取り組みなども紹介してきました。ムリムダムラは、能力と負荷のバランスを整えることです。いきなり大きな改善から取り組むのではなく、小さな改善から取り組んで能力と負荷のバランスを整えましょう。