メール効率化は課題解決に向けた優先事項！5つの実践方法を徹底解説

メールの確認や返信に思った以上の手間や時間が掛かってしまい、業務の負担になっていませんか？ビジネスにおけるコミュニケーション手段のメールは、効率よく使えないでしょうか？
今回は、課題解決の優先事項となるメールの効率化について、5つの実践方法を解説します。日々の業務において、メール処理の負担を感じている人は効率化のヒントとしてお役立てください。

目次

1. メール処理業務の実態

昨今のメール処理業務には、どのような課題があるのでしょうか。ビジネスにおけるメール処理の実態を紹介します。

• メールがコミュニケーション手段：99.1％

• 1日あたりの平均送信数14.06通

• 1日あたりの平均受信数50.12通

• 1日あたりのメールチェック頻度「10回以上」51.16％

• メール返信が遅れてしまった経験者66.81％

• メール作成に掛かる平均時間5分54秒

データ参照元：一般社団法人日本ビジネスメール協会調べ

企業のコミュニケーションツールでは、圧倒的にメールが多くなります。1日当たり50通ほどメール受信してチェックを後回しにしていた場合、他の業務の影響で返信が遅れることが考えられるでしょう。
リモートワークの台頭により、チャットやビデオ会議システムの利用も増えましたが、社内外からのコミュニケーション手段としてメールの活用は増えています。内容次第では、メール作成に時間を取られてしまうことも十分に考えられるでしょう。

2. メールに関する業務３つの課題

ビジネスでのメールに関する業務は、3つの課題を持っています。

（１）1日のメール受信数の問題

ビジネスにおけるメールの問題点は、1日の受信数の多さです。会社のメールは、あらゆる関係者からの受信が考えられます。

• 顧客からの問い合わせ

• Webページからの問い合わせ

• 社内他部署からの業務依頼

• 社内他部署からの資料の共有依頼

• 社外取引先からの打合せ依頼

• 人事部からの連絡

送り主にとってメールは、仕事の依頼や相談などの様子うかがいに好都合なツールです。ひとまず送っておけば、返事待ちという状態でいられます。一方、メールの受信数が多い人にとっては、管理できない状態も考えられるでしょう。

（２）メール返信に時間や手間が掛かる問題

受信メールが増えるとともに、メール返信に掛かる手間や時間が問題となります。メールは、送り主の属性に合わせて、内容を考えなければなりません。そのため、前述したデータから1通のメール作成に5分以上掛かることが判明しています。1通1通、相手ごとに文章表現を変えるため、時間や手間の掛かる部分は避けられないでしょう。

（３）件名だけでは管理できない問題

メール業務の問題点は、管理面でも考えられます。件名を基準にして整理しようとしても、件名が抽象的過ぎて上手に管理できないことも考えられるでしょう。たとえば、「打合せの件」という件名だけでは、どのような打合せなのか？具体的にイメージできません。メール受信数が増えてくると、1通1通のメールを判断することさえ時間が掛かってしまいます。

3. メール業務の効率化5つの実践方法

メール業務を改善するには、効率化に向けた取組みが必要です。メール業務を効率化するには、5つの実践方法があります。

（１）受信トレイを「空」状態を目標にする

受信トレイを「空」にすることは、効率化の目標として有効な方法のひとつです。まずは、その日に届いたメールが対応済みか未対応か判断指標として受信トレイの「空」状態を目標にしてみてはいかがでしょうか。
受信トレイに未対応メールが残ったままだと、次第に増えてしまいます。未対応のまま放置してしまうと、重要な仕事に影響を及ぼすことも考えられるでしょう。日ごとに区切りとなる指標が必要です。

（２）チェックする時間ルールを設定する

メールチェック時間のルール設定は重要です。先述したメール処理業務の実態では、1日にメールチェックする頻度が平均で10回になっています。メールチェック回数が多ければ、チェックのたびに返信する可能性もあるでしょう。
時間のルールを決めていなければ、結局チェックだけではなく返信に追われてしまいます。なるべく、複数のメールをまとめて処理できるようにメールチェック時間のルールを決めておくことが大事です。

（３）開封して読んだら返信の習慣をつける

開封して読んだメールは、返信する習慣をつけましょう。「チェックしたら返信」の習慣をつけておけば、返信を忘れてしまうことを防げます。ポイントは、すぐに返せるレベルのメールから返信することを意識して、手間の掛かるメール処理への時間確保です。メール処理時間は、有効に使いましょう。

（４）属性や対応状況などでフォルダに分ける

メール処理を効率化するには、メール相手の属性や対応状況などでフォルダを作成して振り分けます。メール処理の効率化は、フォルダ分けによる管理が重要です。前述した返信メールの処理においても、「対応済み」フォルダや「未返信」フォルダを作成しておけば、処理時間の予測に役立ちます。
また、取引先や上司など立場によりフォルダを分けておけば、処理対応の優先順位も付けられるでしょう。

（５）汎用文のテンプレート化と辞書機能を活用する

メール処理は、何度も使う汎用文をテンプレート化したり、候補として呼び出せるように辞書機能への登録が効率的です。ビジネスメールは、前後の挨拶や差出人の情報など同じような文を使いまわせます。そのため、用件のみ入力すれば済むような汎用文のテンプレート化をおすすめします。
また、ひんぱんに使う単語は、メール処理するコンピュータの辞書機能に単語登録しておくと、文章作成の手間を軽減できるでしょう。

4. メール効率化に役立つ2つのコツ

メール処理の効率化には、ちょっとした工夫となる2つのコツがあります。

（１）件名から概要がわかる工夫が必要

件名から概要がわかる工夫は、案件ごとに区別するために役立ちます。こちらから初めてメールを送る場合に有効です。初めてのメールは、その後のやり取りで件名に「re：」が付いて送受信を繰り返すことが考えられます。その際の件名が「re：打ち合わせについて」では、他のメールと区別が付きにくくなります。
工夫としては、「〇月〇日予定 〇〇について業務提携の打合せ ご案内」など、概要がわかる件名を意識しましょう。また、やり取りを重ねていくうちにメール内容の変更が生じた場合は、区切りのつくタイミングで変更する工夫も必要です。

（２）「1通のメールにつき1つの要件」ルールが必要

メールを作成する際は、追記して長文になることも考えられます。「報告なのか」、「質問なのか」の趣旨が定まらないと、相手に伝わりません。メールを作成するときは、伝えたい結論から先に記載して「1通につき1要件」ルールをおすすめします。ビジネスメールの処理は、送る相手も忙しい中でチェックすることを想定して簡潔にまとめる意識を持ちましょう。

5. まとめ：メール効率化の先に見えてくるもの

この記事では、メール効率化に向けた5つの実践方法と2つのコツを解説してきました。記事内で紹介したフォルダ分けやチェック時間のルール設定により、効率よくメール処理ができるでしょう。また、メール効率化はリモートワーク導入にも役立ちます。
会社に届く郵便物もメール経由で確認できることをご存じでしょうか。オフィスに届く郵便物をデジタル化できれば、郵便物のために出社する必要がなくなります。郵便物をPDF化してメール送付できるサービスを活用すれば、メールはさらに効率的なツールとなるでしょう。