オンライン研修の進め方！2つの形式とメリット・デメリットを解説

最近では、感染症対策の一環として学校の授業からビジネスマンのセミナー研修まで、リモートで実施されることが定着しています。企業が開催する新人研修や、システム導入に向けた社内研修など、オンライン研修の需要はコロナを機に拡大してきました。オンライン研修は、インターネットを介して講師と受講者をリモートでつなぐ研修方法です。
この記事では、オンライン研修について、種類や進め方などを解説します。さらに、オンライン研修を導入する際のメリットやデメリットもあわせて紹介しましょう。これからオンライン研修の導入を検討している企業担当者は、事前のチェックとしてお役立てください。

目次

1. 2種類のオンライン研修

オンライン研修は、2種類の形式で分けられます。

• オンデマンド形式

• ライブ配信形式

ビデオ講義によるオンデマンド形式

オンデマンドは、事前に録画した研修動画をビデオファイルとして視聴する形式です。動画教材として再生しながら学習できます。
オンデマンド形式は、研修動画を受講者が好きな時間に学べる点が特徴です。何度でもくり返し視聴できることから、復習に向いています。ただしオンデマンド形式は、録画編集されたビデオ講義のため、リアルタイムな双方向コミュニケーションができません。録画した動画の編集が必要な場合に効果的です。

リアルタイムで実施するライブ配信形式

ライブ配信は、設定された配信時間に生放送する形式です。リアルタイム開催の研修をWeb会議システムにより、インターネットを通じて参加できます。ライブ配信形式は、双方向のコミュニケーションが取れるため、臨場感を共有できる点が特徴です。

2. オンライン研修3つのメリット

オンライン研修の導入には、3つのメリットが考えられます。

(1) Web環境があれば実施できる参加しやすさ

オンライン研修のメリットは、リアル開催の研修と比べて参加しやすい点がメリットになります。Web環境さえ整っていれば、外出中のカフェや自宅から参加可能です。そのため、開催場所に行けないことを理由に学習が途絶えてしまう心配がありません。
オンライン研修は、忙しいビジネスマンや休職中のビジネスマンでも、自宅や出先から参加できるため、継続学習に役立ちます。

(2) 研修の開催場所・移動費用が不要となるコストの低さ

オンライン研修は、研修の開催場所や移動費用が掛からないため、コストが低くなります。リアル開催の研修の場合は、研修会場に移動するまでの交通費や、研修会場のレンタル料などが必要です。また、遠方からの参加であれば宿泊費なども発生します。オンライン研修であれば、それらのコストが不要になります。
また、大人数集まる場合は参加人数に合わせて広い会場を借りなければなりません。会場によっては、広くなれば料金も高くなることが考えられます。オンライン研修は、開催場所や移動費用が掛からないため、そのような心配は不要です。

(3) 研修開催の準備や移動時間が不要となるスケジューリングしやすさ

オンライン研修では、研修開催の準備や移動時間が要りません。そのため、開催スケジュールを組みやすい点がメリットになります。リアル開催の場合は、開催場所次第で移動や宿泊なども含めたスケジューリングが必要です。オンライン研修であれば、移動や宿泊などの時間を考えなくて済みます。
研修参加者は、開催時間前後ぎりぎりまで他の予定を組み込めるため、他の予定の影響を受けたキャンセルを防ぐ効果になるでしょう。

オンライン研修をおすすめする企業

オンライン研修をおすすめできるのは、次の特徴がある企業です。

• テレワークを推進している企業または導入を進めている企業

• 全国に拠点のある関係者同士でスキルを共有したい企業

• 参加しやすくして人材育成に向けた研修を増やしたい企業

3. オンライン研修3つのデメリット

オンライン研修の導入は、メリットばかりではありません。デメリットになる部分を3つ紹介します。

(1) 参加者の講義理解度を把握しにくい

オンライン研修は、参加者の講義理解度に対して、把握しにくい点がデメリットです。そのため、講師はリアル開催と比べて、参加者の反応を把握できないまま進めてしまうことが考えられます。講義理解度を補うには、わかりやすい資料を事前提供したり、ライブ配信形式で参加者全員の反応をチャットで書き込んでもらったりする対処が必要です。

(2) 臨場感のある実技講習に向かない

オンライン研修は、臨場感のある実技講習には向きません。講義を視聴している参加者は、画面から判断する情報に限界があります。リアル開催の場合は、講師の見せる実技やその場の空気感を伝えることが可能です。オンライン研修では、画面越しに臨場感を伝えることが難しく、表情と会話だけを頼りに判断する必要があります。

(3) 受講者間の交流が生まれにくい

オンライン研修は、受講者間の交流が生まれにくい特徴を持っています。リアル開催であれば、開催の前後で周囲の参加者との名刺交換や、コミュニケーションが考えられるでしょう。
オンライン研修では、開始時間に合わせて入室することが考えられるため、受講以外の交流が生まれにくくなります。ただし、Web会議システムではグループワーク機能を使うことにより、参加者同士の交流が可能です。

オンライン研修をおすすめしない企業

オンライン研修をおすすめしない企業には、次の特徴があります。

• 時間にとらわれずに参加者の理解度を優先する研修を開催したい企業

• 実技講習を主体とした研修を開催したい企業

• 社員同士の交流目的のある研修を開催したい企業

4. オンライン研修の進め方

それでは、オンライン研修の進め方について解説します。ライブ配信形式のオンライン研修を例に紹介しましょう。

(1) 1Web会議システムの導入

(2) オンライン研修に必要な機材を準備

(3) 研修前の参加者のネットワーク環境事前チェック

(4) スケジュールと内容の告知

(5) 資料の事前配布

(1) Web会議システムの導入

オンライン研修を始めるには、Web会議システムの導入が必要です。手軽に始める場合は、主催者も参加者もクラウド環境で実施できるシステムをおすすめします。ZoomやGoogle Meetなどが有名なツールですが、それぞれプランによって同時接続可能な人数に違いあるため、事前に予想されている参加人数が今のプランの上限よりも少ないかを確認しましょう。

(2) オンライン研修に必要な機材を準備

オンライン研修には、必要な機材があります。主催者側が用意しておくべき機材は次のとおりです。

• PCやタブレット端末

• Webカメラ（内蔵または外付け）

• マイク（必要であればワイヤレス）

• 三脚（カメラやマイクに必要であれば）

(3) 研修前の参加者のネットワーク環境事前チェック

研修を実施する前は、参加者のネットワーク環境を事前チェックしておくことをおすすめします。参加者の中には、研修直前でネットワークエラーにより参加できなくなる場合も考えられるからです。
研修開催の数時間前に、ネットワーク環境の事前チェックを促進するメールを送っておけば、接続エラーの発見にもなります。

(4) スケジュールと内容の告知

事前に伝えるのは、環境チェックだけではありません。開催日が近づいてきたら、研修スケジュールと内容を告知するメールも送る必要があります。予定の多い人ほど、メールで気づかされる場合も考えられるからです。

(5) 資料の事前配布やルール決め

スケジュールや内容の告知とは別に、研修に必要な資料を事前配布しておくことも大事です。研修内容を事前に提供しておけば、決められた時間を有効活用できます。研修内容を予習するための資料を事前送付しておけば、興味関心の高い参加者がチェックすることも期待できるでしょう。

また、質問がある場合にどのように質問を講師に伝えるかなどのルールを決めることも重要です。会議ツールに付随するチャット機能を活用して、チャットに適宜記載してもらったり、会議ツールとは別に掲示板ツールを利用して掲示板に記載してもらう、挙手の機能を利用して挙手してもらい、講師がタイミングをみて質問を促すなど、様々な方法があります。こういったルールを事前に決めて周知しておくことで研修の効果も上がります。

5. まとめ：オンライン研修はメリット・デメリットを理解してから始めよう

この記事では、オンライン研修の進め方やメリット・デメリットについて解説してきました。オンライン研修は、開催場所の準備や移動に掛かる交通費などコストや手間を削減できます。ただし、リアル開催ほど臨場感や参加者交流を求められない部分が今後の課題です。その部分を理解していれば、主催者も参加者も負担をかけないで始められる方法ではないでしょうか。