郵便物管理サービスおすすめ7選｜個人・法人に最適な選び方と人気サービスを解説

郵便管理は、不在時の受け取りや再配達の依頼など、何かと面倒です。ところが近年、テレワークやペーパーレス化の普及に伴い、郵便物管理の効率化が促進されています。そこで本記事では、個人や法人に最適な郵便物管理サービスを厳選して7つご紹介。メリット・デメリットや選び方のポイントもあわせて解説します。

目次

1.郵便物管理サービスとは？

郵便物管理サービスとは、本人の代わりに郵便物の受け取り、保管、転送、デジタル管理などを行うサービスです。とくにテレワークや事業拠点を持たない企業、副業を行う個人など、効率的な郵便管理を求める方に需要のあるサービスです。

また、従来の郵便受け取り方法に比べ、スマートフォンやPCで簡単に郵便物の確認・管理ができるのも特徴です。

2.郵便物管理サービスのメリット

不在時でも郵便物を管理・受け取り可能

旅行や出張で長期間家を空ける場合でも、郵便物管理サービスを利用すれば、郵便物の受け取りや管理が可能です。自宅やオフィスで直接受け取る必要がなくなるため、再配達の手間を省くことができ、忙しい人にとって大きなメリットとなります。

また、郵便物をスキャンしてデジタルデータ化できるサービスもあり、紙の書類を減らし、より効率的な管理が可能になります。とくに、企業にとっては、電子契約やデジタルワークフローとの相性が良く、業務効率化の一環として導入するケースが増えています。

重要書類の紛失リスクや業務負担の軽減

郵便物を一元管理することで、紛失のリスクが低減されます。個人であれば重要な書類を確実に管理できるほか、企業の場合は社内の郵便物管理の負担を軽減し、より重要な業務にリソースを集中させることができるようになります。

不要な接触機会を減らし、衛生管理が向上

オフィスやマンションの共用ポストでは、多くの人が郵便物に触れるため、衛生面のリスクが伴います。こうしたニーズはまさしくアフターコロナによって生まれたものでしょう。

郵便物管理サービスを利用すれば、物理的な接触機会を減らし、感染症リスクを軽減することができます。また、配達員との直接のやりとりも減るため、対面での受け取りを避けたい人にも有効です。

3.郵便物管理サービスのデメリットと対処法

導入コストがかかる

サービスによっては、月額料金や初期費用が発生します。個人向けと法人向けでコストが異なるため、自分に合ったプランを選ぶ必要があります。とくに、企業が導入する場合は、サービスの費用対効果を考慮することが重要です。

サービスに慣れるまでの手間がかかる

デジタル管理に移行することで、最初は操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。

とくに、企業で導入する場合は、従業員への周知や業務フローの見直しが必要になることもあります。導入前に試験的に利用し、スムーズに移行できるか検討すると良いでしょう。

個人情報保護やセキュリティに関する懸念

郵便物には、住所や氏名、重要な書類が含まれることが多いため、セキュリティ対策が欠かせません。サービスを選ぶ際には、情報の取り扱いポリシーやセキュリティ対策がしっかりしているかを確認し、安全性の高いサービスを利用することが大切です。

4.郵便物管理サービスの選び方｜4つのチェックポイント

郵便物管理サービスを選ぶ際は、費用、管理対象、デジタル連携、受け取り代行の有無など、自分の利用スタイルに合ったものを選ぶことが大切です。

さらに法人利用では、業務効率化やコスト削減につながるサービスを見極める必要があります。以下のポイントを押さえて、最適なサービスを選びましょう。

費用の変動有無を確認する

郵便物管理サービスの料金体系は、基本料金に含まれる内容とオプションサービスによって大きく異なります。

• スキャン、転送、保管、廃棄の料金体系を確認する

• 従量課金制か固定料金制かをチェックする

たとえば、郵便物のスキャンがオプションの場合、頻繁に利用すると想定以上のコストが発生することもあります。月額基本料金でどこまで対応可能かを事前に確認し、トータルコストを試算しておくことが重要です。

管理したい郵便物の対象を確認する

管理したい郵便物の種類によって、適したサービスは異なります。

• 重要書類を確実に管理したいなら、セキュリティ対策が充実したサービスを選ぶ

• DMやチラシが多い場合は、自動仕分けや不要な郵便の廃棄機能があると便利

• 大型の荷物を受け取る場合は、対応サイズを確認する

郵便物管理サービスによっては、ポストに入るサイズのみ対応している場合もあります。管理対象を明確にし、適切なサービスを選びましょう。

デジタル化や外部ツールとの連携を確認する

郵便物のデジタル化や、他の業務ツールとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。

• 郵便物をスキャンしてクラウド上で管理できるか

• SlackやChatworkなど、普段使っているツールと連携できるか

とくに法人の場合、業務管理ツールとの連携がスムーズだと、郵便対応の手間を大幅に削減できます。新たなシステムを導入せずに済むため、社内の業務フローを変えずに利用できるサービスが理想的です。

通知方法や受け取り代行の有無を確認する

郵便物の到着をスムーズに把握できるかどうかも、サービス選びの重要なポイントです。

• スマホ通知やメール通知など、自分に合った通知方法があるか

• 受け取り代行や郵便物の転送対応はどうなっているか

基本的にオフィスに社員が常駐している場合は、受け取り代行の必要性は低くなります。

一方で、リモートワーク中心の企業や個人事業主の場合には、郵便物の受け取りを代行してもらえると便利です。不要なオプションにコストをかけないためにも、受け取り代行が本当に必要かどうかを検討しましょう。

5.郵便物管理サービスおすすめ7選

メリット・デメリット、選び方をご紹介してきたところで、具体的にどんなサービスがあるのか気になるところです。法人向けのクラウド管理型から、個人向けの転送サービスまで、用途に合わせたおすすめの郵便物管理サービスを7つ紹介します。

1. トドケール（株式会社トドケール）

企業向けの郵便物管理システムで、クラウドを活用して郵便物の受け取り・管理を行います。ペーパーレス化や業務効率化を推進したい企業に最適なサービスです。

特徴

• クラウド上で郵便物を管理し、関係者と情報を共有できる

• Eメール、Slack、Teamsなどのツールで通知が可能

• 受け取りサインの電子化に対応し、紙の管理を不要に

• OCR機能を活用し、郵便物情報を自動登録・整理

• 郵便物に紐づく書類をPDF化し、会計システムとの連携も可能

郵便物の到着をリアルタイムで把握し、スキャンや転送などをオンラインで指示できるため、総務業務の負担を軽減したい企業に向いています。

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2. atena（atena株式会社）

個人・法人向けのデジタル郵便管理サービス。郵便物を「メールのように管理」できるシンプルな操作性が特徴です。

特徴

• スマホアプリで郵便物の管理が可能

• 1クリックで郵便物をPDF化し、即時閲覧できる

• 指定住所への転送サービスが利用できる

• 15時までの依頼で当日中にスキャン対応

出社不要で郵便物を確認できるため、リモートワーク主体の企業や、郵便物のために出社する手間を省きたい個人事業主に最適です。

公式サイト：atena

3. fuuto（株式会社ポケットレジデンス）

フリーランスや個人事業主向けの郵便物スキャン・管理サービス。自分専用の住所を発行し、郵便物をデジタルで管理できます。

特徴

• ユーザー専用の受け取り住所を発行可能

• 書類の開封・管理の手間を軽減

• 不要な郵便物の破棄や転送を指示可能

• 郵便物をメールのように管理し、スムーズに処理

物理的な郵便物の管理が不要になり、必要なものだけを手元に残せるため、ペーパーレス化を進めたい個人事業主やフリーランスに向いています。

公式サイト：fuuto

4. MailMate（Doorkeeper株式会社）

法人向けの郵便管理サービスで、クラウド連携が強み。郵便のスキャンや転送機能が充実しており、複数拠点の郵便物を一元管理できます。

特徴

• 郵便物をスキャンし、クラウド上で管理可能

• 必要な郵便物のみ転送できる

• 各種業務管理ツールとの連携機能あり

拠点が複数ある企業や、オフィスレス化を進めたい企業にとって、郵便対応を一箇所に集約できるメリットがあります。

公式サイト：MailMate

5. GMOオフィスサポート（GMOオフィスサポート株式会社）

バーチャルオフィス機能を備えた郵便物管理サービス。法人登記にも対応し、郵便転送や受け取り代行サービスが充実しています。

特徴

• 住所貸し・法人登記が可能（一部のプラン）

• LINEで郵便物の到着通知を受け取れる

• 柔軟なプラン変更が可能

スタートアップや、固定のオフィスを持たない企業にとって、コストを抑えながら事業用の住所を利用できる点が魅力です。

公式サイト：GMOオフィスサポート

6. DMMバーチャルオフィス（合同会社DMM.com）

一等地オフィスの住所を貸し出し、郵便物の管理や転送サービスを提供するバーチャルオフィスサービス。

特徴

• 法人登記が可能な住所をレンタルできる

• 郵便物の転送頻度をカスタマイズできる

• LINEで郵便物の通知を受け取れる

• オンライン申し込みで最短即日利用可能

起業したばかりの企業や、名刺に掲載できる信頼性の高い住所を求める事業者に適しています。

公式サイト：DMMバーチャルオフィス

7. eポスト（eポスト）

オンラインで郵便物を管理できるサービス。個人利用から法人利用まで対応しており、シンプルな操作性が魅力です。

特徴

• 郵便物のスキャン・転送が可能

• スマホで簡単に郵便物を管理できる

• 個人利用から法人利用まで幅広く対応

手軽に導入できるため、郵便物の管理をデジタル化したい初心者向けのサービスとしても適しています。

公式サイト：eポスト

6.導入前に確認すべき注意点

郵便物管理サービスを導入する前に、料金や契約条件、セキュリティ対策などをしっかり確認しておくことが重要です。スムーズに活用するためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

費用と契約内容の確認

サービスによっては、月額制だけでなく、年単位の契約が必要な場合があります。

途中解約ができるのか、解約手数料は発生するのかといった契約条件を事前にチェックしておきましょう。また、基本料金に含まれる範囲を確認し、スキャンや転送、保管などのオプション料金が発生する場合のコストも把握しておくことが大切です。

セキュリティ対策

郵便物には個人情報や企業の重要書類が含まれるため、どのようなセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。たとえば、郵便物の開封時の管理体制や、データの暗号化、アクセス権限の設定などがしっかり整っているかがポイントです。

とくに、クラウドで郵便物を管理するサービスでは、データの保存方法やサーバーのセキュリティレベルもチェックしておくと安心です。

利用開始までの流れ

サービスによっては、登録手続きや初期設定に時間がかかる場合があります。

申し込みから利用開始までの流れを把握し、必要な書類や手続きがあるかを確認しておくとスムーズです。また、法人向けのサービスでは、利用開始前に審査が必要な場合もあるため、導入スケジュールに余裕を持たせるとよいでしょう。

7.まとめ

郵便物管理サービスは、個人・法人問わず、郵便物の受け取りや管理を効率化できる便利なツールです。とくにテレワークの普及により、デジタル管理の重要性が高まっています。導入コストやセキュリティ面を考慮しながら、自分に合ったサービスを選んでみてください。