郵便物の対応が苦手な方へ！対応、管理ついて詳しく解説

会社に届く郵便物の宛名を確認し部署毎に振り分けることは重要な業務のうちの1つです。会社によっては毎日大量の郵便物が届く会社もあるかと思います。
また会社に届く郵便物を振り分けるだけではなく、会社が発送する郵便物の手配を行うこともあります。郵便物の受け取りや発送が多いとそれだけ管理が大変になるという問題に悩まされている方もいるのではないでしょうか。
本記事では郵便物の対応が苦手な方に向けて、郵便物の対応や管理について詳しく解説します。

目次

1. 郵便物の基礎知識

郵便物の基礎知識として次の２点について解説します。郵便物の対応を行う際はまず次の２点について意識するようにしましょう。

郵便物の開封について

郵便物の開封のルールは会社によって異なるため一概に決まったルールがあるわけではありません。そのため基本的には会社のルールに従って郵便物の開封を行うようにしましょう。
ただし、みだりに郵便物を開封すると「正当な理由なく封をしてある信書をあけたもの」として新書開封罪に問われ、懲役や罰金を課される可能性があります(刑法第133条)。
そのため、個人宛や親展の郵便物は開封しない方が無難です。これらの郵便物は会社で事前にどのように扱うのか取り決めを行うようにしましょう。

郵便物発信・受信簿について

郵便物を管理する上で特に気をつけなければならないことが郵便物の紛失です。「発送したけれど相手に届いていない」となっては取引先との信頼関係が悪化する恐れがあります。
そのような問題が起こらないように郵便物を管理する際は郵便物発信・受信簿で管理するようにしましょう。特に大量の郵便物を扱う会社の場合だと郵便物の対応に漏れが発生しやすいため必ず郵便物発信・受信簿を作るようにしましょう。

2. 郵便サービスについて

郵便物の発送方法は様々です。値段や郵便物が届くまでの日数、追跡対応の有無といったように様々な項目があります。
発送する荷物によって適切な発送手段を利用することにより、郵便物を問題なく相手に届けることができます。
郵便サービスの種類は以下のものがあります。

一般書留

引き受けから配達までの送達過程が記録され、郵便物等の破損・紛失などがあった場合に実損額が賠償されます。賠償額の上限は500万円です。

現金書留

現金を送付する場合専用の一般書留です。賠償金の上限は50万円です。

簡易書留

簡易書留は一般書留に比べて料金が割安ですが、賠償額と追跡機能に制限があるものです。賠償額の上限は5万円です。
一般書留と現金書留は「荷物を出した郵便局」「出した時間」「荷物が到着した郵便局」「着いた時間」「どの郵便局を経由したか」を記録しますが、簡易書留はこれらの項目を記録しません。

料金後納

料金後納は1か月の郵便料金の合計を金融機関の口座から自動的に引き落とされるサービスです。「お客さまカード」を作る、担保を提供する、などの事前の手続きが必要です。
料金後納の場合には、郵便物を出す方法も、郵便局への持ちこみだけではありません。専用ケースに郵便物を入れて、ポストに投函すればすむ「後納ポストイン」という方法もあります。
料金後納を利用する場合は以下の3つの条件を満たす必要があります。

• 1ヶ月あたり50通（個）以上の郵便物・荷物を差し出すこと

• 取扱郵便局の承認を受ける

• 1ヶ月間に差し出す郵便物・荷物の概算料金の2倍以上を担保として提供

 「1ヶ月あたり50通（個）以上の郵便物・荷物」の条件について、例外として荷物および国際小包の場合は10個以上、EMSの場合は4個以上で申し込みが可能です。ただし、「ゆうメール」および「ゆうパケット」は荷物としてカウントされません。
また、担保として提供するものは、現金または日本郵便が定める有価証券、金融機関の保証などが該当します。

料金別納

料金別納は大量の郵便物を差し出す際に切手を貼る必要がなく、料金を一括で支払うことができます。
料金後納とは異なり毎月郵便物を出す必要はなく、セールやキャンペーンのダイレクトメールなどスポット的に大量の郵便物を出す際に活用できます。
料金別納を利用する場合は以下の2つの条件を満たす必要があります。

• 差し出される郵便物が同一料金

• 同時に10個以上の差出

宅配便

宅配便は一部地域を除く全国に配送が可能です。日時の指定・荷物の追跡が可能で、様々な大きさの宅配物に対応できます。

バイク便・自転車便

大都市圏に多いサービスであるバイク便・自転車便はバイクや自転車で集荷を行います。
基本的には個別対応のため配達時間は早いですが割高です。

3. 郵便物の具体的な管理方法

郵便物の具体的な管理方法として大きく2つ挙げられます。1つ目は上記でも解説した郵便物発信簿・受信簿を利用する管理する方法です。2つ目は郵便管理サービスを利用する管理方法です。
2つの管理方法の特徴を考慮して利用するようにしましょう。

発信簿・受信簿

郵便物発信簿・受信簿は郵便物の受取・発送を一括で管理することができます。発信簿・受信簿はWordやExcelのような電子ファイルで管理する形式や、紙媒体で管理する形式があります。
郵便物発信簿・受信簿には以下の項目を記載すると漏れなく対応を行うことができます。

【郵便物発信簿】

• 発送日

• 種別

• 宛先

• 差出人

• 内容物

• 切手代

• 担当者

【郵便物受信簿】

• 発送日

• 種別

• 差出人

• 宛先

• 内容

• 担当者

• 対応内容

郵便管理サービス

郵便管理サービスを導入して会社の郵便物の受け渡しを一括管理することで、郵便物の対応にかかる工数を大幅に削減することができます。
紙媒体やエクセルで管理するよりも万全な状態で管理を行うことができ、デジタル化された状態で管理されるので誰でも簡単に郵便物の管理を行うことができます。
具体的な郵便管理サービスは次のようなものがあります。

【オフィスでトドケール】
URL：https://www.todoker.com/product_office

トドケールではオフィスの郵便物を一覧で表示し、各郵便物のステータスも確認することができます。
クラウド上のダッシュボードでオフィスに届く荷物の一元管理が可能となり、登録した荷物の登録日や受取状態を確認することができ、全荷物の履歴が残るためオフィスの荷物が”見える化”されます。
さらに登録した荷物の受取状況を様々なステータスで管理でき、荷物の滞在日数や受取人の連絡先も確認できるので、受け渡しのトラブル防止に役立ちます。

4. テレワーク中で郵便物の管理に困っている方へ

ここまではオフィス内の郵便物の管理について解説しました。それではテレワークを導入している会社ではどのように郵便物を管理すればよいのでしょうか？
コロナウィルスの感染拡大や働き方改革の推進からテレワークを導入する会社も増加しています。テレワーク中の郵便物の管理方法に困っている方も少なくないと思います。
テレワーク中でも郵便物は会社に届いてしまうため、総務や部署の担当者が定期的に交代で会社に出社し、郵便物の受取や発送といった対応をしなければなりません。
このように郵便物の対応をするために会社に出社するといった問題を解決するためには次のような対策が必要になります。

郵便転送

郵便転送を利用し郵便物の配送先を責任者や総務担当の自宅に指定する方法です。
この郵便転送サービスは本来、引越しや入院といった際に昔の住所に送られてくる郵便物を新しい住所に転送する際に利用するサービスです。
郵便局に転送届を提出することで届出日から1年間は無料で郵便物を新しい住所に転送してくれます。転送届を再度提出することにより1年を過ぎても継続して郵便物を転送してくれます。
ただし、転送不要とされている郵便物は転送されないため注意が必要です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとはオンライン上に構えた架空の事務所のことを指します。
会社全体を完全にテレワークに移行した会社ではバーチャルオフィスを利用しているところもあるかと思います。
バーチャルオフィスでは提供元企業の住所を借りて、契約者が荷物を受け取ったり転送してもらえたりすることができます。
バーチャルオフィスのサービス内容は、料金や依頼するバーチャルオフィスによって異なるため、事前にサービス内容を確認してから契約するようにしましょう。

私書箱

私書箱とは郵便局にあらかじめ申込みをすることによって、郵便局内に設置された専用の受取箱に郵便物を入れていくサービスです。
自宅や事務所に郵便物を配送することなく、利用者が郵便物を郵便局まで鍵を持って受け取りに行き自身で持ち帰ります。 もう一方で私設私書箱という業者による郵便物の受け取りサービスもあります。
私書箱を利用する際には、宛先の氏名、郵便局名と私書箱番号だけを記入するだけで郵便物を届けることができます。

クラウド郵便サービス

クラウド郵便サービスとは、サービス会社が郵便物をスキャンし、クラウドを通じてユーザーに対応を確認するといったものです。
具体的なサービス内容としては、サービス会社がユーザ企業に届く郵便物を代わりに受け取り、郵便物の外見を撮影し、クラウドを通じてユーザに外見の画像を送信した後に、中身をスキャン、開封せずに転送、廃棄などをユーザが依頼するといった流れになっています。
郵便物毎に転送先が設定できるため、各ユーザの自宅や職場に送ることができるため柔軟な対応が可能となります。

5. まとめ

本記事では郵便物の対応が苦手な方に向けて、郵便物の対応や管理について解説しました。
会社には請求者や広告、挨拶状といった様々な種類の郵便物が届きます。中には重要な郵便物もあるため、郵便物の管理・対応は重要な業務の一種と言えます。
郵便物の管理に漏れがあったり、対応が雑になったりしてしまうと後々大きな問題になってしまうこともあるため、本記事を参考にして郵便物の管理・対応をしっかり行うようにしましょう。