領収書の郵送・封筒の同封・書き方

普段買い物や食事をした際、会計の時にレシートを渡される事が多いと思いますが、同時に領収書という言葉をよく耳にすると思います。馴染みがない方もいらっしゃるかも知れませんが、普段の生活やビジネスの間において領収書というものは存在し、日常社会の中で金銭の受け渡しを証明する重要な役割を果たしています。今回は領収書（レシート）とは何なのかを詳しくお話ししたいと思います。

目次

1. 領収書について

領収書とは

領収書とはお店などで買い物や食事をした人が支払いをした事を証明する証憑書類となります。
代金を受け取る側は金銭を受け取ったことを証明するためにレシート（最近は機械印字タイプのレシートを領収書代わりとしてい店舗も多い。〈税法上は認められています。〉）又は領収書を発行します。
また領収書とは、代金を支払った時に発行される支払い証明書類であり、何かの間違いや手違いで二重に請求される事を防ぐ役割があります。
領収書は企業に勤めている人は経費の精算を行うために経理部署担に提出したり、企業や個人事業主が確定申告を行う際、売上の証明や経費として計上する根拠として使用されます。その為経費を支払ったことを証明する重要な会計書類となり、税務申告の際にも必要な書類となる為、支払いの際には必ず領収書をもらいます。
※日本では一般的に機械（レジスター〈金銭登録機〉）で印字されたものをレシートと呼び、手書きなどで書かれたものを領収書と呼ぶ場合があります。

2. 領収書の書き方

普段当たり前のように扱っている扱っているレシートや領収書ですが、その書き方には一定のルールがあります。自分自身が領収書（レシート）を発行する側の立場になると、その書き方が分からないといったケースも珍しくありません。
当然領収書とは公的な書類となりますので、決まったルールに則らず誤った書き方をしてしまうと、領収書としての効力自体が無くなってしまう（無効となってしまう）場合がありますので、注意が必要です。

日付の書き方

年の記載は西暦と和暦のどちらでも構いません。また領収書を発行した日付を記載します。
（記載例：2020年9月1日・令和2年9月1日・2020/9/1）

支払者の宛名・企業名の書き方

基本的に支払者の正式な個人名や企業名（会社）を記載するのが一般的です。
特に社名の前や後につく（株）（有）を省略せずに正式名称である「株式会社・有限会社」と書くのが一般的です。会社名などは間違ってはいけませんので、聞き取りにくい場合は名刺などをお借りし、良く確認してから転記する事をおススメします。
宛名表記を「上様」と希望されるケースが多々ありますが、領収書としては無効と判断されるケースがあるので、極力避けた方が良いと思います。

受け取り金額の記載方法

受け取った金額(支払代金)の良く確認し税込金額で記載します。改ざん防止のため、金額を記載する際には以下の注意が必要です。

1. 金額面の最初（頭）に「￥」や「金」をつける。（※後から記入されない様注意が必要です）

2. 3桁ごとに「,（カンマ）」をつける。

3. 金額の末尾には必ず「－」や「也」や「※」印を記載する。（記載例：金20,000也・￥20,000－）

内訳金額の記載方法

代金の内訳は税抜金額と消費税額を分けて記載します。
領収書に内訳の欄がない場合、金額欄の下やあいたスペースに「（内、消費税\○,○○○－）」と記載すると、第三者が見た時により分かり易いと思います。
また、昨今は食料品など軽減税率対象の商品がありますので、その場合は税率ごとに分けて記載します。

但し書きの記載方法

但し書きとは、販売した商品や提供したサービスの内容を具体的に記載する事を指します。
一般的に「お品代」と記載する例を目にしたことがあるかも知れません。この表記は一般的に多く使われておりますが、時には正式な領収書として認められないケースもありますので、「ご飲食代として・〇〇〇参加費として・受講料として」等、支払った目的を第三者が見た時に分かる様、具体的に明記してください。なお、軽減税率対象の商品がある場合は、軽減税率対象である事を必ず明記する様にしましょう。

収入印紙

受け取り代金の消費税抜きの金額が5万円以上の場合に収入印紙（２００円）が必要となります。貼付する収入印紙の金額は受取金額によって異なります。

• 5万円未満のもの　　　　　　     　／ 非課税

• 5万円以上 100万円以下のもの    　／ 200円

• 100万円を超え 200万円以下のもの／ 400円

 収入印紙を貼付する際は、再利用等不正を防ぐよう「割印」を押します。

3. 領収書を郵送する際の封筒を同封する意味

基本的に領収書を送る際に封筒を同封する事は必要ないと思いますが、何かの理由で返信を求める時に返信用封筒を同封します。その際はあらかじめ自身の企業名や宛名を記入した封筒を同封してください。
※切手を貼っておくことも忘れずに。

4. 領収書を郵送する時の注意点

領収書は会社ごとの締め日に合わせて作成し、メール・手渡し・ＦＡＸ等で取引先に向け発行していると思いますが、郵送を使うケースも珍しくありません。
今回は、取引先に領収書の原本を郵送する際の注意点について説明したいと思います。領収書の原本を郵送する際は、何かあった時に追跡可能な手段を選んでおくと便利です。領収書に送る際の封筒の宛名は以下の手順で書くと良いと思います。
※また「領収書在中」と記入する事をお忘れなく。 

1. 郵便番号・住所

2. 企業名（個人の場合は氏名）

3. 所属部署名

4. 役職名（肩書）

5. 担当者の名前

6. 添え書き

7. 差出人（裏面）

領収書は取引先との金銭授受を証明する大切な書類でありますので、郵便事故に配慮して確実に届ける必要がありますが、ここで領収書の郵送に適している方法と適していない方法について説明します。

領収書の郵送に適している方法

• 簡易書留

簡易書留とは、発送してから到着するまでを記録し、万が一事故が起きてしまった場合に実損害額5万円までが賠償される郵送方法となります。
また郵便配達員から担当者に直接手渡しされ、受け取り時にサインを求める為、リスク（紛失や破損など）を軽減することができます。

• 特定記録

特定記録とは、発送時から到着するまでの記録のみを行うものです。
事故が起きた際の賠償は行われません。届け先は先方の郵便ポストまでになりますが、確実に発送していることと受け取ったことの証明は出来る為、確認という意味では非常に役立ちます。

• レターパック

レターパックとは、日本郵便指定の専用封筒を使用し発送する方法です。発送してから到着するまでの記録のみを行う事ができます。レターパックには赤い封筒のレターパックプラスと青い封筒のレターパックライトと呼ばれる２種類が存在します。

領収書の郵送に適していない方法

• 普通郵便

普通郵便とは、その名の通り一般的な郵便方法です。特別な取り扱いは行いません。
コスト面は一番安価となりますが、追跡機能がないので紛失したり破損したりしてしまった時の補償はありません。

• 宅配便

領収書は信書扱いとなる重要書類ですので、信書の運送を行っていない宅配便を利用して領収書を送ることはできません。