フリーアドレスオフィスの収納問題を解決するには？

近年、フリーアドレスのオフィスが増えてきました。そんなフリーアドレスオフィスの収納問題で困っている方も多いのではないでしょうか。
というわけで、今日はフリーアドレスオフィスでの上手な収納方法をご紹介していきます。

目次

1. フリーアドレスのオフィス

近年注目の働き方

フリーアドレスとは、オフィス内で社員が固定席を持たずデスクを共用で利用するオフィスの形態を指します。
自分の働き方に合わせて自分の好きな席で働くことができて、メリットも多数あるため近年注目の働き方となっています。

メリットについて

オフィス内での社員の席を固定していないため、社員の人員に増減があった場合や、プロジェクトメンバーの入れ替えがあった場合にも、大がかりな変更をする必要がありません。
また、フリーアドレスのオフィスでは隣で働くメンバーが毎日同じとは限らないため、固定の席にするよりも多様な人と接することができます。いつもは話すことがない他部署のしゃんと隣の席になったりすることで、部署の垣根を超えたコミュニケーションが活発化したり、自分の担当以外の業務を担う社員と話すことで視野を広げありすることが出来るというメリットもあります。
また、自分にとって働きやすい場所で仕事をすることで、業務の効率化や社員の自律的な働き方を促すこともできます。

2. フリーアドレス導入に必要な設備について

フリーアドレスを導入するにあたって、社員が快適に働くことが出来るよう用意する必要がある設備があります。ここでは特に重要性が高い設備をご紹介します。

電源などの配線関連の充実

フリーアドレスを導入する場合、どの席においても電源が使える環境でなければいけません。電源はもちろん、LANケーブルや無線LAN(Wi-Fi)を充実させる必要もあります。
既に備わっていれば問題ありませんが、従業員が問題なく働けるようしっかりと確認して充実させるようにしましょう。

大きめのデスク

次にフリーアドレスのオフィスに必要な設備が大きめのデスクです。
人数の増減に柔軟に対応できる大型ロングデスクや、レイアウト変更が簡単にできるキャスター付きのデスクなどをフリーアドレスのデスクとして導入している企業が多くなっています。
壁などがないと自分の周りが散らかっていることが目立つので、机の上を綺麗に保ちやすいという声もあります。

個人ロッカー

フリーアドレスのオフィスだと、常に机の上に荷物を置きっぱなしにするということはできません。そのため、社員が私物を収納する場所が必要です。
そのため、フリーアドレスを導入する際には、個人ロッカーは基本として備えておくことをおすすめします。個人ロッカーがあれば、従業員からしても荷物の置き場に最低限困りませんので、ぜひ備えておくようにしましょう。

3. フリーアドレスで生じる収納の問題について

紛失や盗難などの危険性

フリーアドレスのオフィスでは収納場所がほとんどないため、業務時間中に短時間離席する際、書類や私物がデスク上に置きっぱなしになります。その場合、オフィスであっても紛失や盗難にあうリスクも出てきてしまいます。
座席が決まっていて固定されている場合には物の配置がある程度決まっているため、紛失にもすぐに気付くことができますが、フリーアドレスの場合にはそのような習慣性も失われがちで、紛失に気付きにくくなってしまうことがあります。
また隣席の人も毎日違うため、誰かが持ち物に触っていても不審に感じにくいという面もあります。
このようにデスクが自由であるが故にセキュリティ面が弱くなる可能性があります。

デスク周辺が散らかってしまう

フリーアドレスでは業務に必要な書類やそのほかの物品は個人が管理することが必要で、席の移動の際にはその都度自身の持ち物も移動します。デスク上での物の置き場所が決められていない場合は、荷物を足元に置くことが多くなります。通りかかった人が、荷物に引っかかり転倒する危険性もあります。
また、通常であれば机の引き出しなどに収められる書類や文房具類が、デスク上に散らかってしまいがちでもあるので、それぞれが乱雑にならないよう対策をとる必要が出てきます。

個人ロッカーでは収納が足りない

前述したように、フリーアドレスのオフィスには個人ロッカーが設置されていることが通常ですが、どうしてもロッカーに収納できる物は限られてしまいます。管理する書類が多くなって来たり、ポータブルモニターやポータブルプリンターなどの備品を一時的に預かっている場合など一般的な個人用のロッカーでは容量が足りなくなってしまい、業務デスク周辺に私物を置くしかないというケースも出てきます。
フリーアドレス導入に合わせて、備品を貸し出したりする、重要な資料は共有の保管場所を作るなどといった対策が必要になってきます。

仕事道具の移動が大変

従来のようにそれぞれの固定席がある場合には、デスクの上や引き出しの中に仕事に必要な道具を置くことができます。
その様な場合には、一度出勤して自分のデスクに行けば仕事道具がそろっている状態になっていますが、フリーアドレスの場合はデスクを他の人と共有して使用するため、自分専用の収納スペースがあるわけではありません。毎日自分の荷物を移動して、デスクの上を仕事をしやすいように準備をする必要がありますから、その作業が大変と感じる人も多いでしょう。

4. フリーアドレスオフィスでの収納問題の解決方法

ルールを定める

フリーアドレスの導入をする場合は、新しい環境に合わせたルールを定めることが大切です。
フリーアドレスでは同じデスクを複数の社員で使用しますから、離席するときは次の人がすぐにデスクを使用することができるようにする必要があります。
仕事が終わったら自分のパソコンや書類などは個人用のロッカーにしまうなど、デスク上に何もない状態を維持することをルールとして徹底することが重要です。
また、デスク周りにクリーナーやウェットティッシュなどを設置し、離席時に清掃することをルール化しておくことで、デスクを気持ちよく清潔に保つことができます。

備品の貸出・OA機器の設置などの総務関連サービスを充実させる

フリーアドレスのオフィスで社員が困るのがサブモニターです。重たいサブモニターを持ち歩くことは現実的ではないですが、サブモニターがあるだけで業務効率が大きく向上することもまた事実です。
こういった場合、フリーアドレスの席にモニターを事前に設置したり、軽量のポータブルモニターを希望者に貸し出したりといった総務のサービスを充実させることで社員の負担を軽減することができます。
その他、OA機器をWiFiにつないで利用できるようにするなどオフィスの機器にもこだわることで社員の労働効率は大きく改善します。

文書の管理を徹底する

これからフリーアドレスを導入する場合は、収納スペースや業務管理の見直しを行う絶好の機会となります。限られた収納スペースを効率よく活用出来る様にするためには、紙の文書や資料の棲み分けを行いましょう。
この機会に文書管理ルールを策定し、「印刷物は使用後にデータ化して破棄する」、「重要文書を保管するための専用の倉庫を設置する」などのルールを決めて行動を促せば、オフィスに書類が溢れてしまうというような状況を回避することもできます。

社員が仕事道具の持ち運びバッグを使用する

自分のロッカーから、PCやよく使う書類などをまとめて移動、収納できる「モバイルバッグ」を活用すると非常に便利になります。
移動の頻度が高い方には、両手を空けてアクティブに動くことのできる「肩にかけられるタイプ」の持ち運びバッグなども近年登場しており、便利に活用することが出来ます。

5. まとめ

フリーアドレスのメリットから、導入の必要設備、そしてフリーアドレスに生じる問題の解決方法までの徹底解説でした。フリーアドレスを導入して、社員や従業員がさらに働きやすい環境を作り、業務効率化を進めていきましょう。
今日紹介した方法を、ぜひ自身の会社でも実践してみて下さい。